Rapport annuel au Parlement 2012-2013 - Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport annuel au Parlement 2012-2013 (PDF, 1,149 Mo)

I. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. » Elle régit la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales incluant le CNRC.

Conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le vingt-neuvième rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loiau cours de l'exercice 2012-2013. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916. Il a pour mandat de contribuer à l'avènement au Canada d'une économie novatrice axée sur le savoir grâce à la recherche et au développement, à la commercialisation des technologies et au soutien industriel.

Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d'entreprendre, d'aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d'importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d'en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l'information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l'homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l'usage de l'industrie canadienne; d'assurer le fonctionnement et l'administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d'administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l'appui d'un certain nombre d'activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l'industrie.

II. Délégation de pouvoirs

Le président du CNRC a délégué à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale et au directeur, Gouvernance du Conseil, ses responsabilités en matière d'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Concrètement, la responsabilité de l'application de la Loi a été déléguée au coordonnateur de l'AIPRP.

L'ordonnance de délégation de pouvoir détaillée dûment signée se trouve à l'annexe A.

III. Structure organisationnelle

De manière générale, il incombe à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale de s'assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière de protection des renseignements personnels sont conformes au régime créé par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme le lui permet l'ordonnance de délégation de pouvoir, la vice-présidente exécutive et secrétaire générale a délégué une partie de son pouvoir au directeur, Gouvernance du Conseil, et au coordonnateur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le bureau de l'AIPRP fait donc partie du Bureau du secrétaire général (BSG).

Le bureau de l'AIPRP du CNRC est constitué d'un coordonnateur à temps partiel et de deux agents à temps plein. Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le gestionnaire du groupe Gestion des documents, l'agent de liaison en matière d'AIPRP du Programme d'aide à la recherche industrielle, l'agent de liaison en matière d'AIPRP de la Direction des ressources humaines, de la Direction des communications et des membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation. Le Conseil national de recherches Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles sur les renseignements personnels. Ces demandes sont traitées par le coordonnateur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui a le pouvoir d'accéder à tous les documents détenus par le CNRC.

Le bureau de l'AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le bureau de l'AIPRP offre également les services suivants à l'organisation :

  • Il sensibilise les membres de l'organisation aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Il traite les demandes et les plaintes en matière de protection des renseignements personnels.
  • Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à la protection des renseignements personnels.
  • Il rédige le rapport annuel au Parlement.
  • Il répond au BSG pour toutes les questions connexes mentionnées dans le Cadre de responsabilisation de gestion.
  • Il coordonne et met en œuvre les mises à jour d'Info Source.
  • Il administre les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée.
  • Il examine les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement.
  • Il administre le système de gestion électronique de l’AIPRP.
  • Il élabore des procédures internes, les politiques et les lignes directrices.
  • Il participe aux réunions de la collectivité de l'AIPRP, par exemple les réunions annuelles et les séances de formation organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor..

Le bureau de l'AIPRP est chargé de la mise en œuvre des nouvelles directives du SCT et a préparé en consultation avec plusieurs secteurs d'activités du CNRC, un cadre de gestion des renseignements personnels sous la forme d'une Politique de gestion des renseignements personnels.

IV. Interprétation du rapport statistique

L'annexe B donne une version sommaire du rapport statistique sur les demandes relatives à la protection des renseignements personnels reçues et traitées par le Conseil national de recherches du Canada du 1er avril 2012 au 31 mars 2013. La présente section constitue une interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu quinze (15) nouvelles demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Une (1) demande avait été reportée de l'exercice précédent pour un total de seize (16) demandes à traiter au cours de la période visée. Au cours de la période de référence, le CNRC a traité un total de  quatorze(14) demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Deux (2) demandes ont été reportées en 2013-2014.

L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les organismes fédéraux à proroger le délai de traitement d'une demande. Le CNRC a invoqué cette disposition pour quatre (4) des quatorze (14) demandes traitées puisque le respect du délai initial de trente (30) jours aurait nuit de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation. En bref, huit (8) demandes ont été traitées à l'intérieur du délai original prévu de trente jours, quatre (4) en dessous de 60 jours et deux (2) demandes ont été abandonnées.

Une exception a été invoquée en vertu de l'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été utilisé dans huit (8) cas.

Le graphique ci-dessous illustre une fluctuation du nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois (3) dernières années. Ces chiffres ne tiennent pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues par le bureau de l'AIPRP. Le CNRC s'attend néanmoins à ce que les demandes relatives à la protection des renseignements personnels et les demandes de renseignements sur les questions liées à la protection des renseignements personnels continuent de représenter dans l'avenir une partie importante de la charge de travail en raison des changements au sein de l'organisation.

Nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années.

Le rapport statistique annuel pour l’exercice 2012-2013 se trouve à la fin du présent chapitre.

V. Formation et éducation liées à la protection des renseignements personnels

Le bureau de l'AIPRP s'est engagé à fournir une formation et un perfectionnement continus aux employés du CNRC.

Au cours de l'exercice, un cours sur l'AIPRP et la gestion de l'information au CNRC (3 heures) a été organisé le 21 mars 2013 avec 14 participants. Trois (3) séances de formation via téléconférence ont été offertes les 15, 16 et 17 mai 2012 pour environ 13 à 16 participants par séance.

Les membres du bureau de l'AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en offrant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, les agents ont répondus à de nombreuses demandes et questions de collègues, où avis et conseils ont été prodigués sur divers sujets reliés à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Dans le cadre de ses rôles et responsabilités, le bureau de l'AIPRP du CNRC a évalué un total de quatre-vingt-six (86) questions parlementaires reçues durant la période d'avril 2012 à mars 2013. De plus, deux (2) rapports de harcèlement ont été examinés du point de vue de la protection des renseignements personnels.

Toutes les séances incluaient des renseignements sur la loi relative à l'accès à l'information traitée dans le rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information.

VI. Nouvelles procédures, lignes directrices et directives

Au cours de l'exercice, le CNRC n'a fait aucun changement ou révision sur ses politiques, ses directives ou procédures au sujet de la loi sur la protection des renseignements personnels.

VII. Plaintes en matière de protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice, le CNRC n'a reçu aucune plainte relative à la protection des renseignements personnels.

VIII. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le CNRC n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période du rapport.

IX. Communication d'information en vertu du paragraphe 8(2)(m)

Aucune information n'a été communiquée en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de référence.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le President du Conseil national de recherches du Canada délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu' à la personne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Poste Loi sur l'accès à l'information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Secrétaire général Autorité absolue Autorité absolue
Directeur, Gouvernance Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels articles 7(a), 8(1), 9, 11(2) à (6), 12(2)(3), 26, 27(1) et (4), 28(1), (2) and (4), 29(1), 33, 37(4), 43(1), 44(2) articles 8(2)(j), 8(4), 8(5), 9(1), 9(4), 10, 14, 15, 17(2)(b), 18(2), 31, 35(1), 35(4), 36(3), 37(3), 51(2)(b)
John R. McDougall, ing.,
Président du Conseil national de recherches du Canada
Daté, en la ville d'Ottawa
ce 18 jour de janvier 2012

Annexe B : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Conseil national de recherches du Canada

Période visée par le rapport : 01/04/2012 to 31/03/2013

Partie 1 - Demandes en vertu de la LPRP

Demandes en vertu de la LPRP
Type de demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 15
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1
Total 16
Fermées pendant la période visée par le rapport 14
Reportées à la prochaine période 2

Partie 2 - Demande fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 1 1 0 0 0 0 3
Communication partielle 0 5 3 0 0 0 0 8
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucune document n'existe 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 0 0 2 0 0 0 0 2
Total 2 6 6 0 0 0 0 14
2.2 Exceptions
Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 0
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 3 0 0
Communication partielle 8 0 0
Total 11 0 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 159 159 3
Communication partielle 2423 2423 8
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 2
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 2 12 1 147 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 5 177 2 366 0 0 1 1880 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 9 189 3 513 0 0 1 1880 0 0
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 1 1
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 1 1
2.6 Retards
2.6.1 Retards des retards dans le traitement des demandes
Retards
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
1 0 0 0 1
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 1 0 1
16 à 30 jours 1 0 1
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 2 0 2
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction
Demande de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)(e) Alinéa 8(2)(m) Total
0 0 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Type de demande Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15(a)(i) Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 1 0 0 0
Communication partielle 3 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 4 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)(i) Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 4 0 0 0
Total 4 0 0 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 5 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 8 - Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts
Coûts
Dépenses Montant
Salaires $52,650
Heures supplémentaires $0
Biens et services $33,413
   Marchés pour les EFRVP $0
   Marché de services professionnels $20,528
   Autres $12,885
Total $86,063
8.2 Ressources humaines
Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 1.00 0.00 1.00
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.00 0.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 1.00 0.00 1.00
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