ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2011-2012 - Loi sur la protection des renseignements personnels

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ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2011-2012 - Loi sur la protection des renseignements personnels (1,09 Mo)

I. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. » Elle régit la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales incluant le CNRC.

Conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le vingt-huitième rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l'exercice 2011-2012. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916 en vertu de la Loi sur le CNRC. Il a pour mandat de contribuer à l'avènement au Canada d'une économie novatrice axée sur le savoir grâce à la recherche et au développement, à la commercialisation des technologies et au soutien industriel.

Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d'entreprendre, d'aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d'importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d'en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l'information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l'homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l'usage de l'industrie canadienne; d'assurer le fonctionnement et l'administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d'administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l'appui d'un certain nombre d'activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l'industrie.

II. Délégation de pouvoirs

Le président du CNRC a délégué à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale et au directeur, Gouvernance du Conseil, ses responsabilités en matière d'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Concrètement, la responsabilité de l'application de la Loi a été déléguée au coordonnateur de l'AIPRP.

L'ordonnance de délégation de pouvoir détaillée dûment signée se trouve à l'annexe A.

III. Structure organisationnelle

De manière générale, il incombe à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale de s'assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière de protection des renseignements personnels sont conformes au régime créé par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme le lui permet l'ordonnance de délégation de pouvoir, la vice-présidente exécutive et secrétaire générale a délégué une partie de son pouvoir au directeur, Gouvernance du Conseil, et au coordonnateur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le bureau de l'AIPRP fait donc partie du Bureau du secrétaire général (BSG).

Le bureau de l'AIPRP du CNRC est constitué d'un coordonnateur et d'un agent à temps plein. Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le gestionnaire du groupe Gestion des documents, l'agent de liaison en matière d'AIPRP du Programme d'aide à la recherche industrielle, l'agent de liaison en matière d'AIPRP de la Direction des ressources humaines, de la Direction des communications et des membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation. Le Conseil national de recherches du Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles sur les renseignements personnels. Ces demandes sont traitées par le coordonnateur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui a le pouvoir d'accéder à tous les documents détenus par le CNRC.

Il assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le bureau de l'AIPRP offre également les services suivants à l'organisation :

  • Il sensibilise les membres de l'organisation aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Il traite les demandes et les plaintes en matière de protection des renseignements personnels.
  • Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à la protection des renseignements personnels.
  • Il rédige le rapport annuel au Parlement.
  • Il répond au BSG pour toutes les questions connexes mentionnées dans le Cadre de responsabilisation de gestion.
  • Il coordonne et met en œuvre les mises à jour d'Info Source.
  • Il administre les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée.
  • Il examine les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement.
  • Il élabore des procédures internes, les politiques et les lignes directrices.
  • Il participe aux réunions de la collectivité de l'AIPRP, par exemple les réunions annuelles et les séances de formation organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor..

Le bureau de l'AIPRP est chargé de la mise en œuvre des nouvelles directives du SCT et a préparé en consultation avec plusieurs secteurs d'activités du CNRC, un cadre de gestion des renseignements personnels sous la forme d'une Politique de gestion des renseignements personnels.

IV. Interprétation du rapport statistique

L'annexe B donne une version sommaire du rapport statistique sur les demandes relatives à la protection des renseignements personnels reçues et traitées par le Conseil national de recherches du Canada du 1er avril 2011 au 31 mars 2012. La présente section constitue une interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu huit (8) nouvelles demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Une (1) demande avait été reportée de l'exercice précédent pour un total de neuf (9) demandes à traiter au cours de la période visée. Au cours de la période de référence, le CNRC a traité un total de huit (8) demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Une demande a été reportée en 2012-2013.

L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les organismes fédéraux à proroger le délai de traitement d'une demande. Le CNRC n'a demandé aucune prorogation de délai. Toutes les demandes ont été traitées à l'intérieur du délai original prévu de trente jours.

Des exceptions ont été invoquées en vertu des articles 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été utilisé dans un (1) cas tandis que l'article 27 (secret professionnel des avocats) a été utilisé dans un (1) cas.

Le graphique ci-dessous illustre une fluctuation du nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois (3) dernières années. Ces chiffres ne tiennent pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues par le bureau de l'AIPRP. Le CNRC s'attend néanmoins à ce que les demandes relatives à la protection des renseignements personnels et les demandes de renseignements sur les questions liées à la protection des renseignements personnels continuent de représenter dans l'avenir une partie importante de la charge de travail en raison des changements organisationnels en cours.

Nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années.

Version accessible du graphique indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues au bureau de l'AIPRP.

Le rapport statistique annuel 2011-2012 est joint à la fin du présent chapitre à l'annexe B.
2009 – 2010 2010 – 2011 2011 – 2012
reçues 8 12 8
traitées 9 11 8
reportées 0 1 1

V. Formation et éducation liées à la protection des renseignements personnels

Le bureau de l'AIPRP s'est engagé à fournir une formation et un perfectionnement continus aux employés du CNRC.

Au cours de l'exercice, le bureau de l'AIPRP a mis en œuvre, en collaboration avec les Services de gestion des documents, une campagne de sensibilisation à la gestion de l'information. Dans le cadre de cette campagne, un cours sur l'AIPRP et la gestion de l'information au CNRC (3 heures) a été organisé et inscrit au catalogue des cours du centre d'apprentissage de la Direction des ressources humaines. Les cinq cours suivants, prévus au catalogue, ont été offerts dans le cadre de cette initiative conjointe :

  • 28 avril 2011 : 12 participants
  • 23 juin 2011 : 20 participants
  • 30 août 2011 : 19 participants
  • 22 septembre 2011 : 18 participants
  • 15 décembre 2011 : 14 participants

Les séances de formation suivantes ont été offertes, en plus des cours prévus au programme officiel :

  • 16 mai 2011 : Agents de gestion du matériel : 20 participants
  • 19 mai 2011 : Direction des communications : 23 participants
  • 7 juin 2011 : Services stratégiques de la DSGI : 13 participants

Des séances d'information informelles et des séances d'orientation des nouveaux employés ont été offertes à un nouvel agent des communications et à un nouveau vice-président. Un directeur a demandé une séance de formation d'appoint sur l'AIPRP.

Dans le cadre de ses rôles et responsabilités, le bureau de l'AIPRP du CNRC a évalué un total de 76 questions parlementaires reçues durant la période d'avril 2011 à mars 2012. De plus, sept (7) rapports de harcèlement, à la fois préliminaires et finals, ont été examinés du point de vue de la protection des renseignements personnels.

Toutes les séances incluaient des renseignements sur la loi relative à l'accès à l'information traitée dans le rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information.

VI. Nouvelles procédures, lignes directrices et directives

Dans le cadre de la réponse du CNRC aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) et à leur administration, le Comité de la haute direction (CHD) du CNRC a été informé de l'élaboration de trois documents connexes : 1. Protocole relatif à la protection des renseignements personnels utilisés à des fins non administratives, 2. Guide d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et 3. Gabarit du guide d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. En outre, le CHD a approuvé la nouvelle Politique de gestion des renseignements personnels du CNRC. Ces documents, ainsi que des lignes directrices sur les meilleures pratiques en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels ont été postés sur le site Web interne du CNRC. Ces outils ont été complétés par des séances de formation et ont permis de sensibiliser le personnel à l'importance de ces questions au sein de l'organisme.

VII. Plaintes en matière de protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice, le CNRC a été l'objet d'une plainte relative à la protection des renseignements personnels au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Le demandeur s'était plaint que le CNRC lui avait refusé l'accès à ses renseignements personnels. L'enquête se poursuit au CPVP.

VIII. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le CNRC n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période du rapport.

IX. Communication d'information en vertu du paragraphe 8(2)(m)

Aucune information n'a été communiquée en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de référence.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le President du Conseil national de recherches du Canada délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu' à la personne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Poste Loi sur l'accès à l'information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Secrétaire général Autorité absolue Autorité absolue
Directeur, Gouvernance Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels articles 7(a), 8(1), 9, 11(2) à (6), 12(2)(3), 26, 27(1) et (4), 28(1), (2) and (4), 29(1), 33, 37(4), 43(1), 44(2) articles 8(2)(j), 8(4), 8(5), 9(1), 9(4), 10, 14, 15, 17(2)(b), 18(2), 31, 35(1), 35(4), 36(3), 37(3), 51(2)(b)
John R. McDougall, ing.,
Président du Conseil national de recherches du Canada
Daté, en la ville d'Ottawa
ce 18 jour de janvier 2012

Annexe B : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Conseil national de recherches du Canada

Période visée par le rapport : 01/04/2011 to 31/03/2012

Part 1 - Demandes en vertu de la LPRP

Demandes en vertu de la LPRP
Type de demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 8
Ensuspens à la fin de la période de rapport précédente 1
Total 9
Fermées pendant la période visée par le rapport 8
Reportées à la prochaine période 1

Part 2 - Demande fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus 365 jours Total
Communication totale 0 1 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 2 0 0 0 0 0 2
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucune document n'existe 4 0 0 0 0 0 0 4
Demande abandonnée 0 1 0 0 0 0 0 1
Total 4 4 0 0 0 0 0 8
2.2 Exceptions
Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 0
27 1
28 0
2.3 Exclusions
Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 2 0 0
Total 2 0 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 22 22 1
Communication partielle 894 855 2
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 1
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 500 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 1 22 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 154 1 701 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 22 1 154 1 701 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0
2.6 Retards
2.6.1 Retards des retards dans le traitement des demandes
Retards
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction
Demande de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Part 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)(e) Alinéa 8(2)(m) Total
0 0 0

Part 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Type de demande Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

Part 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15(a)(i) Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)(i) Entrave au fonctionnement 15(a)(ii) Consultation 15(b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Part 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Part 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 5 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Part 8 - Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts
Coûts
Dépenses Montant
Salaires $81,496
Heures supplémentaires $0
Biens et services $17,291
   Marchés pour les EFRVP $0
   Marché de services professionnels $3,037
   Autres $14,254
Total $98,787
8.2 Ressources humaines
Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 1.00 0.00 1.00
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.00 0.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 1.00 0.00 1.00
Date de modification :