Un entrepreneur paysagiste monte en grade grâce à un logiciel et à des systèmes de communication améliorés

Barry Property Services

Le 17 juillet 2013— St. John's (Terre-Neuve-et-Labrador)

Immédiatement après les travaux, les techniciens de Barry Property Services peuvent dorénavant rédiger, à bord de leurs camions, des données directement transmises au siège social.

En affaires depuis 16 ans, Barry Property Services de Terre-Neuve est un cas exemplaire. Présente dans toute la province avec ses 35 employés, cette entreprise rentable d’aménagement et d’entretien paysagers basée à St. John’s dominait déjà son créneau, mais son propriétaire, Don Barry, pouvait sentir le vent tourner. L’entreprise exploitait minimalement les technologies numériques tandis que les nouveaux venus dans le domaine, armés des dernières technologies, commençaient à grignoter sa part de marché.

Réalisant qu’il était mûr pour un changement, Don Barry s’est adressé au Programme d’aide à la recherche industrielle (PARI) du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) pour vérifier son admissibilité au Programme pilote d’adoption des technologies numériques (PPATN).

« Le défi était : comment l’entreprise peut-elle devenir plus rentable malgré les possibilités limitées d’accroître sa part de marché? », explique Cathy Favre, la conseillère en technologie industrielle (CTI) qui a évalué l’admissibilité de l’entreprise et supervisé le projet. « La solution a été : devenir plus productif. »

Escalader la courbe d’apprentissage

Tirer profit des technologies numériques était la façon d’y arriver. Mais Don allait avoir besoin d’aide pour cerner ses secteurs d’activité prioritaires et ses problèmes de productivité, de même que pour surmonter les difficultés connexes : manque d’expertise interne sur les nouvelles technologies; investissement majeur en temps et en argent nécessaire à l’implantation des nouvelles technologies et personnel administratif habitué à travailler avec du papier (avec certains employés en poste depuis l’ouverture de l’entreprise). La courbe d’apprentissage allait être abrupte.

Avec l’aide du PPATN, Barry Property Services a installé Real Green Systems, un progiciel clé en main conçu comme un système de gestion intégrale, spécialement pour une entreprise d’entretien de pelouse. Une version antérieure du logiciel était déjà utilisée, mais le personnel « en faisait un usage au mieux superficiel », note Cathy Favre. Don savait qu’il pouvait en tirer beaucoup plus pour augmenter sa productivité.

Deuxièmement, l’entreprise a équipé ses techniciens sur le terrain de technologie mobile, en installant dans ses camions des ordinateurs en communication directe avec le siège social. La paperasserie et les appels téléphoniques s’en sont trouvés réduits de beaucoup et la productivité améliorée de façon spectaculaire.

« Il y avait beaucoup de pertes de productivité auparavant lorsque les papiers se perdaient et que les techniciens sur le terrain étaient impossibles à rejoindre pour répondre aux questions après leur journée de travail », souligne Cathy. Maintenant, toute l’information sur les travaux effectués suite à des appels de service est immédiatement numérisée et consignée, ce qui permet au personnel de bureau d’y accéder en tout temps.

De plus, les systèmes téléphoniques de l’entreprise sont maintenant intégrés aux fonctions de marketing de son logiciel de service à la clientèle.

Abandonner le papier

Dans l’ensemble, ces changements ont réduit considérablement les transactions sur papier, ont amélioré les délais de réponse aux clients, ont augmenté les capacités de recherche de nouveaux clients, ont réduit les risques d’erreur et de perte de documents, et ont éliminé le besoin de tenir à la fois des dossiers papier et électroniques.

Selon Cathy, le succès du projet a largement reposé sur une bonne stratégie de gestion du changement, comportant de la formation et une intégration ainsi qu’une conversion en douceur aux nouvelles technologies – des aspects où elle avait de l’expertise à offrir.

« Le PPATN nous a permis d’exploiter nos capacités existantes qui étaient sous-utilisées et nous a aidés à progresser au niveau de l’adoption de technologies en assumant la majeure partie des coûts de formation. » – Don Barry, propriétaire, Barry Property Services.

Ce que Don a le plus aimé du projet du PPATN est que son entreprise a été suivie durant un cycle de production annuel complet. Comme elle évolue dans une industrie saisonnière, l’entreprise doit faire face à des difficultés et exigences qui diffèrent selon la période de l’année, et Don a grandement apprécié le fait de recevoir des conseils et du soutien durant les hauts et les bas de chaque période.

Maintenant conscient du potentiel des technologies numériques, Don a commencé à étudier un projet novateur du PARI du CNRC qui convertirait tous les systèmes de l’entreprise aux technologies mobiles, sans fil et autres.

Grâce au PPATN, Barry Property Services :

  • est en voie de réaliser le chiffre d’affaires le plus élevé de son histoire;
  • a réduit de 80 % son personnel affecté à la prospection de clients;
  • a triplé le nombre de contacts établis par Internet et par courriel;
  • a réduit sa charge administrative de 25 % et a augmenté d’autant son personnel de production.

Don déclare que les nouvelles technologies implantées par le biais du PPATN l’ont conscientisé à l’énormité du potentiel commercial qui reste à exploiter par son entreprise. « Le nouveau système fonctionne de manière phénoménale. »

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