Un système de PRE stimule la croissance d'un producteur de phytotrons

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BioChambers

Introduction

Depuis plus de 40 ans, la société BioChambers de Winnipeg (Manitoba) fabrique des phytotrons et des chambres expérimentales adaptées à la recherche sur la croissance des plantes. Cet équipement est utilisé par des biologistes et des botanistes qui s'en servent pour leurs recherches en génétique, en horticulture et en agriculture.

« La recherche effectuée au moyen de notre équipement a une incidence sur la production alimentaire mondiale », indique Bruce Kettner, ingénieur principal chez BioChambers. Certaines des recherches effectuées sont aussi importantes pour la commercialisation des produits, en permettant notamment d'établir avec précision les conditions qui favorisent la floraison des plantes. « Ainsi, si les poinsettias ne fleurissent pas à temps pour Noël, ils n'ont aucune valeur marchande. » En ce moment, BioChambers vend ses produits en Amérique du Nord, en Australie, en Chine et en Europe, et elle s'intéresse aux marchés en développement.

La technologie numérique permet aux chercheurs d'aménager un environnement sur mesure à l'intérieur des chambres.

La recherche en phytologie exige de l'équipement complexe de la plus grande qualité et fiabilité qui soit. Les expériences s'étalent souvent sur plusieurs mois, voire plusieurs années, et l'environnement à l'intérieur des phytotrons doit être très adaptable, et pouvoir être soumis à des contrôles très serrés et à une surveillance constante. Grâce à la technologie numérique intégrée à une partie de son exploitation, BioChambers est devenue un chef de file sur le plan de l'innovation et de la personnalisation des produits. « Les chercheurs désirent souvent contrôler eux-mêmes la température, l'humidité et d'autres paramètres et nous avons donc intégré à nos produits cette capacité de personnaliser les paramètres selon les besoins », d'ajouter Bruce Kettner. La plupart des phytotrons sont entièrement personnalisés ou présentent certaines caractéristiques qui le sont afin de pouvoir servir à des expériences sur des végétaux de toutes tailles des simples graines aux arbres entiers, de pouvoir simuler différents climats et d'offrir un large éventail d'options aux chercheurs.

Le service à la clientèle et le service après-vente constituent des éléments très importants de l'offre de services de BioChambers. Il est en effet crucial au succès de chaque projet de recherche que l'équipement fonctionne sans encombre pendant de longues périodes. Un seul petit problème peut en effet réduire à néant les efforts de plusieurs mois. Les capteurs intégrés à l'équipement permettent aux représentants du service à la clientèle installés à Winnipeg de surveiller le fonctionnement des phytotrons et autres chambres installés un peu partout dans le monde et le cas échéant, d'établir des diagnostics. Dès qu'un problème est détecté, un représentant peut immédiatement se brancher en ligne et régler le problème à distance ou déléguer sur place un entrepreneur qui effectuera les travaux nécessaires.

Bruce Kettner souligne qu'avec un effectif de seulement 25 employés, BioChambers est une très petite entreprise pour offrir ce genre d'équipement et de soutien à l'échelle mondiale. « Nous sommes très fiers de notre capacité d'établir les diagnostics ici au Canada et de desservir efficacement nos clients partout dans le monde grâce à une poignée d'employés. »

Cependant, l'excellente réputation de l'entreprise prend de l'ampleur et ses affaires sont en plein essor. Dans un monde où la technologie numérique prend de plus en plus de place, BioChambers savait qu'il lui fallait adopter un système de PRE numérique cohérent plutôt que de continuer à s'en remettre à des systèmes manuels disparates.

Situation : Définition du besoin

La performance des chambres peut être surveillée et contrôlée de partout dans le monde.

Comme de nombreuses petites entreprises, BioChambers comptait sur de multiples systèmes autonomes pour sa comptabilité, le contrôle des stocks, les ventes et d'autres fonctions. « Nous avions une base de données bricolée à l'interne pour le service à la clientèle, les calculs d'ingénierie et la gestion des dossiers, indique Bruce Kettner. Plusieurs ensembles de données contenant les coordonnées des clients étaient répartis entre différents programmes, d'où une certaine lourdeur dans les procédures administratives et la gestion de dossiers. » L'objectif était donc d'intégrer toutes ces données à l'intérieur d'un même système de PRE et ainsi rendre toutes les bases de données accessibles au niveau central et améliorer les communications. Cette conversion devait aussi générer des gains d'efficacité et éliminer la redondance dans les processus de saisie des données.

De plus, le logiciel de conception assistée bidimensionnelle désuet qui était utilisé pour produire des dessins techniques et des photos devait être mis à niveau et remplacé par un système de modélisation tridimensionnelle afin de rendre le processus de conception plus transparent et accessible. Le système de PRE devait également jeter les bases d'un solide système de communication capable de croître au même rythme que l'entreprise. « Jusque là, nous avions survécu parce que nous étions petits et qu'il était facile de se parler les uns aux autres, souligne Bruce Kettner. Cependant, à cause de notre expansion, il devenait difficile de continuer de fonctionner de cette manière. »

Pour ces raisons, et conformément à sa vision qui comprend la conquête de nouveaux marchés de par le monde, BioChambers a décidé en 2010 de mettre en œuvre un important système global de PRE. Le système choisi était imposant au point où bien des petites entreprises ne l'auraient pas considéré, mais Bruce Kettner savait que l'entreprise était destinée à une croissance rapide et importante et voulait éviter d'avoir à reprendre le processus de conversion à court terme. « Nous vivons désormais dans un monde numérique et il me semblait sensé de mettre à la disposition de tous les employés de l'entreprise un important système de PRE, peu importe où ils se trouvent, souligne-t-il. Il était devenu impératif que les données de service à la clientèle soient saisies au moment opportun, stockées dans un lieu central et accessibles aux employés en déplacement. »

Grâce aux investissements ambitieux, mais mûrement réfléchis, de l'entreprise, la croissance est maintenant au rendez-vous. Par rapport à la période qui a précédé immédiatement l'installation du système de PRE, l'entreprise constate des améliorations appréciables qui découlent des investissements effectués dans les logiciels, l'équipement et les employés. Sa capacité de production s'est accrue de plus de 50 % et la valeur ajoutée par travailleur (VAPT) a augmenté de plus de 60 %. D'ici la fin de l'exercice en cours, on pense que les ventes à l'exportation auront augmenté de plus de 60 % depuis la mise en service du système de PRE.

Le PPATN : Un petit coup de main pour peaufiner la solution

Grâce à l'aide du PPATN, nous avons accompli en une seule année un travail auquel il aurait fallu autrement consacrer au moins cinq années - Bruce Kettner, ingénieur principal, BioChambers

La gestion d'un système de PRE plus grand que nature représente un défi non négligeable pour une petite entreprise comme BioChambers et Bruce Kettner se demande parfois si la bouchée n'était pas un peu grosse pour l'entreprise. Toutefois, il confirme que cette stratégie a placé BioChambers dans une situation avantageuse en prévision de l'avenir et que l'aide du Programme pilote d'adoption de la technologie numérique (PPATN) du Programme d'aide à la recherche industrielle du Conseil national de recherches du Canada (PARI-CNRC) a joué un rôle déterminant dans la résolution de problèmes qui auraient pu autrement devenir insurmontables étant donné les ressources internes limitées de l'entreprise. « Après trois ans, nous en étions arrivés au point où nous comprenions parfaitement ce que nous souhaitions que le système de PRE fasse pour nous, sans malheureusement disposer des fonds et des ressources humaines pour progresser dans cette direction aussi rapidement que nous le souhaitions, dit-il. Grâce à l'aide du PPATN, nous avons accompli en une seule année un travail auquel il aurait fallu autrement consacrer au moins cinq années. »

Les conseils et le soutien du conseiller en technologie industrielle (CTI) du PARI-CNRC, Tim Mitchell, ont joué un rôle important dans le processus qui a incité l'entreprise à définir ses priorités et à s'y attaquer de la manière la plus efficace possible. Il a notamment fallu définir les obstacles au succès et se doter de plans de rechange.

« Au départ, tous ces efforts semblaient alourdir inutilement un processus déjà fastidieux, car nous étions pressés d'entrer dans le vif du sujet, affirme Bruce Kettner. Cependant, tous ces travaux préliminaires nous ont été utiles. Non seulement était-il en effet important de bien cerner tous les enjeux, mais il fallait aussi pouvoir compter sur des rapports mensuels pour nous concentrer sur eux. »

Tim Mitchell a présenté à BioChambers des experts dans différents domaines de la fabrication et de la technologie, notamment en éclairage et en réfrigération. Il a aussi mis à contribution ses contacts au Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG), grâce à qui BioChambers est maintenant associée à une université nord-américaine dominante spécialisée dans la science des plantes dans le développement d'un produit novateur. « De telles occasions représentent un avantage extraordinaire, car elles nous permettent d'avoir accès au savoir-faire dont nous avons besoin à court terme et nous évitent de nous engager dans un programme d'embauche à long terme », conclut-il.

Après la mise en œuvre : Les résultats

BioChambers obtient actuellement grâce au système de PRE des résultats encourageants qu'elle pourra, au moment opportun, quantifier. L'établissement des coûts du travail et la conception technique sont deux domaines clés où des progrès sont constatés.

L'installation d'unités mécaniques et frigorifiques sur le dessus des chambres a libéré de l'espace qui peut maintenant être utilisé pour mener de la recherche rentable.

  • L'établissement du coût de revient par commande est l'une des priorités clés du secteur des ventes et les données générées par le nouveau système de PRE aident l'entreprise à analyser en profondeur les commandes passées. Aucune commande n'est vraiment identique aux autres, mais le système donne accès à des données fiables sur les coûts des composants et de la maind'oeuvre. La gestion du risque de change lié aux commandes à l'exportation fait aussi partie intégrante du processus d'établissement du coût de revient par commande.
  • La conception technique bénéficie du nouveau système de modélisation tridimensionnelle qui s'appuie sur une technologie synchrone plus robuste, plus facile à maîtriser et plus conviviale. Ce système est particulièrement utile pour assurer le suivi des révisions apportées aux dessins techniques. Avec les systèmes précédents, il arrivait que des révisions se perdent. Grâce à la nouvelle technologie, l'équipe de conception technique est déjà plus efficace en ce qui concerne la rapidité d'exécution et la diminution des frustrations des dessinateurs. Bruce Kettner souligne aussi que « les employés en atelier aiment le système, car il leur permet d'avoir un aperçu du produit final après assemblage, ce qui leur est fort utile ».
  • La contribution du PPATN a également permis de financer la formation d'un employé d'atelier et de six autres qui ne participaient pas auparavant au travail de conception. Plus de gens peuvent donc maintenant contribuer à un plus grand nombre de processus grâce aux connaissances nouvellement acquises. Un de ces employés a même décidé de poursuivre ses études et de réorienter sa carrière dans le domaine du dessin technique.

D'autres améliorations ont aussi été apportées sur le plan de la productivité. Voici quelques exemples :

  • Gestion de données
    • Diminution importante du nombre d'erreurs
    • Données sur les coûts plus détaillées et plus visibles
    • Diminution estimée à au moins 30 % des tâches redondantes
    • Ressources humaines anciennement affectées à la recherche et à la correction des erreurs maintenant affectées à des tâches plus productives.
  • Productivité de la fabrication
    • Suivi des données permettant une meilleure évaluation de la productivité des activités de fabrication, une étape importante vers un accroissement de la productivité globale
    • Suivi plus étroit et de meilleure qualité des données à un niveau beaucoup plus détaillé. Cette amélioration accroît la visibilité du système et conduit à l'adoption de meilleurs indicateurs qui facilitent le suivi et l'amélioration du rendement des différents services de l'entreprise.
  • Service à la clientèle et approvisionnements
    • Accélération de 25 % du service à la clientèle
    • Meilleure supervision des approvisionnements. L'entreprise bénéficie ainsi de rabais à l'achat et au paiement, ce qui entraîne des économies de plusieurs milliers de dollars.

Le périple : Leçons tirées

« Grâce au processus du PPATN et à l'élaboration de notre plan d'adoption de la technologie, je perçois aujourd'hui différemment l'importance des structures et des procédures dans une entreprise, affirme Bruce Kettner. Même si nos anciennes procédures fonctionnaient, l'adoption du système nous a obligés à les formuler plus clairement et à trouver de nouveaux moyens d'accomplir certaines choses afin de pouvoir les harmoniser avec le système de PRE. » Pendant qu'ils travaillaient à l'adaptation de l'infrastructure de BioChambers au système de PRE, Bruce Kettner et Tim Mitchell ont appris un certain nombre de leçons qui, à leur avis, méritent d'être partagées avec d'autres.

CINQ GRANDES LEÇONS APPRISES

Leçon n° 1 : Investir dans la planification

Grâce au processus du PPATN et à l'élaboration de notre plan d'adoption de la technologie, je perçois aujourd'hui différemment l'importance des structures et des procédures dans une entreprise - Bruce Kettner, ingénieur principal, BioChambers

Bruce Kettner reconnaît que l'entreprise n'avait pas suffisamment planifié la mise en service du système de PRE. « Nous avions suffisamment d'éléments cruciaux en place pour éviter la paralysie de nos activités, mais j'ai été vraiment surpris par la profondeur de l'introspection et par la quantité de travail nécessaires à cette transition. » Il souligne qu'il ne faut surtout pas sous-estimer l'importance de cette introspection. Si elle avait été négligée, BioChambers n'aurait pas réussi à répondre aux exigences de la clientèle, ce qui aurait compromis sa croissance et son développement. S'il pouvait faire une chose différemment, Bruce Kettner consacrerait plus de temps à la planification initiale et aux préparatifs, de manière à éviter les erreurs qui créent un gaspillage de temps, d'énergie et de communications. « Avant de commencer à élaborer le plan par étape pour l'adoption d'une technologie, il importe d'essayer d'abord de comprendre à quel rythme la technologie devra être implantée et quels seront les effets de cette implantation sur le déroulement des activités de l'entreprise », insiste-t-il. Pour être efficace, le plan doit dresser la liste de toutes les tâches associées à chaque fonction du nouveau système ainsi que des liens entre les différentes tâches, des intrants nécessaires et des estimations du temps qu'elles exigeront et des ressources humaines requises.

Le nouveau système de modélisation en 3D est plus robuste, plus facile à maîtriser et à utiliser.

Leçon n° 2 : Adapter de manière sélective

BioChambers a choisi une solution de PRE clé en main n'exigeant aucune adaptation. Pour éviter les dépenses et les tâches d'entretien constantes liées à un système personnalisé, l'entreprise a en effet décidé d'adapter ses processus au système de PRE plutôt que le contraire. Cependant, une solution globale de PRE exige toujours une certaine dose d'adaptation. Par exemple, les rapports générés par le système ne convenaient pas aux activités de BioChambers. « Heureusement, l'adaptation des rapports n'exigeait aucun changement d'ordre systémique, mais plutôt de simples changements à la présentation de l'information », indique Bruce Kettner. L'entreprise a ainsi personnalisé dix rapports pour l'aider dans différents aspects de l'établissement du coût de revient par commande, du service à la clientèle et d'autres fonctions critiques. « Il faut avoir une connaissance approfondie de son entreprise, comprendre ses besoins, dresser la liste des options possibles et sélectionner le logiciel qui comporte un niveau de personnalisation acceptable et gérable. »

Leçon n° 3 : Encourager les solutions favorisant le travail d'équipe

Bruce Kettner a eu tôt fait de constater que pour changer les méthodes de travail et faire un succès de l'adoption de la technologie numérique, il était crucial de mobiliser toute l'équipe. Les membres de l'équipe de BioChambers souhaitaient que l'entreprise connaisse du succès et poursuive son essor. En leur demandant de s'investir dans la recherche de solutions aux problèmes et dans la mise au point de changements réels, on a réussi à solidifier leur appui. « Les gens sont généralement favorables au changement si celui-ci est susceptible d'être payant pour eux, indique-t-il. La clé pour obtenir leur adhésion consiste donc à les encourager à formuler des commentaires et à les appuyer dans ce travail. » Il ajoute que pour maximiser l'efficacité des changements opérationnels, il importe de faire participer au processus de changement une équipe d'employés qui connaissent le travail à effectuer et à qui il appartiendra de le faire après les changements.

Leçon n° 4 : Partager est à l'avantage de tous

Avant de commencer à élaborer le plan par étape pour l'adoption d'une technologie, il importe d'essayer d'abord de comprendre à quel rythme la technologie devra être implantée et quels seront les effets de cette implantation sur le déroulement des activités de l'entreprise - Bruce Kettner, ingénieur principal, BioChambers

Bruce Kettner juge utile de se comparer à d'autres entreprises qui sont elles aussi à une étape ou une autre d'un processus d'adoption d'une technologie numérique. Ainsi, il a assisté à des réunions mensuelles avec des représentants d'environ six entreprises locales (toutes de secteurs différents) pour discuter de leur expérience. « Les petites entreprises ont beaucoup de points en commun même si leurs produits, leurs services et leurs méthodes sont parfois très différents, indique-t-il. Par exemple, toutes les petites entreprises travaillent à accroître leur compétitivité et doivent à cet effet améliorer la qualité de leur structure et de leurs méthodes internes. » Il trouve qu'il est « réconfortant » de savoir ce que vivent d'autres entreprises qui cherchent à mettre en œuvre un système de PRE. « Certains des propos tenus dans ces rencontres m'ont orienté vers la solution à certains problèmes et m'ont permis d'en éviter d'autres. » L'appartenance à des réseaux de pairs permet d'acquérir des notions qui vous font ensuite épargner du temps, de l'argent et bien des frustrations tout en améliorant vos résultats.

Leçon n° 5 : Construire en vue de la croissance

BioChambers a sélectionné un système de PRE plus puissant que ce qu'exigeaient ses besoins immédiats. La stratégie consistait à bâtir un système en prévision de la taille future de l'entreprise afin de ne pas devoir recommencer le processus dans quelques années. « Certains des éléments que nous mettons actuellement en place nous aident à montrer à nos partenaires du monde entier que nous avons les assises d'une grande entreprise, affirme Bruce Kettner. Pour réaliser de grosses affaires, il faut posséder les caractéristiques d'une grande entreprise et notre propriétaire et président, Rob Pauls, a courageusement accepté de s'engager sur cette voie pour que nous puissions devenir un fournisseur de phytotrons de calibre mondial. » Avant de sélectionner une solution technologique, Bruce Kettner conseille aux entreprises de s'assurer non seulement que celle-ci répondra à leurs besoins actuels, mais qu'elle est aussi suffisamment robuste pour accepter la charge de travail additionnelle que créera leur croissance éventuelle et pour consolider plus complètement leurs systèmes et leurs données.

Conclusion

Le système de PRE choisi était clairement la solution qui convenait à BioChambers pour l'aider à concrétiser sa vision de devenir un fournisseur mondial et d'accéder à des marchés qui lui étaient précédemment fermés à cause de sa petite taille. Une partie des progrès accomplis est déjà évidente, puisque l'entreprise vend maintenant ses produits en Europe et y possède des établissements. BioChambers cible aussi actuellement les énormes marchés en développement.

Ce succès et cet essor ont donné à BioChambers la confiance dont elle avait besoin pour planifier l'adoption de technologies numériques qui lui permettront de réaliser des gains d'efficacité encore plus importants et accroîtront sa compétitivité. Parmi les développements envisagés, mentionnons la numérisation intégrale de son atelier où chaque poste de travail sera doté d'un moniteur et de dispositifs de codes à barres, ce qui permettra d'assurer le suivi sur les stocks à toutes les étapes de la production. On pense aussi mettre à niveau le site Web de l'entreprise afin que les clients puissent y configurer et concevoir en ligne le produit de leur choix, et avoir un aperçu de son prix.

Selon Bruce Kettner, le fort calibre des employés, une production exceptionnelle et le leadership d'un visionnaire figurent parmi les nombreux facteurs qui ont contribué aux succès de BioChambers. « Rob Pauls, notre président, accorde beaucoup de valeur à l'innovation, à la fiabilité et à la qualité, ce qui me plaît énormément. Avec un appui de cette nature, je suis convaincu que nous continuerons de connaître du succès. »

À propos du Programme pilote d'adoption des technologies numériques (PPATN)

Dans le cadre de la Stratégie sur l’économie numérique du gouvernement du Canada, le PARI-CNRC réalise le Programme pilote d'adoption des technologies numériques (PPATN). Le PPATN a été créé pour offrir des services de soutien de novembre 2011 à la fin mars 2014.

Le PPATN représente un investissement important dans l'économie canadienne dont l'objectif est d'augmenter la productivité des PME canadiennes dans tous les secteurs de l'économie par l'adoption des technologies numériques.

Un élément important de ce programme pilote est l'évaluation et la mesure des résultats de l'adoption des technologies numériques sur la productivité des PME. Le PPATN fera usage de cette information et transfèrera les pratiques exemplaires et les leçons retenues à la communauté générale des PME afin d'atteindre les buts suivants :

  • Augmenter la vitesse d'adoption des technologies numériques par les PME;
  • Mieux comprendre le lien entre les technologies numériques et la productivité;
  • Mieux faire connaître les avantages et l'importance d'adopter ces technologies.

Cette information constituera un outil d'une importance cruciale pour les sociétés qui adopteront éventuellement les technologies numériques et continuera à avoir des retombées sur la croissance potentielle de la productivité de l'économie canadienne pendant longtemps.

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