ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2008-2009 - Loi sur l'accès à l'information

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ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2008-2009 - Loi sur l'accès à l'information (PDF, 4,70 Mo)

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information vise à rendre plus accessible l'information contenue dans les dossiers contrôlés par des institutions fédérales. Ce droit d'accès est assujetti à certaines exceptions limitées et précises. La Loi a pour objet de compléter plutôt que de remplacer les procédures existantes d'accès à l'information détenue par le gouvernement.

Conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, le vingt cinquième rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information par le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l'exercice 2008-2009.

Conseil national de recherches du Canada - Mandat

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916 en vertu de la Loi sur le CNRC. Il a pour mandat de contribuer à l'avènement au Canada d'une économie novatrice axée sur le savoir grâce à la recherche et au développement, à la commercialisation des technologies et au soutien industriel.

Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d'entreprendre, d'aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d'importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d'en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l'information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l'homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l'usage de l'industrie canadienne; d'assurer le fonctionnement et l'administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d'administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l'appui d'un certain nombre d'activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l'industrie.

Délégation de pouvoirs

Le président a délégué au secrétaire général ses responsabilités en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Le groupe de l'AIPRP fait donc partie du Bureau du secrétaire général (BSG). Concrètement, la responsabilité de l'application de la Loi a été déléguée à la coordonnatrice de l'AIPRP.

On trouvera à l'annexe A l'ordonnance de délégation de pouvoir détaillée dûment signée.

Structure organisationnelle

De manière générale, il incombe au secrétaire général de s'assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière d'accès à l'information sont conformes au régime créé par la Loi sur l'accès à l'information. Le Conseil national de recherches du Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles d'accès à l'information. Ces demandes sont traitées par la coordonnatrice de l'AIPRP qui possède le pouvoir d'accéder à tous les dossiers détenus par le CNRC. Le groupe de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec le gestionnaire, Services de gestion des dossiers, et avec la haute direction dans tous les secteurs de l'organisation.

Il incombe au groupe de l'AIPRP de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, lignes directrices et procédures mises en place pour s'assurer que l'organisation se conforme à la Loi sur l'accès à l'information. Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l'organisation :

  • Il organise des activités de sensibilisation à la Loi sur l'accès à l'information au sein de l'organisation.
  • Il traite et gère les demandes et les plaintes en matière d'accès à l'information.
  • Il administre le système de gestion électronique.
  • Il répond aux questions en matière d'accès à l'information mentionnées dans le Cadre de responsabilisation de gestion.
  • Il traite les demandes de consultation reçues d'autres organismes fédéraux.
  • Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à l'accès à l'information.
  • Il rédige le rapport annuel au Parlement.
  • Il coordonne les mises à jour des publications d'Info Source.
  • Il examine tous les documents de l'organisation, et notamment les rapports de vérification et d'évaluation, avant leur diffusion sur le site Web de l'organisation.
  • Il élabore des procédures internes.
  • Il participe aux activités de la collectivité de l'AIPRP, et notamment aux réunions de la collectivité de l'AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu'aux travaux des différents groupes de travail créés au sein de cette collectivité.
  • Il assure l'entretien de la salle de lecture de l'AIPRP.

Conformément à l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information, l'Institut canadien de l'information scientifique et technique du CNRC (ICIST-CNRC) et ses différents centres d'information sont les lieux désignés où le public peut consulter les manuels utilisés par les employés pour administrer les programmes ou les activités qui touchent le public. La bibliothèque principale de l'ICIST-CNRC est située à l'édifice M-55 du complexe du chemin Montréal à Ottawa (Ontario) et les centres d'information du CNRC sont répartis un peu partout au pays.

Le groupe de l'AIPRP est actuellement constitué d'une coordonnatrice à temps plein et d'une agente à temps plein. En 2008-2009, le groupe de l'AIPRP s'est trouvé provisoirement en pénurie de personnel. Pour combler cette lacune temporaire, le CNRC a embauché un consultant afin qu'il contribue de manière occasionnelle au traitement du nombre de demandes volumineuses.

Interprétation du rapport statistique

L'annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information reçues et traitées par le Conseil national de recherches du Canada du 1er avril 2008 au 31 mars 2009. Dans la présente section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu 23 nouvelles demandes d'accès à l'information. L'origine des demandes se répartissait comme suit : une (1) provenait des médias, quatre (4) provenaient d'entreprises, y compris des cabinets d'avocats, et dix-huit (18) provenaient du public en général ou de l'administration publique. Une de ces demandes avait été reportée de l'exercice précédent. Le CNRC a traité 17 demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de sept demandes a par ailleurs été reporté au prochain exercice. Les demandes relevaient de différents secteurs de l'organisation :

  • Programme de recherche - 4
  • Subventions et contributions, y compris le Programme d'aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) - 8
  • Administration - 5
  • Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes - 4
  • Vérification et évaluation - 1
  • Centre canadien de matériaux de construction - 1

Malgré une baisse appréciable du nombre de demandes par rapport à l'exercice précédent, plusieurs de ces demandes étaient volumineuses et complexes. Les demandes sur les questions administratives et sur les listes de commandes sont celles dont le nombre a le plus diminué. Le nombre de demandes touchant le programme de recherche et le PARI a été légèrement inférieur à celui de l'an dernier, mais ces demandes étaient pointues et complexes, comme les programmes qu'elles visaient.

L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais réglementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que le traitement de la demande à l'intérieur des délais originaux prévus nuirait de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation.

Le CNRC a demandé une prorogation à l'égard de cinq demandes parce que des consultations avec des tierces parties et avec un autre ministère fédéral étaient nécessaires pour y répondre. En bref, sur dix-sept (17) demandes traitées, treize (13) l'ont été dans les 30 jours, trois (3) l'ont été dans un délai de 31 à 60 jours, une (1) l'a été dans un délai de 61 à 120 jours. Les employés du CNRC à tous les paliers ont travaillé avec diligence pour respecter dans la mesure du possible les délais réglementaires.

D'autres organismes fédéraux demandent parfois au CNRC son point de vue sur la communication de renseignements touchant ses activités. Au cours de la période de référence, 35 demandes de consultation de ce genre ont été reçues d'autres ministères fédéraux. Le CNRC collabore étroitement avec le bureau de première responsabilité afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.

La section du rapport statistique sur les exemptions répertorie le nombre de demandes où des exemptions particulières ont été invoquées. Le CNRC a notamment invoqué le paragraphe 19(1), les alinéas 20(1)a) b) c) et d), et les alinéas 21(1)a) et b) ainsi que l'article 23 de la Loi, pour justifier des délais de traitement. Aucune tendance marquante ne se dégage en ce qui concerne les exemptions obtenues, si ce n'est que les demandes touchant le PARI et le programme de recherche font souvent l'objet de demandes d'exemptions, car ces programmes supposent l'établissement de relations contractuelles avec des tierces parties.

L'article 19 (Renseignements personnels) a été invoqué cinq fois parce que l'information demandée était jugée de nature personnelle et que le consentement de la personne en cause n'avait pas été obtenu. L'article 20 (Renseignements de tiers) a été invoqué neuf fois. Les exemptions appliquées en vertu de l'article 20 avaient trait à des renseignements commerciaux confidentiels appartenant à un tiers. Les tiers en question ont été consultés conformément à l'article 27 de la Loi et ont donné des motifs valables justifiant que l'on protège les renseignements les concernant.

Au cours de l'année écoulée, l'article 21 (Avis, etc.) a été invoqué quatre fois. Les renseignements demandés portaient sur des activités de gestion interne du CNRC. Il s'agissait entre autres d'avis internes, de recommandations et de délibérations entre hauts dirigeants du CNRC. La communication de ces renseignements aurait compromis l'intégrité du processus décisionnel du CNRC et nui à la spontanéité des discussions, des évaluations internes, des plans d'activités et des stratégies. L'article 23 (Secret professionnel des avocats) a été invoqué une seule fois. La communication des renseignements demandés aurait obligé le CNRC à révéler des renseignements confidentiels fournis par ses conseillers juridiques.

Les statistiques, comme l'indique le graphique ci-dessous, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues au bureau de l'AIPRP. Au cours de l'exercice à venir, le CNRC prévoit une augmentation des demandes touchant les récentes annonces budgétaires concernant le financement du PARI et les résultats de l'examen stratégique. De plus, on s'attend à ce que la complexité des demandes se maintienne.

Le rapport statistique annuel 2008-2009 est joint à la fin du présent chapitre à l'annexe B.

Le rapport statistique annuel 2008-2009 est joint à la fin du présent chapitre à l'annexe B.

Formation et éducation en matière d'accès à l'information

Le groupe de l'AIPRP croit au perfectionnement et à la formation permanente. Cette année, l'agente de l'AIPRP a participé à la séance de formation sur les exigences de présentation de rapports au Parlement organisée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). La coordonnatrice et l'agente de l'AIPRP ont toutes les deux participé aux réunions de la collectivité de l'AIPRP du SCT.

Au cours de l'exercice, le groupe de l'AIPRP a continué d'informer et de conseiller les directeurs, gestionnaires et employés du CNRC. La coordonnatrice de l'AIPRP a plus particulièrement organisé une séance de sensibilisation aux questions entourant l'accès à l'information à un groupe de 17 conseillers en recrutement de la Direction des ressources humaines. Une autre séance de formation sur les lois relatives à l'accès à l'information a été donnée dans le contexte d'une séance d'initiation de deux jours destinée aux nouveaux gestionnaires du CNRC. Onze personnes y ont participé. Deux de ces séances portaient aussi sur les lois en matière de protection des renseignements personnels et il en est donc aussi question dans le rapport annuel relatif à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Groupe de l'AIPRP travaille en collaboration avec le personnel du Conseil du Trésor à la saisie des données nécessaires pour répondre aux exigences cernées dans le Cadre de responsabilisation de gestion et plus particulièrement aux exigences relatives à la restructuration du chapitre sur Info Source, y compris les banques de données personnelles. Le lecteur trouvera d'autres renseignements sur cette question dans les commentaires finaux à la page 7.

Changements organisationnels

En 2008-2009, le CNRC a mis en place une nouvelle structure organisationnelle et a créé trois (3) nouveaux postes de hauts dirigeants : celui de vice-président, Ressources humaines, de vice-président, Services intégrés de gestion et chef de la direction financière, et de secrétaire général, qui existait déjà, mais dont les responsabilités ont été élargies. Sous la responsabilité du nouveau vice-président, Services intégrés de gestion et chef de la direction financière, les employés s'occupent surtout de la gestion de l'actif. Ce groupe comprend notamment la Direction des finances, la Direction des services de gestion de l'information et la Direction des services administratifs et de gestion de l'immobilier. La Direction des communications et des relations du CNRC et la Direction de la stratégie et du développement relèvent désormais du secrétaire général.

Plaintes

Quatre nouvelles plaintes ont été déposées contre le CNRC en 2008-2009. Elles étaient liées à deux demandes d'accès liées aux programmes du PARI (A 2008 0002/A-2008-0008). Dans les deux cas, les demandeurs se plaignaient de retards du CNRC à répondre à leur demande. Ces deux plaintes liées aux retards ont été examinées par le Bureau du Commissaire à l'information du Canada. L'une d'entre elles a été accueillie favorablement tandis que l'autre a été jugée sans fondement. Les deux autres plaintes avaient trait aux exemptions invoquées pour expliquer le refus du CNRC de communiquer certaines parties de dossier. Elles sont actuellement prises en délibéré par le Bureau du Commissaire à l'information du Canada.

Deux plaintes remontant à 2007-2008 demeurent non réglées. Elles touchent l'application des exemptions et portent les numéros A-2007-0003 et A 2007 0021. La deuxième porte sur un exercice de compression des effectifs. Le plaignant allègue qu'on lui a refusé l'accès à des dossiers qui étaient exemptés, que d'autres dossiers devraient exister et que certains dossiers demandés n'ont pas été reçus dans la langue officielle de son choix. L'autre plainte porte sur un contrat de licence conclu avec l'Institut des sciences biologiques. Le demandeur se plaint des exemptions qui ont été appliquées pour refuser de communiquer de l'information. Ces deux plaintes sont actuellement examinées par le Bureau du Commissaire à l'information.

La plainte non réglée remontant à l'exercice 2006-2007 a trait à la communication des produits à livrer dans le cadre d'un contrat (A-2006-0019). Le CNRC affirme avoir déjà répondu à cette plainte puisque des dossiers additionnels ont été remis au plaignant peu après qu'il ait déposé sa plainte. Même si le Bureau du Commissaire à l'information n'a pas encore classé définitivement l'affaire, le CNRC ne traitera plus de celle-ci dans ses futurs rapports annuels.

La plainte en suspens remontant à 2005-2006 et concernant l'existence d'accords de recherche concertée est encore à l'examen par le Bureau du Commissaire à l'information (A-2005-0019).

Observations sur le CRG et sur info source

Cette section porte sur les difficultés auxquelles est confronté l'AIPRP en rapport avec le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) et Info Source. Des solutions à ces questions ont également été incluses dans la présente section. Pour un bureau de l'AIPRP constitué uniquement d'un ou deux employés, la tâche de coordonner et de respecter toutes les exigences imposées par la Loi peut représenter un défi considérable. Afin de mieux soutenir son groupe de l'AIPRP, le CNRC consulte et organise des rencontres régulières avec le personnel d'autres petits bureaux d'AIPRP au cours desquelles les intéressés s'efforcent de trouver conjointement des solutions à la complexité croissante des affaires qui leur sont soumises et aux problèmes posés par les exigences de communication de l'information.

Le Cadre de responsabilisation de gestion donne une évaluation claire des points liés à l'AIPRP qui exigent des améliorations. Toutefois, au cours des cinq prochaines années, Info Source poursuivra son évolution vers un modèle davantage intégré et il semble donc déraisonnable pour le SCT de continuer d'évaluer les présentations faites à Info Source dans le cadre du processus d'examen du CRG. Il nous paraîtrait en effet plus avantageux de repousser l'évaluation d'Info Source jusqu'à ce qu'un modèle clair et concis soit fourni à toutes les parties intéressées au sein de l'administration fédérale. Malgré la démarche adoptée par le SCT, le CNRC est déterminé à mobiliser ses employés afin qu'ils procèdent à la saisie de l'information nécessaire pour satisfaire aux exigences cernées dans le CRG.

Le CNRC a conçu une démarche en quatre étapes pour restructurer, conformément aux directives récentes du SCT, la totalité de son chapitre sur Info Source. La première phase consiste à revoir la structure organisationnelle fondée sur l'Architecture d'activités de programme (AAP). La deuxième phase suppose une intégration des catégories de dossiers et des banques de données personnelles en fonction des sous-activités répertoriées dans l'AAP. La troisième phase suppose la mise au point d'un processus conjoint d'élaboration des classes, des descriptions et des catégories de dossiers. Cette phase comprendra aussi l'analyse des lacunes de l'information et le comblement de celles-ci de manière à renforcer la démarche fondée sur les sous-activités et afin de garantir que les exigences du SCT sont respectées. La quatrième phase suppose un examen attentif des banques de données personnelles afin d'être en position de donner l'assurance que les renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par le CNRC sont répertoriés dans les banques de données. Les services d'un employé occasionnel ont été retenus pour quelques mois afin de mener à terme la première phase. Le CNRC prévoit avoir terminé les quatre phases d'ici les deux à trois prochains exercices financiers.

Nous prévoyons que ce nouveau modèle intégré pour Info Source en fera un outil plus efficace et plus complet pour l'ensemble des Canadiens. De plus, il pourrait aider le CNRC à perfectionner ses banques d'information et contribuer au développement de méthodes intégrées de gestion de l'information.

Annexe A : Decret de delegation

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels (PDF, 229 Ko)

Annexe B : Rapport statistique

Rapport concernant la loi sur l'accès à l'information (PDF, 170 Ko)

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