PF Collins

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(À l'écran : Stimulez la productivité grâce à l'adoption de technologies numériques)

(À l'écran : PF Collins est une entreprise qui offre des services de courtage en douane et de logistique. Elle a commencé à travailler avec le PARI-CNRC en août 2012 après avoir constaté qu’elle devait implanter un système numérique d’information pour soutenir sa croissance rapide, affronter la concurrence grandissante et satisfaire aux besoins de ses clients.)

(À l'écran : Le PARI-CNRC a fourni le soutien nécessaire afin d’intégrer un système électronique de gestion de documents.)

(À l'écran : Voici son histoire.)

Bernard Collins : Nous avons commencé comme courtier en douane, il y a plusieurs années. C’est mon grand-père qui a fondé l’entreprise, on a ajouté des services au fil du temps et nous sommes devenus International Trade Solutions. On offre des services de courtage de douane, de transport de marchandises, d’entreposage, des services d’immigration, de bureau de la marine, des services-conseils et d’autres services dans ce secteur.

Sharlene : À l’interne, on enregistre et conserve nos documents pendant sept ans. Vous pouvez imaginer le volume de papier qu’on conserve et qu’on envoie à nos clients. Par exemple, quand un client appelait et posait une question sur une facture, on devait le rappeler plus tard. Il fallait descendre au sous-sol, aller dans la salle de classement, chercher le document pour pouvoir rappeler le client. Ça pouvait parfois prendre dix minutes car entretemps, on avait souvent eu deux autres appels. Avec le nouveau système électronique, on peut répondre aux questions des clients tout de suite, tout est à portée de la main. Pour consulter un document, on n’a qu’à entrer l’information nécessaire et on y a accès en deux secondes.

Bernard Collins : L’implantation de solutions numériques pour notre documentation a haussé la productivité de nos employés et la qualité des différents documents. On est maintenant capable de répondre aux questions des clients de façon satisfaisante.

Sharlene : La résistance au changement a été une des plus grandes difficultés qu’on a rencontrées durant le projet. Je crois qu’on a réussi à vaincre cette résistance en communiquant souvent avec les employés tout au long du projet. L’implantation a été réussie aussi parce qu’on avait assigné un gestionnaire de projet. C’est lui qui communiquait avec l’équipe et qui a choisi les personnes qui travaillaient dans le service. Je pense qu’il est très important que les membres de l’équipe soient des gens qui travaillent directement avec le système pour s’assurer que lors de sa mise en fonction, ils le connaissent un peu plus.

Bernard : Comme on continue à étendre l’utilisation des documents électroniques, on voit qu’on pourrait élargir les activités du système pour soutenir le contrôle des stocks et de la réception. Le système nous permet aussi de soutenir de nombreux agents et clients internationaux. Il est maintenant plus facile de diffuser l’information partout au monde et garantir l’exactitude des documents.

(À l'écran : Le PPATN a été créé pour offrir des services de soutien de novembre 2011 à la fin mars 2014 et était exécuté par le Programme d’aide à la recherché industrielle du Conseil national de recherches du Canada)