Rapport annuel au Parlement 2013-2014 - Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport annuel au Parlement 2013-2014 - Loi sur la protection des renseignements personnels (DOCX, 2 700 Ko)

I. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. » Elle régit la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales incluant le CNRC.

Conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le trentième rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loiau cours de l'exercice 2013-2014. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916. Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d'entreprendre, d'aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d'importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d'en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l'information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l'homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l'usage de l'industrie canadienne; d'assurer le fonctionnement et l'administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d'administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l'appui d'un certain nombre d'activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l'industrie.

II. Délégation de pouvoirs

Au cours de la période visée, le président a délégué à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale et au directeur, Gouvernance du Conseil, ses responsabilités en matière d'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Concrètement, la responsabilité de l'application de la Loi a été déléguée au coordonnateur de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP).

L'ordonnance de délégation de pouvoir détaillée dûment signée se trouve à l'annexe A.

III. Structure organisationnelle

De manière générale, il incombe à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale de s'assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière de protection des renseignements personnels sont conformes au régime créé par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme le lui permet l'ordonnance de délégation de pouvoir, la vice-présidente exécutive et secrétaire générale a délégué une partie de son pouvoir au directeur, Gouvernance du Conseil et coordonnateur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Pendant la période visée, le bureau de l'AIPRP faisait partie du Bureau du secrétaire général (BSG).

Le groupe de l'AIPRP du CNRC est composé de 3,5 personnes. Toutefois, en 2013-2014, le groupe de l'AIPRP a traversé une période au cours de laquelle il y a eu une pénurie de personnel. Une adjointe administrative a donc été embauchée à temps partiel afin de fournir un soutien à l'équipe et de gérer les logiciels électroniques.

Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le gestionnaire du groupe Gestion des documents, l'agent de liaison en matière d'AIPRP du PARI-CNRC, l'agent de liaison en matière d'AIPRP de la DRH, de la Direction des communications et des membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation. Le Conseil national de recherches Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles sur les renseignements personnels. Le bureau de l'AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau de l'AIPRP offre également les services suivants à l'organisation :

  • Il sensibilise les membres de l'organisation aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Il traite les demandes et les plaintes en matière de protection des renseignements personnels.
  • Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à la protection des renseignements personnels.
  • Il rédige le rapport annuel au Parlement.
  • Il répond au BSG pour toutes les questions connexes mentionnées dans le Cadre de responsabilisation de gestion.
  • Il coordonne et met en œuvre les mises à jour d'Info Source.
  • Il administre les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée.
  • Il examine les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement.
  • Il élabore des procédures internes, les politiques et les lignes directrices.
  • Il participe aux réunions de la collectivité de l'AIPRP, par exemple les réunions annuelles et les séances de formation organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le bureau de l'AIPRP est chargé de la mise en œuvre des nouvelles directives du SCT.

IV. Interprétation du rapport statistique

L'annexe B donne une version sommaire du rapport statistique sur les demandes relatives à la protection des renseignements personnels reçues et traitées par le Conseil national de recherches du Canada du 1er avril 2013 au 31 mars 2014. La présente section constitue une interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu onze (11) nouvelles demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Deux (2) demandes avaient été reportées de l'exercice précédent pour un total de treize (13) demandes à traiter au cours de la période visée. Au cours de la période de référence, le CNRC a traité un total de douze (12) demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Une (1) demande a été reportée en 2014-2015.

L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les organismes fédéraux à proroger le délai de traitement d'une demande. Le CNRC a invoqué cette disposition pour deux (2) des douze (12) demandes traitées puisque le respect du délai initial de trente (30) jours aurait nuit de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation. En bref, neuf (9) demandes ont été traitées à l'intérieur du délai original prévu de trente jours et deux (2) demandes ont été traitées entre 31 et 60 jours. Une (1) demande a été traitée entre 181 et 365 jours.

La section des exceptions du rapport statistique sert à identifier le nombre de demandes pour lesquelles une exception a été invoquée. Le CNRC a invoqué des exceptions en vertu des articles 26 et 27de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été utilisé dans trois (3) cas et l'article 27 (secret professionnel des avocats) a été utilisé dans un (1) cas.

Le graphique à la page suivante illustre une fluctuation du nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois (3) dernières années. Ces chiffres ne tiennent pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues par le bureau de l'AIPRP. Le CNRC s'attend néanmoins à ce que les demandes relatives à la protection des renseignements personnels et les demandes de renseignements sur les questions liées à la protection des renseignements personnels continuent de représenter dans l'avenir une partie importante de la charge de travail en raison des changements  au sein de l'organisation.

Nombre de demandes reçues et traitées

Description détaillée du nombre de demandes reçues et traitée suit
2011‑2012 2012‑2013 2013‑2014
reçues 8 15 11
complétées 8 14 12
reportées 11 12 1

Les tendances indiquent une diminution du nombre de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, mais la complexité des demandes a augmenté. Comme l'indique le tableau ci-dessous, le nombre de pages qui devaient être examinées par le bureau d'AIPRP a augmenté de façon remarquable. En raison de la façon dont les demandes sont écrites par les demandeurs, le bureau de l'AIPRP doit récupérer les documents de beaucoup plus de personnes (employés) et d'unités opérationnelles. En conséquence, les analystes ont dû examiner une très grande quantité de documents, qui se sont souvent révélés des copies et des chaînes de courriels.

Pages examinées

Description détaillée des pages examinées suit
Pages examinées
2011‑2012 926
2012‑2013 2582
2013‑2014 15715

Dans le cadre de ses rôles et responsabilités, le bureau de l'AIPRP du CNRC a évalué un total de soixante-seize (76) questions parlementaires reçues durant la période d'avril 2013 à mars 2014.

Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels utilise un système de traitement des demandes informatisé qui lui permet de consigner les demandes reçues au CNRC.  Ce système a été développé pour suivre les délais imposés par les lois.  Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent une fois par semaine pour discuter des demandes et des activités dans lesquelles le bureau d'AIPRP est impliqué.  Nous n'avons aucune demande de correction à des renseignements personnels à rapporter pour l'année 2013-2014.

Le rapport statistique annuel pour l'exercice 2013-2014 se trouve à la fin du présent chapitre Note de bas de page 1

V. Formation et éducation liées à la protection des renseignements personnels

Le bureau de l'AIPRP s'est engagé à fournir une formation et un perfectionnement continus aux employés du CNRC.

Au cours de l'exercice, six sessions de formation ont été offertes. La première a été offerte le 29 avril 2013 à 24 personnes sur l'AIPRP et l'information d'entreprise. La seconde a été offerte le 14 mai 2013 sur les processus et les exigences reliés à l'AIPRP. La troisième session a été offerte le 18 juillet 2013 à 24 personnes sur l'AIPRP et sur la gestion de l'information d'entreprise. La quatrième session de formation a été donnée le 13 mars 2014 à 30 participants sur l'essentiel des lois et les meilleures pratiques. La cinquième session du 24 mars 2014 a été donnée à 13 personnes sur l'AIPRP au CNRC. Enfin, la sixième session de formation a été offerte le 27 mars 2014 pour un petit groupe sur l'AIPRP au CNRC. Toutes les séances incluaient des renseignements sur la loi relative à l'accès à l'information traitée dans le rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information.

Les membres du bureau de l'AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en offrant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, les agents ont répondus à de nombreuses demandes et questions de collègues, où avis et conseils ont été prodigués sur divers sujets reliés à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Des outils pour l'AIPRP sont disponibles sur les pages web internes et externes du CNRC.

Le coordonnateur ainsi que les agents en AIPRP au CNRC assistent à plusieurs séances de formation offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

VI. Nouvelles procédures, lignes directrices et directives

Au cours de l'exercice, le CNRC n'a fait aucun changement ou révision sur ses politiques, ses directives ou procédures au sujet de la loi sur la protection des renseignements personnels.

VII. Plaintes en matière de protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice, le CNRC n'a reçu aucune plainte relative à la protection des renseignements personnels.

VIII. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

En juin 2013, le CNRC a complété une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour le nouveau service de guide-expert du gouvernement du Canada développé et mis en œuvre par le Programme d'aide à la recherche industrielle (PARI) du Conseil national de recherches du Canada (CNRC). Le rapport d'ÉFVP a examiné les risques éventuels d'entrave à la vie privée à ce nouveau service qui élargit les perspectives économiques et en innovation des petites et moyennes entreprises (PME) en les aidant à naviguer à travers le labyrinthe complexe de ressources à l'innovation et de programmes de soutien qui leurs sont destinés. Comme les services sont offerts en ligne, par téléphone ou en personne, ils répondent aux besoins individuels des PME clientes. Des mécanismes de rétroactions seront mis en place pour évaluer son efficacité et voir à son amélioration. Le rapport d'ÉFVP a servi à identifier les besoins du service de guide-expert et d'établir un fichier de renseignements personnel et des catégories de renseignements personnels et les recommandations sont mises en œuvre. Il n'y a rien à rapporter pour la période de 2013-2014 au sujet des atteintes à la vie privée

IX. Communication d'information en vertu du paragraphe 8(2)(m)

L'alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n'y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) au cours de l'exercice 2013‑2014.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Les tableaux statistiques ci-joints ne présentent pas toujours les données reflétant le nombre total de demandes. Ils se concentrent souvent sur des sous-ensembles particuliers tels que les cas impliquant des exclusions et des exceptions; les cas mettant en cause les demandes fermées seulement; ceux relatifs aux demandes qui nécessitent des consultations et des prorogations; ceux qui tiennent compte des demandes qui ont été divulguées de façon entière ou partielle. D'autres différences entre les totaux sont attribuables aux sous-ensembles qui ne tiennent pas compte des cas où les demandes ont été fermées puisqu'aucun document relatif à celle-ci n'existait ou lorsqu'une demande a été abandonnée.

Retour à la référence de la note de bas de page 1

Annexe A : Décret de délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches Canada délègues aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu'à la personnne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Poste Loi sur l'accès à l'information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Secrétaire général Autorité absolue Autorité absolue
Directeur, Gouvernance Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels Articles 7(1), 8(1), 9, 11(2) to (6), 12(2)(3), 26, 27(1) and (4), 28(1), (2) and (4), 29(1), 22, 37(4), 43(1), 44(2) Articles 8(2)(j), 8(4), 8(5), 9(1), 9(4), 10, 14, 15, 17(2)(b), 18(2), 31, 35(1), 35(4), 36(3), 37(3), 51(2)(b)

Daté, en la ville d'Ottawa
ce 18 jour de janvier 2012

John R. McDougall, ing.,
Président du Conseil national de recherches du Canada

Annexe B : Rapport statistique on the Privacy Act

Nom de l'institution  : Conseil national de recherches Canada

Période visée par le rapport : 4/1/2013 to 3/31/2014

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la LPRP

Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 11
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 2
Total 13
Fermées pendant la période visée par le rapport 12
Reportées à la prochaine période de rapport 1

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Délai de traitement
Disposition 1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 2 2 0 0 0 0 0 4
Communication partielle 0 1 2 0 0 1 0 4
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 2 0 0 0 0 0 3
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 1
Total 4 5 2 0 0 1 0 12

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 3
27 1
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents divulgués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 4 0 0
Communication partielle 4 0 0
Total 8 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 51 51 4
Communication partielle 15664 7474 4
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 1
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 4 51 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 28 2 636 0 0 0 0 1 6810
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignementsentremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 1 0 1 3
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 1 1 0 1 3

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
1 1 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de joursen retard Nombre de demandesen retard où le délain'a pas été prorogé Nombre de demandesen retard où le délaia été prorogé Total
1 à 15 jours 3 0 3
16 à 30 jours 5 0 5
31 à 60 jours 1 1 2
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 1 1
Plus de 365 jours 0 0 0
Total >9 >2 11

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)(e) Alinéa 8(2)(m) Total
0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

PARTIE 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)Entrave au fonctionnement 15a)(ii)Consultation 15b)Traduction ou conversion
Section 70 Other
All disclosed 0 0 0 0
Disclosed in part 2 0 0 0
All exempted 0 0 0 0
All excluded 0 0 0 0
No records exist 0 0 0 0
Request abandoned 0 0 0 0
Total 2 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i)Entrave au fonctionnement 15a)(ii)Consultation 15b)Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 2 0 0 0
Total 2 0 0 0

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes Total

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

Consultations Autres institutions fédérales Nombre depages à traiter Autres organismes Nombre depages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

6.2 ecommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçuesaprès l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

PARTIE 8 – Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 48 943 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 26 720 $
Marchés pour les EFRVP 21 750 $
Marchés de services professionnels 0 $
Autres 4 970 $
Total 75 663 $
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRPà temps plein Voués à la LPRPà temps partiel Total
Employés à temps plein 0,35 0,00 0,35
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00 0,00 0,00
Employés régionaux 0,00 0,00 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00 0,00 0,00
Étudiants 0,00 0,00 0,00
Total 0,35 0,00 0,35
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