ARCHIVÉ - Vérification continue de la gestion des dépenses de 2012-2013

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ARCHIVÉ - Vérification continue de la gestion des dépenses de 2012-2013 (PDF, 294 Ko)

1.0 Résumé et conclusion

Contexte

Le présent rapport de vérification fait état des conclusions de la vérification continue de la gestion des dépenses de 2012-2013 du Conseil national de recherches du Canada (CNRC). La décision de procéder à cette vérification a été approuvée par le président, à la recommandation du Comité de la haute direction et du Comité ministériel de vérification le 26 juin 2012 dans le cadre du Plan de vérification interne axé sur les risques du CNRC 2012-2013 à 2014-2015.

Raison d’être

La gestion des dépenses a été reconnue comme un élément hautement prioritaire du Plan de vérification interne axé sur les risques du CNRC 2012-2013 à 2014-2015. Le Parlement et les Canadiens attendent de l’administration fédérale qu’elle démontre qu’elle utilise avec efficacité, efficience et parcimonie les ressources publiques. Ils s’attendent également à ce qu’on leur communique de l’information financière fiable conforme aux principes de transparence et de responsabilisation applicables de manière à obtenir, grâce aux dépenses engagées, les résultats escomptés par les Canadiens. L’adoption de processus rigoureux de gestion financière et de communication de l’information constitue un élément prépondérant du recentrage du CNRC en une organisation unifiée et axée sur l’industrie.

L’objectif de la présente vérification consiste à procurer une assurance indépendante de la qualité de la conception et de l’efficacité opérationnelle de certains éléments sélectionnés du cadre de contrôle des dépenses de voyage et d’accueil, des cartes d’achat, des réinstallations et de l’aide aux déplacements quotidiens. Les possibilités d’amélioration de l’efficacité et de l’efficience de la gestion des dépenses dans ces domaines sont signalées, le cas échéant.

Opinion des vérificateurs et conclusion

De manière générale, les vérificateurs en sont venus à la conclusion que la conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles visés par la vérification sont satisfaisantes et que la plupart des processus et opérations sont conformes aux exigences du gouvernement du Canada et du CNRC. La vérification a permis d’établir certaines possibilités d’amélioration de la conception, de l’efficacité et de l’efficience des processus de gestion des dépenses. Le tableau 1 ci-dessous résume les conclusions de la vérification et les recommandations connexes, par secteur d’intérêt. On trouvera à la suite de ce tableau la liste des améliorations recommandées aux processus administratifs actuels.

Tableau 1 : Conclusions et recommandations des vérificateurs par secteur d'intérêt
Secteur d’intérêt Évaluation Recommandation(s) connexe(s)
Voyages Satisfaisant 1 et 2
Accueil Satisfaisant 2 et 3
Cartes d’achat Satisfaisant 3
Déménagements Satisfaisant 4
Aide aux déplacements quotidiens Solide Aucune recommandation
Conclusion globale de la vérification Satisfaisant

Sommaire des recommandations

  1. Formation et surveillance – Voyages : La Direction des finances devrait s’assurer de préciser les rôles, les responsabilités et les pouvoirs liés à l’émission des numéros d’autorisation de voyage (NAV) et faire en sorte que les titulaires reçoivent une formation suffisante en temps opportun. En ce qui concerne les cartes de voyage, le chef de la Direction des finances devrait s’assurer de l’exercice d’une surveillance continue et de l’application en tout temps des politiques du gouvernement du Canada et du CNRC relatives à ces cartes. [Priorité : modérée]
  2. Divulgation proactive : La Direction des finances devrait mettre au point des procédures de bureau et diffuser des indications de nature à favoriser une divulgation proactive efficace et rigoureuse des demandes de remboursement de dépenses de voyage et d’accueil des membres de la haute direction. [Priorité : modérée]
  3. Vérification des comptes clients : La Direction des finances devrait passer en revue l’efficacité et l’efficience de la vérification effectuée des comptes clients, et notamment s’assurer que les conclusions des vérifications effectuées sont utilisées efficacement de manière à renforcer les contrôles et à les améliorer de manière continue. [Priorité : élevée]
  4. Vérification des dépenses de déménagement : La Direction des finances devrait renforcer ses processus administratifs et ses méthodes de vérification des frais de réinstallation. Il faudrait notamment vérifier les approbations accordées par la tierce partie (en l’occurrence Brookfield) et son administration des dépenses en s’appuyant sur une démarche qui tiendra compte du niveau de risque. [Priorité :modérée]

Énoncé d’assurance

À mon avis professionnel en qualité de dirigeante principale de la Vérification, la présente vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du programme d’assurance de la qualité et d’amélioration.

Alexandra Dagger, dirigeante principale de la Vérification

Membres de l'Équipe de vérification du CNRC:
Irina Nikolova, FCCA, CIA, CISA
Allison Bush, CIA
Mayan Ismail, B.Com

2.0 Introduction

Le présent rapport de vérification fait état des constatations de la vérification continue des dépenses de gestion de 2012-2013 du Conseil national de recherches du Canada (CNRC). La décision de procéder à cette vérification a été approuvée par le président à la recommandation du Comité de la haute direction et par la suite, par le Comité ministériel de vérification, le 26 juin 2012 dans le cadre du Plan de vérification interne axé sur les risques du CNRC, 2012-2013 à 2014-2015.

2.1. Données de base

Les dépenses réelles totales du CNRC en 2012-2013 se sont élevées à 804,8 millions de dollars, y compris les dépenses de fonctionnement, les salaires et avantages sociaux des employés et les paiements de transfert. Les dépenses du CNRC sont financées par ses crédits parlementaires ainsi que par les revenus générés par ses activités qui se sont chiffrés en 2012-2013 à 155,3 millions de dollars.

Il incombe au président du CNRC, en sa qualité d’administrateur des comptes ministériels, d’assurer le leadership en ce domaine en assurant une gestion des ressources financières qui dénote un sens des responsabilités financières, de la transparence, de la responsabilisation et une grande éthique.

Il incombe au chef de la Direction des finances du CNRC, appuyé par la Direction des finances, de mettre au point, de diffuser et de maintenir pour le CNRC un cadre de gestion financière, de faire preuve de leadership et de surveiller l’application appropriée des pratiques de gestion financière au sein de l’organisation. Parmi les responsabilités de la Direction des finances en matière de gestion des dépenses, mentionnons l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, procédures et outils; l’établissement des contrôles budgétaires; la formulation de conseils financiers; l’examen des processus et la configuration des systèmes financiers; l’offre d’une formation en finances, le maintien des relations avec les organismes centraux et la communication d’information à leur intention de même que l’exercice du pouvoir de payer (en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)).

Il incombe à la direction d’exercer ses pouvoirs et ses responsabilités en matière financière, et notamment d’établir les budgets, d’engager les dépenses (article 32 de la LGFP), d’attester l’exécution (article 34 de la LGFP) et d’exercer une surveillance, le tout conformément aux principes généraux de prudence et aux lois et règlements applicables et aux politiques et directives pertinentes.

2.2. Contexte

Le Parlement et les Canadiens attendent de l’administration fédérale qu’elle démontre qu’elle utilise avec efficacité, efficience et parcimonie les ressources publiques. Ils s’attendent également à ce qu’on leur communique de l’information financière fiable conforme aux principes de transparence et de responsabilisation applicables de manière à obtenir, grâce aux dépenses engagées, les résultats escomptés par les Canadiens. Les dépenses publiques sont assujetties à un cadre politique, législatif et réglementaire très strict Footnote1. Les dépenses fédérales font depuis peu l’objet d’une attention accrue en raison de l’adoption du Plan d’action pour la réduction du déficit, qui vise à définir des mesures de compression des coûts et à les mettre en œuvre afin de ralentir la croissance des dépenses de fonctionnement des programmes.

L’application de processus rigoureux de gestion financière et de communication de l’information est un élément prépondérant du processus de recentrage du CNRC en une organisation unifiée et axée sur l’industrie. Pour mieux harmoniser les processus et les systèmes financiers ainsi que les méthodes de communication de l’information avec le nouveau modèle de gestion par programme du CNRC, un nouveau modèle comptable et des délégations du pouvoir financier révisées ont été mis en œuvre en 2012-2013. Un nouvel outil Web de délégation des pouvoirs a ensuite été mis en œuvre pour appuyer l’examen, la gestion et la mise à jour des pouvoirs financiers. La Direction des finances a aussi révisé les rôles et les responsabilités qu’elle assumait ainsi que son modèle de prestation des services afin de mieux appuyer les besoins en constante évolution de l’organisation. Dans le contexte de ces changements importants et vu l’importance de s’assurer que les dépenses du CNRC sont gérées avec prudence et probité, la vérification de la gestion des dépenses du CNRC a été désignée comme un secteur hautement prioritaire de vérification dans le Plan de vérification interne axé sur les risques du CNRC, 2012-2013 à 2014-2015.

Au cours de l’exercice 2012-2013, le Bureau de la vérification et de l’évaluation du CNRC a également procédé à une vérification continue distincte des paiements de transfert effectués dans le cadre du Programme d’aide à la recherche industrielle (PARI) ainsi qu’à une vérification continue des approvisionnements et des marchés.

2.3. À propos de la vérification

Objectif

L’objectif de la présente vérification consiste à donner une assurance indépendante que la conception et l’efficacité opérationnelle de certains éléments prépondérants sélectionnés du cadre de contrôle des dépenses de voyage et d’accueil, des cartes d’achat, des réinstallations et de l’aide aux déplacements quotidiens. Le cas échéant, les possibilités d’améliorer la conception, l’efficacité et l’efficience de la gestion des dépenses dans ces domaines ont été soulignées.

Portée

La vérification a porté sur l’examen des transactions, des contrôles et des processus en place en 2012-2013 dans l’ensemble des cinq domaines de dépenses du CNRC : voyages, accueil, achats effectués au moyen des cartes d’achat, réinstallations et aide au transport quotidien. Ces domaines de dépenses ont été sélectionnés en fonction d’une évaluation du risque qui a tenu compte de l’importance des dépenses, des constatations des vérifications précédentes et des activités de surveillance et de la prise en compte des secteurs d’intérêt pour la direction. On trouvera à l’annexe A un aperçu du cadre politique applicable à chacune des catégories de dépenses visées par la vérification.

Tableau 2 : Dépenses incluses dans toutes les vérifications d'assurance continue du CNRC en 2012-2013
Catégorie de dépenses Dépenses nettes totales
(en milliers de $)

Exercice terminé
le 31 mars 2013
Dépenses visées par la vérification continue de la gestion des dépenses de 2012-2013
Voyages Footnote2
11 121
AccueilFootnote2
535
Achats par carte d’achat
11 838
Déménagement
539
Indemnités d’aide au transport quotidien
13
Dépenses totales visées 24 046
Dépenses visées par les vérifications continues des approvisionnements/marchés et du PARI de 2012-2013
Bons de commande, commandes subséquentes à une offre à commandes et contrats de TPSGC Footnote3
118 206
Paiements sans référence à un bon de commande Footnote4
6 552
Paiements de transfert du Programme d’aide à la recherche industrielle (PARI)
173 200
Dépenses totales visées par d’autres vérifications continues 297 806
Dépenses annuelles totales du CNRC 804 800

Démarche et méthodologie

La vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et conformément aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada. Les critères de vérification, décrits à l’annexe B, ont été tirés des politiques et lignes directrices pertinentes du Conseil du Trésor, du Conseil national mixte et du CNRC. Les critères de vérification ont fait l’objet de discussions avec la direction avant la vérification.

La vérification continue est un processus qui consiste à procéder de manière constante et indépendante à une évaluation des cadres de contrôle et des systèmes de gestion du risque. Les techniques de vérification continue ont été appliquées avec succès par le Bureau de la vérification et d’évaluation du CNRC ces dernières années dans le cadre d’un certain nombre de vérifications d’assurance mentionnées dans le plan annuel de vérification axé sur les risques. La portée et les procédures de la vérification ciblent un ensemble circonscrit de critères de vérification liés aux contrôles clés. Les procédés de vérification et les analyses sont modulés au fil de l’examen afin de tenir compte des nouveaux risques à mesure qu’ils émergent. Lorsque des problèmes éventuels sont cernés, la direction est immédiatement alertée afin de lui permettre d’apporter en temps opportun les correctifs requis.

La vérification a porté sur les critères existants au moment de l’examen et, le cas échéant, sur les plans futurs. Outre les techniques d’analyse des grands ensembles de données et d’extraction des données appliquées afin d’en venir aux conclusions mentionnées, certaines méthodes de vérification comme des entretiens et des visites sur place ainsi que des sondages ont été utilisées afin de s’assurer que les éléments à la source des constatations ont été cernées et pour s’assurer que les recommandations formulées créent une valeur pour le CNRC. Voici quelques-unes des méthodes de vérification utilisées :

  • examen des lois applicables et des politiques et directives pertinentes du gouvernement du Canada ou du CNRC liées à la gestion des dépenses générales (p. ex., la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor) ainsi que des politiques et directives particulières liées aux domaines de dépenses faisant partie de la portée de la vérification (se reporter à l'annexe A);
  • l'exploration des données de l'ensemble des opérations visées par la vérification au cours de la période d'avril 2012 à février 2013 afin d'éclairer la sélection des échantillons et de répondre aux critères de vérification, de déterminer si les conclusions s'appliquent uniquement de manière isolée à un emplacement ou si elles s'appliquent plutôt à l'ensemble du CNRC, et afin d'accroître la valeur créée par les recommandations;
  • examen et analyse des transactions pertinentes (se reporter à l'annexe C) et des autres documents afin de confirmer ou d'infirmer les risques potentiels et d'évaluer l'efficacité de la conception et de l'utilisation des contrôles clés;
  • entretiens et correspondance avec le personnel des Opérations comptables, y compris celui des Comptes créditeurs, du Bureau des voyages, de la Division de la surveillance financière (DSF) ainsi qu'avec le personnel des finances et de l'administration des différents portefeuilles/directions/PARI (P/D/P); et
  • examen de l'efficacité opérationnelle des contrôles exécutés par la DSF aux premier et deuxième trimestres de l'exercice 2012-2013.

3.0 Constatations de la vérification

Le tableau ci-dessous fait état des constatations détaillées de la vérification et des évaluations correspondantes. Le degré de priorité que la direction devrait accorder à l’atténuation des risques définis est aussi indiqué. Il peut être élevé, modéré ou faible.

Constatations de la vérification Évaluation
3.1 Secteur d’intérêt A : Voyages Satisfaisant

Il incombe à la Direction des finances du CNRC de veiller à l’administration fonctionnelle, à la surveillance et au contrôle des dépenses de voyage. Ces activités doivent être gérées d’une manière qui démontre la valeur obtenue pour l’argent investi et que les moyens les plus économiques ont été utilisés afin de réduire au minimum les coûts, dans la mesure du possible.

Le cadre de contrôle du CNRC applicable aux dépenses de voyage englobe des politiques, des outils et des lignes directrices facilement accessibles, des formulaires standards comportant des contrôles intégrés, la communication au moment opportun des changements apportés aux politiques, le traitement centralisé des demandes de remboursement de dépenses de voyage, et la surveillance mensuelle des résultats et leur communication. La vérification continue des voyages du CNRC de 2010-2011 avait mené à la conclusion que la plupart des contrôles clés sélectionnés à propos des voyages fonctionnaient de manière efficace et que la majorité des transactions respectaient les politiques et directives applicables. Les deux recommandations issues de cette vérification étaient entièrement mises en œuvre dès le début de 2012-2013.

La portée de la présente vérification liée aux dépenses de voyage porte sur les aspects suivants : établissement du budget, administration, cartes de voyage et divulgation proactive des dépenses.

Établissement du budget

Dans la mesure du possible, le CNRC s’est engagé à limiter les dépenses de voyage et à s’assurer que, le cas échéant, les solutions les plus économiques sont utilisées afin de réduire au minimum les coûts. En 2012-2013, les dépenses engagées par le CNRC au titre des voyages de ses employés fonctionnaires se sont élevées à 9,5 millions de dollars et celles au titre des voyages des non-fonctionnaires à 1,3 million de dollarsFootnote5. À 10,8 millions de dollars, le montant annuel total reflète la tendance à la baisse de ces dépenses, amorcée au cours des exercices précédents puisqu’en 2011-2012 et en 2010-2011, ces dépenses se sont respectivement chiffrées à 12,3 et 13,4 millions de dollars.

La vérification a permis de conclure que le budget annuel des dépenses de voyage 2012-2013 avait été préparé et approuvé de manière appropriée et au moment opportun par le président du CNRC, conformément à la directive du Conseil du Trésor. La direction du CNRC reçoit tous les mois un rapport sur les dépenses de voyage, ce qui dénote l’existence d’une surveillance et d’un processus décisionnel efficaces.

Administration (y compris les autorisations préalables, autorisations et vérifications)

Les réservations effectuées pour le voyage d’un employé doivent être effectuées au moyen de l’outil de réservation en ligne des Services de voyage partagés du gouvernement du Canada. L’autorisation préalable des dépenses (article 32 de la LGFP) et un numéro d’autorisation de voyage (NAV) doivent être obtenus avant de procéder à une réservation au moyen de l’outil de réservation. En 2012-2013, les NAV étaient contrôlés au niveau central et émis par le Bureau des voyages pour les employés de la région de la capitale nationale (RCN). Pour les employés de l’extérieur de la RCN, les NAV étaient émis par les employés à qui ce pouvoir avait été délégué au sein de chaque P/D/P. Il faut s’assurer que les employés à qui a été délégué ce pouvoir reçoivent au moment opportun les directives et la formation nécessaires afin de réduire au strict minimum les risques de voyages non autorisés ou inutiles.

Le contrôle par sondage des demandes de remboursement des dépenses de voyage a permis d’établir que dans l’ensemble, les règles relatives à l’autorisation, à l’admissibilité et à l’exactitude des demandes de remboursement de dépenses de voyage ont été respectées. Cette constatation est conforme aux résultats de la surveillance exercée par le Bureau des voyages. Les points forts constatés résident surtout dans l’application des articles 32 et 34 de la LGFP sur les approbations et qui visent à garantir le respect des exigences du gouvernement du Canada et du CNRC en matière de voyages et l’utilisation efficace des ressources du CNRC. La preuve que les dépenses de voyage engagées l’ont été aux fins de la poursuite des objectifs et priorités du CNRC, et que d’autres moyens ont été envisagés pour réduire les coûts comme l’exige la directive du Conseil du Trésor (CT) a été documentée de la manière appropriée dans la plupart des cas. Les détenteurs de budget et les employés de soutien administratif pourraient encore améliorer les moyens pris pour s’assurer que cette justification est documentée de manière appropriée pour tous les voyages.

La Direction des finances a mis au point un processus rigoureux pour vérifier et traiter les demandes de remboursement de dépenses de voyage et exercer son pouvoir de payer (article 33 de la LGFP). Le Bureau des voyages s’est doté d’un processus de surveillance mensuelle robuste qui comprend des critères de vérification détaillés et la communication des constatations à la Direction des finances. Le Bureau des voyages et les Comptes créditeurs coordonnent leurs actions afin de déceler les éventuelles demandes en double de remboursement des dépenses de voyage et d’accueil, ou de frais d’inscription à des conférences et de pouvoir prendre des mesures correctives, le cas échéant.

Cartes de voyage désignées d’American Express (AMEX)

Une carte de voyage institutionnelle American Express (AMEX) est actuellement mise à la disposition des employés du CNRC qui doivent acquitter des dépenses de voyage et d’accueil autorisées. Du point de vue de l’efficience financière et administrative, les cartes de voyage sont la méthode privilégiée par l’administration fédérale plutôt que le versement d’avances de voyage temporaires ou la distribution de chèques de voyage. L’utilisation de la carte de voyage est obligatoire pour les dirigeants du CNRC et pour les employés non syndiqués, et elle est fortement recommandée pour tous les autres employés. Les employés sont tenus de rembourser le solde de leur compte au complet tous les mois et doivent présenter une demande de remboursement distincte pour leurs dépenses admissibles.

La vérification a mené à la constatation que le Bureau des voyages a en place des processus robustes pour surveiller les comptes en souffrance et en assurer le suivi ainsi que pour recouvrer les sommes en souffrance, le cas échéant. Les vérificateurs ont découvert certains cas où la carte de voyage avait été utilisée à des fins personnelles, ce qui est contraire aux politiques du gouvernement du Canada et du CNRC, et à la convention avec les détenteurs de carte, ce qui démontre la nécessité d’exercer une surveillance continue. Toutes les dépenses engagées ont été payées par les titulaires des cartes en question et la vérification a donc permis d’établir que le risque financier résiduel était très faible pour le CNRC. Il serait possible de soumettre plus rapidement au niveau hiérarchique supérieur les cas répétés de paiement en souffrance par un même titulaire de carte, ces soldes en souffrance étant souvent liés à des transactions personnelles. L’annulation de la carte, la prise de sanctions disciplinaires ou d’autres mesures, le cas échéant, permettraient de réduire l’effort de suivi nécessaire de la part du Bureau des voyages.

Divulgation proactive des dépenses de voyage

La politique du gouvernement du Canada exige la divulgation diligente et proactive sur le site Web du CNRC des dépenses de voyage annuelles totales de l’organisation et des demandes individuelles de remboursement de e des membres de la haute direction.

Les vérificateurs ont constaté que les dépenses de voyage annuelles totales du CNRC en 2011-2012 étaient divulguées de manière diligente et appropriée.

En ce qui concerne la divulgation proactive des demandes de remboursement de dépenses de voyage et des employés de la haute direction, les vérificateurs ont constaté qu’elle était effectuée au moment opportun, et de manière exacte et complète dans la majorité des cas. Cependant, une visite sur place afin de voir concrètement l’application des processus et de s’entretenir avec les titulaires des postes ayant cette responsabilité a permis d’établir que les procédures ne sont pas toujours bien comprises, ce qui se traduit souvent par une augmentation inutile des efforts administratifs. Le processus appliqué pour recenser les demandes de remboursement de dépenses de voyage requises et préparer le rapport de divulgation n’est pas documenté et n’est pas systématique, ce qui accroît les risques d’inefficacité et de divulgation imprécise, incomplète ou au mauvais moment, surtout lorsque surviennent des changements organisationnels.

La conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles inclus dans la portée de la vérification sont satisfaisantes. La plupart des processus et des opérations sont conformes aux lois applicables ainsi qu’aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC.

Voici quelques-unes des possibilités d’amélioration décelées:

  • S'assurer de bien définir les rôles, les responsabilités et les pouvoirs appropriés en ce qui concerne l'émission des NAV et s'assurer que les employés ayant la responsabilité de les émettre reçoivent une formation suffisante.
  • Procéder à une surveillance et à une application continues des politiques du gouvernement du Canada et du CNRC sur les cartes de voyage, y compris la communication des problèmes au moment opportun au niveau hiérarchique approprié, l'annulation des cartes, les sanctions disciplinaires ou d'autres mesures, le cas échéant.
  • Examiner et documenter les processus de divulgation des demandes de remboursement de dépenses de voyage des hauts dirigeants.
Se reporter aux recommandations 1 et 2 (section 3.1).
Recommandation 1

La Direction des finances devrait s’assurer de préciser les rôles, les responsabilités et les pouvoirs liés à l’émission des numéros d’autorisation de voyage (NAV) et faire en sorte que les titulaires reçoivent une formation suffisante en temps opportun. En ce qui concerne les cartes de voyage, le chef de la Direction des finances devrait s’assurer de l’exercice d’une surveillance continue et de l’application en tout temps des politiques du gouvernement du Canada et du CNRC relatives à ces cartes. [Priorité : modérée]

Recommandation 2

La Direction des finances devrait mettre au point des procédures de bureau et diffuser des indications de nature à favoriser une divulgation proactive efficace et rigoureuse des demandes de remboursement de dépenses de voyage et d’accueil des membres de la haute direction. [Priorité : modérée]

3.2 Secteur d’intérêt B : Accueil Satisfaisant

L’accueil peut être offert dans le cadre d’un large éventail d’activités ou d’événements de l’administration publique, que le gouvernement du Canada en soit l’hôte ou qu’il s’agisse d’événements auxquels assistent des représentants du gouvernement. Ces activités doivent être gérées de manière à obtenir le maximum de valeur pour l’argent investi et il faut utiliser les options les plus économiques pour réduire, si possible au minimum, ces coûts.

Le cadre de contrôle du CNRC applicable aux dépenses d’accueil englobe des politiques, des outils et des lignes directrices facilement accessibles, des formulaires standards comportant des contrôles intégrés, la vérification par les Comptes créditeurs et la communication au moment opportun des changements apportés aux politiques. La vérification continue des dépenses d’accueil du CNRC 2010-2011 a mené au constat que la plupart des contrôles clés sélectionnés en la matière étaient efficaces et que la majorité des transactions étaient conformes aux politiques et directives applicables. Les deux recommandations des vérificateurs ont été entièrement mises en œuvre dès le début de 2012-2013.

La portée de la vérification actuelle englobe l’établissement des budgets, les changements récents au cadre politique, l’administration et la divulgation proactive des dépenses d’accueil.

Établissement du budget

Le CNRC s’est engagé à réduire les dépenses d’accueil dans la mesure du possible. En 2012-2013, le CNRC a engagé des dépenses d’accueil totales de 268 000 $ Footnote6. Ce montant dénote une diminution par rapport aux années précédentes, au cours desquelles les dépenses au titre de l’accueil se sont élevées à 354 000 $ et 405 000 $ respectivement en 2011-2012 et 2010-2011.

Les vérificateurs ont constaté que le budget annuel 2012-2013 des dépenses d’accueil avait été préparé et approuvé de la manière appropriée et au moment opportun par le président du CNRC, conformément à la directive du Conseil du Trésor. La direction du CNRC reçoit tous les mois les rapports sur les dépenses d’accueil, ce qui contribue à une surveillance et à une prise efficace des décisions.

Mise à jour du cadre de contrôle et de la politique

En octobre 2012, la Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d’accueil et de conférence du Conseil du Trésor a été modifiée afin de resserrer la surveillance des événements dont les coûts prévus dépassent 25 000 $ et de sensibiliser les ministères à la nécessité de surveiller plus étroitement ces événements. Les vérificateurs ont constaté que la Direction des finances faisait preuve de proactivité dans la mise à jour et la communication de ses processus, politiques, pouvoirs et outils en communiquant l’information requise au moment opportun afin de s’assurer que la directive en question est respectée.

Administration (y compris les autorisations préalables, autorisations et vérifications)

De manière globale, les vérificateurs ont constaté un haut niveau de conformité aux politiques et directives du gouvernement du Canada et du CNRC en matière d’accueil. Les approbations en vertu des articles 32 et 34 de la LGFP, y compris l’approbation par le président et/ou le ministre lorsque la situation l’exige, l’utilisation des formulaires requis et l’exactitude et le caractère approprié des demandes de remboursement ont été jugés comme des points forts. Les Comptes créditeurs et le Bureau des voyages ont coordonné de manière efficace leurs actions afin de déceler les cas possibles de dédoublement des demandes de remboursement de frais d’accueil ou de dépenses de voyage et, le cas échéant, ont pris des mesures correctives. La preuve que les dépenses d’accueil engagées l’ont été dans la poursuite des priorités et objectifs du CNRC, comme l’exige la directive du Conseil du Trésor (CT), a été documentée de manière appropriée pour la plupart des demandes de remboursement. Les détenteurs de budget et le personnel administratif pourraient mieux s’assurer que ces preuves sont documentées de la manière appropriée pour toutes les dépenses d’accueil.

En raison de la nature sensible des dépenses d’accueil, avant d’exercer leur pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP, les Comptes créditeurs vérifient toutes les demandes de remboursement de ces dépenses afin de s’assurer de leur conformité aux politiques et procédures du CT et du CNRC. Dans l’échantillon examiné, toutes les transactions d’accueil avaient été vérifiées par les Comptes créditeurs (CC).

Divulgation proactive des dépenses d’accueil

La politique du gouvernement du Canada exige que les dépenses annuelles totales d’accueil de l’organisation soient divulguées de manière proactive et au moment opportun sur le site Web du CNRC, de même que les demandes individuelles de remboursement de dépenses d’accueil par des hauts dirigeants.

Les vérificateurs ont constaté que les dépenses annuelles totales d’accueil du CNRC pour 2011-2011 avaient été divulguées au moment opportun.

En ce qui concerne la divulgation proactive des demandes de remboursement individuelles de dépenses d’accueil des hauts dirigeants, les vérificateurs ont constaté que toutes les demandes de remboursement vérifiées avaient fait l’objet d’une divulgation complète et exacte au moment opportun. Cependant, l’analyse des processus sur place et des entretiens avec les titulaires des postes en question ont permis d’établir que les procédures requises n’étaient pas toujours bien comprises, ce qui se traduit souvent par une augmentation inutile des efforts administratifs. Le processus appliqué pour recenser les demandes de remboursement de dépenses de voyage requises et préparer le rapport de divulgation n’est pas documenté et n’est pas systématique, ce qui accroît les risques d’inefficacité et de divulgation imprécise, incomplète ou au mauvais moment, surtout lorsque surviennent des changements organisationnels.

La conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles inclus dans la portée de la vérification sont satisfaisantes. La plupart des processus et des opérations sont conformes aux lois applicables ainsi qu’aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC.

Des possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne l’examen et la documentation des processus de divulgation des demandes de remboursement de frais d’accueil des hauts dirigeants.

Des possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne les processus des Comptes créditeurs, comme cela est indiqué à la section 3.4 ci-dessous.

Se reporter aux recommandations 2 et 3 (sections 3.1 et 3.4 respectivement).

3.3 Secteur d’intérêt C : Cartes d’achat Satisfaisant

En 2012-2013, la valeur totale des achats du CNRC effectués au moyen de cartes d’achat a atteint 11,8 millions de dollars. Les cartes d’achat sont en fait des cartes de crédit et elles sont un moyen pratique pour l’organisation de se procurer des biens et des services et de régler ces achats. Dans la mesure où elles sont bien utilisées, elles créent des gains d’efficacité dans le traitement des approvisionnements et des dépenses. L’utilisation des cartes d’achat est recommandée pour régler les dépenses quotidiennes, à l’exclusion des achats de grande valeur, des transactions complexes, des achats d’éléments d’actif et des dépenses sensibles comme les dépenses de voyage et d’accueil. Le CNRC utilise des cartes d’achat MasterCard émises en vertu d’un contrat des services conclu entre le gouvernement du Canada et la Banque de Montréal (BMO).

Le cadre de contrôle du CNRC pour les cartes d’achat comprend les politiques et directives déjà établies, la vérification et le rapprochement par les Comptes créditeurs, et la surveillance trimestrielle et la publication de rapports par la Division de la surveillance financière. La vérification continue des cartes d’achat du CNRC de 2010-2011 avait mené au constat que la plupart des contrôles clés sur les opérations par cartes d’achat sélectionnés étaient appliqués efficacement et que la majorité des opérations étaient conformes aux politiques et directives pertinentes.

La portée de la présente vérification comprend l’administration, la surveillance et l’efficience des transactions et des acquisitions réglées par carte d’achat et des processus connexes.

Administration (y compris les autorisations préalables, autorisations, vérifications et opérations de rapprochement)

Au moyen de contrôles par sondage et après examen des résultats de la surveillance de la Direction des finances, les vérificateurs ont constaté que les dépenses effectuées par carte d’achat sont en général appropriées et conformes aux exigences du gouvernement du Canada et du CNRC. Les vérificateurs ont relevé le degré élevé d’exactitude du codage financier et de conformité des autorisations préalables (article 32 de la LGFP), des attestations d’exécution (article 34 de la LGFP) et des politiques et directives pertinentes (y compris l’interdiction de fractionner les achats). Certains problèmes ont cependant été constatés, sont des inexactitudes dans l’enregistrement des taxes de vente ainsi que quelques problèmes de sécurité liés à la protection des numéros de carte d’achat.

Les mesures de vérification et d’attestation des paiements (article 33 de la LGFP) sont exécutées par les Comptes créditeurs pour les aspects sélectionnés de toutes les transactions par carte d’achat, y compris la question à savoir si les dépenses sont appropriées, autorisées et codées de la manière appropriée. Les constatations liées au processus de vérification sont consignées à la section 3.4, Vérification des comptes, ci-dessous.

Surveillance

À l’appui du pouvoir de payer prévu à l’article 33 de la LGFP et dans le cadre du travail de la Direction des finances en appui à la Politique sur les contrôles internes du Conseil du Trésor, la Division de la surveillance financière (DSF) procède tous les trimestres à l’examen des processus liés aux cartes d’achat et à des contrôles par sondage des transactions. Des rapports trimestriels et annuels détaillés sont présentés à la direction. Les infractions au pouvoir de signer les documents financiers ou autres sont signalées aux autorités des P/D/P respectifs, sont régulièrement consignées dans la base de données de suivi des infractions de la Direction des finances et sont formellement réglées par le Comité de surveillance financière. Les vérificateurs ont établi que la portée des activités de surveillance de la DSF est bien définie, que ses résultats sont communiqués de manière satisfaisante et que des mesures correctives sont prises, le cas échéant.

Efficience du processus

La vérification continue des cartes d’achat du CNRC de 2010-2011 recommandait que le CNRC étudie d’autres options pour accroître l’efficience des processus d’approvisionnement et de dépenses en recourant de manière plus intensive aux cartes d’achat pour les approvisionnements de faible valeur tout en maintenant des contrôles appropriés afin d’atténuer les risques. La mise en œuvre du plan d’action a pris fin en 2012-2013. Cependant, la Direction des services administratifs et de gestion de l’immobilier (SAGI) du CNRC prévoit continuer d’étudier d’autres options en ce domaine en 2013-2014.

Des analyses de vérification subséquente effectuées pendant l’exercice 2011-2012 ont permis de relever plusieurs agents des approvisionnements de la SAGI utilisaient les cartes d’achat d’une manière inefficace. En 2012-2013, la SAGI a pris des mesures appropriées pour régler ces problèmes d’inefficacité en donnant de la formation et en accordant un soutien accru.

La conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles inclus dans la portée de la vérification sont satisfaisantes. La plupart des processus et des transactions sont conformes aux politiques, lois et directives applicables du gouvernement du Canada et du CNRC.

Des possibilités d’amélioration existent en ce qui concerne les processus des Comptes créditeurs, comme indiqué à la section 3.4 ci-dessous.

Se reporter à la recommandation 3 (section 3.4)

3.4 Vérification des comptes Footnote7 Sans Objet

Processus de vérification des comptes

La vérification des comptes et l’attestation des paiements (article 33 de la LGFP) sont effectuées par le groupe des Comptes créditeurs (CC) de la Direction des finances pour toutes (100 %) les dépenses d’accueil, les dépenses réglées par cartes d’achat et certaines autres dépenses sensibles, comme l’exige le Manuel de vérification des comptes du CNRC. Même si toutes les transactions font l’objet d’un examen afin de s’assurer que le pouvoir de signer des documents financiers a été respecté, d’autres dépenses font aussi l’objet d’une vérification des Comptes créditeurs qui confirme qu’elles respectent certains critères préétablis, et notamment qu’elles ne dépassent pas la limite préétablie. Des échantillons choisis au hasard de dépenses à risque réduit, notamment celles réglées par carte d’achat, sont aussi vérifiés périodiquement par la Division de la surveillance financière (DSF).

Comme nous l’avons mentionné précédemment, le contrôle par sondage des dépenses incluses à la portée de la vérification a permis de constater un degré élevé de conformité à la plupart des critères de vérification. Cependant, les vérificateurs ont aussi constaté que les critères de vérification des Comptes créditeurs (CC) et les procédures de bureau n’étaient pas documentés de manière formelle. En lieu et place, les employés des CC s’appuient sur des directives partielles contenues dans le Manuel de vérification des comptes des CC, sur des courriels et des notes de service, sur les politiques pertinentes et sur les connaissances acquises par de la formation en cours d’emploi. Un examen et une inspection sur place des processus appliqués par le personnel chargé de la vérification et de la direction ont établi que la portée des procédures de vérification n’est pas toujours bien comprise par le personnel à qui il appartient de procéder à ces vérifications. L’absence de critères de vérification et de procédures de bureau dûment documentés réduit l’efficacité et la rigueur des processus de vérification, et accroît le risque de vérifications insuffisantes ou excessives. En ce qui concerne les opérations réglées par carte d’achat, qui sont examinées à la fois par les CC et par la DSF, les vérificateurs ont constaté par ailleurs un risque de dédoublement des efforts.

On pourrait accroître l’efficience et la rigueur des processus de vérification des comptes en vertu de l’article 33 de la LGFP en mettant en œuvre à l’intérieur du système SAP un processus échelonné fondé sur le niveau de risque représenté par chaque catégorie de paiements et en vertu duquel les opérations feraient l’objet d’un classement systématique selon leur degré de risque et recevraient une cote de priorité de vérification en fonction des critères préétablis.

Constatations relatives à la vérification des comptes

La Direction des finances a établi une base de données pour le suivi des infractions les plus importantes au pouvoir de signer des documents financiers et aux autres politiques financières. En raison du seuil élevé des montants au-delà duquel on peut inclure les infractions à la base de données, seul un petit nombre de cas y ont été enregistrés par les Comptes créditeurs en 2011, 2012 et 2013. Ces données ont surtout servi à l’émission d’avertissements ou pour justifier les sanctions disciplinaires imposées. En raison du volume élevé d’opérations vérifiées par la Direction des finances, la base de données n’est pas utilisée comme un outil de suivi systématique de la majorité des erreurs ou des lacunes cernées dans les contrôles par les Comptes créditeurs ou à la suite d’autres activités de surveillance. Les infractions graves sont soumises à l’attention du Comité de surveillance financière du CNRC. Les vérificateurs ont constaté qu’il serait possible de mieux exploiter les renseignements collectés dans le cadre de la vérification effectuée par les Comptes créditeurs et notamment, de s’en servir pour évaluer le caractère suffisant et l’efficience des processus et des contrôles relatifs aux dépenses d’accueil et autres.

Des entretiens menés auprès des employés de la Direction des finances et notamment du groupe des Comptes créditeurs et du secteur des Services financiers à propos des mesures de suivi prises à la suite des vérifications ont révélé une possibilité d’amélioration des rétroactions offertes aux employés des opérations au sujet des problèmes cernés pendant les vérifications menées par les CC. Il serait aussi nécessaire de s’assurer que tous les employés qui effectuent des vérifications comprennent parfaitement les mesures de suivi requises et les appliquent dans tous les cas d’erreur et à l’égard de tous les problèmes graves et notamment, qu’ils soumettent à l’autorité supérieure pertinente les cas les plus graves et qu’ils les enregistrent dans la base de données sur le suivi des infractions.

Il serait possible d’améliorer l’examen et l’officialisation des processus de vérification des Comptes créditeurs de manière à garantir l’efficacité des procédures de vérification et de les faire correspondre au niveau de risque. Plus précisément, les améliorations suivantes devraient être apportées au processus de vérification des Comptes créditeurs :

  • Documentation formelle des critères appliqués par les Comptes créditeurs et des procédures de bureau pour la vérification des dépenses d'accueil, des dépenses réglées par carte d'achat et des autres dépenses afin qu'elles soient bien comprises et appliquées par les employés qui procèdent aux vérifications.
  • Analyse des avantages possibles de la mise en œuvre d'un processus échelonné fondé sur le niveau de risque intégré au système SAP afin de classer systématiquement les opérations aux fins des vérifications prévues à l'article 33 de la LGFP.
  • Révision de la portée de la vérification effectuée par les Comptes créditeurs et la Division des services financiers en ce qui concerne les opérations réglées par carte d'achat afin d'éliminer tout dédoublement éventuel des efforts.
  • Examen des moyens par lesquels les renseignements obtenus dans le cadre des vérifications sont utilisés pour évaluer les risques et améliorer les processus et les contrôles.
  • Définition plus précise des mesures de suivi requises à la suite de la formulation des constatations des vérifications sur le plan notamment de leur soumission à un niveau hiérarchique supérieur ou de leur inclusion à la base de données sur le suivi des infractions.

Se reporter à la recommandation 3.

Recommandation 3

La Direction des finances devrait passer en revue l’efficacité et l’efficience de la vérification effectuée des comptes clients, et notamment s’assurer que les conclusions des vérifications effectuées sont utilisées efficacement de manière à renforcer les contrôles et à les améliorer de manière continue. [Priorité : élevée]

3.5 Secteur d’intérêt D : Réinstallations Satisfaisant

Le CNRC engage des dépenses au titre de la réinstallation de ses nouveaux employés ou de ses employés actuels conformément aux exigences du Conseil national mixte (CNM). À 374 000 $ pour l’exercice 2011-2012 et à 539 000 $ pour l’exercice 2012-2013, les dépenses engagées par le CNRC au titre des réinstallations sont modestes. Ces dépenses de réinstallation sont administrées par les Services globaux de relogement Brookfield au nom de tous les ministères fédéraux conformément aux conditions d’un contrat conclu entre cette société et le Conseil du Trésor. Même si ce contrat a été conclu par le Conseil du Trésor, la responsabilité de vérifier le travail exécuté par Brookfield incombe à chaque ministère.

Administration (y compris les autorisations préalables, autorisations, vérifications et opérations de rapprochement)

Le traitement des paiements versés à Brookfield au titre des dépenses de réinstallation du CNRC est effectué en collaboration par le Bureau des voyages de la Direction des finances (DF) et deux unités de la Direction des ressources humaines (DRH). Selon la vérification, les processus d’autorisation préalable (article 32 de la LGFP) et d’attestation d’exécution (article 34 de la LGFP) applicables aux dépenses de réinstallation et les modifications pertinentes sont bien suivis par les autorités appropriées du CNRC et les fonds sont engagés de la manière appropriée. Même si le travail de la DF et de la DRH se limite à des tâches d’approbation et d’examen, les vérificateurs ont malgré tout des lacunes et des dédoublements dans les processus, d’où un risque accru d’inefficacité et d’erreur.

Les vérificateurs ont constaté que la surveillance des dépenses de réinstallation du CNRC porte sur l’exactitude mathématique des calculs effectués dans chaque demande de remboursement et sur le processus administratif de fermeture des transactions, mais qu’elle ne comprend aucune vérification de l’administration des dossiers ni de l’approbation des dépenses engagées par Brookfield. D’autres ministères fédéraux qui engagent des dépenses de réinstallation plus élevées ont établi des fonctions de vérification distinctes qui procèdent à un examen approfondi de certaines demandes de remboursement sélectionnées et signalent tous les problèmes à Brookfield en formulant les recommandations appropriées. L’absence de vérification appropriée des comptes augmente le risque que les responsabilités du CNRC en matière de vérification préalable ne soient pas respectées en plus d’augmenter le risque de paiements excessifs ou insuffisants.

La conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles inclus dans la portée de la vérification sont satisfaisantes.

Voici quelques possibilités d’amélioration de l’efficience et de l’efficacité opérationnelle des processus et des contrôles liés aux dépenses de réinstallation :

  • Développement et documentation pour le CNRC d'un processus à jour d'administration des dépenses de réinstallation qui accorderait la responsabilité principale des questions financières à la DF et assurerait que les rôles et responsabilités assumés par la DRH et ceux partagés entre la DRH et la DF sont clairement définis et compris.
  • Développement et mise en œuvre dans l'ensemble du CNRC d'une démarche, adaptée au niveau de risque, de vérification des tâches accomplies par Brookfield afin de réduire au minimum les risques financiers et les risques liés aux vérifications préalables.

Se reporter à la recommandation 4.

Recommandation 4 : La Direction des finances devrait renforcer ses processus administratifs et ses méthodes de vérification des frais de réinstallation. Il faudrait notamment vérifier les approbations accordées par la tierce partie (en l’occurrence Brookfield) et son administration des dépenses en s’appuyant sur une démarche qui tiendra compte du niveau de risque. [Priorité : modérée]

Secteur d’intérêt E : Aide au transport quotidien Forte

Au cours de l’exercice 2012-2013, les paiements d’aide au transport quotidien versés par le CNRC ont totalisé 13 000 $. L’aide au transport quotidien est offerte aux employés affectés à un lieu de travail éloigné afin de contrebalancer les frais de transport additionnels qu’ils doivent assumer. L’aide au transport quotidien peut uniquement être versée à des employés qui se déplacent soir et matin en provenance et à destination d’un lieu de travail qui répond aux critères d’admissibilité prévus dans la Directive sur l’aide au transport quotidien du Conseil national mixte (CNM). Le seul établissement du CNRC qui répond à ces critères d’admissibilité est celui de l’Observatoire fédéral de radioastrophysique (OFR) situé à Penticton en Colombie-Britannique.

Administration (y compris les autorisations préalables, l’autorisation et les paiements)

Les vérificateurs ont constaté que les lacunes décelées dans les vérifications internes précédentes avaient été comblées et que le processus actuel d’aide au transport quotidien ainsi que les opérations financières connexes sont toutes conformes à la directive du CNM, et notamment aux exigences liées à l'approbation préalable, et à l’autorisation des dépenses, aux tarifs appropriés pour les indemnités de kilométrage, ainsi qu’à l’admissibilité du lieu de travail et au paiement.

La conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles inclus dans la portée de la présente vérification sont solides. Le processus et les opérations sont conformes aux lois applicables et aux politiques et directives du gouvernement du Canada et du CNRC.

Aucune possibilité d’amélioration n’a été cernée.

4.0 Conclusion

Les vérificateurs ont constaté que la conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles sélectionnés liés aux dépenses de voyage et d’accueil et à l’utilisation des cartes d’achat sont satisfaisantes et que leur degré de conformité aux lois applicables et aux politiques et directives pertinentes du gouvernement du Canada et du CNRC est élevé. Les vérificateurs ont constaté que le cadre de contrôle établi dans ces secteurs est généralement solide grâce aux efforts combinés d’application efficace des articles 32 et 34 de la LGFP et grâce aux vérifications effectuées par le Bureau des voyages, les Comptes créditeurs et la Division de la surveillance financière. Des possibilités de renforcement des contrôles et d’accroissement de l’efficience ont cependant été cernées. Ces possibilités ont trait à la formation en administration de voyages, à l’application des politiques relatives aux cartes de voyage, à la divulgation proactive des dépenses de voyage et d’accueil des hauts dirigeants, et aux processus de vérification des Comptes créditeurs.

En ce qui concerne les dépenses de réinstallation, les vérificateurs ont constaté que la conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles sélectionnés sont satisfaisantes. Certains aspects des processus et des contrôles dans ce secteur pourraient cependant être plus efficaces et efficients. On pourrait notamment préciser ou clarifier les rôles et les responsabilités respectifs de la Direction des finances et de la Direction des ressources humaines en ce domaine, et resserrer les activités de vérification et de surveillance menées par le CNRC auprès du tiers fournisseur de services.

Les vérificateurs ont constaté que la conception et l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles sélectionnés liés à l’aide au transport quotidien sont excellentes et qu’il n’existe aucune véritable possibilité d’amélioration de ces activités.

Annexe A : Aperçu des exigences des politiques et des lois

Les dépenses du CNRC sont assujetties aux lois applicables et aux politiques et directives du gouvernement du Canada et du CNRC sur l’administration générale des dépenses et notamment au Cadre des politiques de gestion financière du Conseil du Trésor (CT), à la Directive sur la vérification des comptes du CT; au Manuel de gestion financière du CNRC et à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Par ailleurs, les dépenses sont assujetties aux lois applicables et aux politiques et directives précises énoncées ci-dessous.

Voyages

Les voyages au CNRC sont régis par la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT; par la Politique sur l’accueil, les voyages, les conférences et les événements du CNRC; la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM); par la Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage et par les Autorisations spéciales de voyager du CT.

Accueil

Au CNRC, les dépenses d’accueil sont régies par la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT et par la Politique sur l’accueil, les voyages, les conférences et les événements du CNRC.

Cartes d’achat

Les approvisionnements réglés par carte d’achat sont assujettis à la Directive sur les cartes d’achat du CT; par la Politique sur les cartes d’achat du CNRC ainsi que par les exigences des différentes lois applicables et des politiques, règles et ententes du gouvernement du Canada et du CNRC sur les approvisionnements et la passation de marchés.

Réinstallation

Les dépenses de réinstallation des employés sont assujetties à la Politique sur les frais de réinstallation du CNRC; à la Directive sur la réinstallation du CNM et à l’Addendum – Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique du CT.

Aide au transport quotidien

Les paiements d’aide au transport quotidien sont assujettis à la Directive sur l’aide au transport quotidien du CNM.

Annexe B : Critères de vérification

Secteur d’intérêt Critères de vérification
A. Voyages
  1. Des processus satisfaisants sont en place de manière à assurer la conformité aux politiques nouvellement modifiées et plus strictes du gouvernement du Canada.
  2. Les repas payés d'avance dans le cadre de conférences et les dépenses d'accueil ne peuvent plus être remboursés au moyen d'une demande de remboursement de dépenses de voyage.
  3. Les cartes de voyage ne sont plus utilisées à des fins personnelles. Les soldes impayés sont recouvrés auprès des employés.
  4. Des renseignements suffisants sont communiqués en appui à la surveillance et aux décisions de la direction.
  5. Les dépenses sont divulguées de manière satisfaisante sur le site Web du CNRC
B. Accueil
  1. Des processus satisfaisants sont en place de manière à assurer la conformité aux politiques nouvellement modifiées et plus strictes du gouvernement du Canada.
  2. Les dépenses d'accueil ne sont plus remboursées au moyen de demandes de remboursement de dépenses de voyage.
  3. Les dépenses personnelles ne sont pas remboursées au titre de dépenses d'accueil.
  4. Des renseignements suffisants sont communiqués en appui à la surveillance et aux décisions de la direction.
  5. Les dépenses sont divulguées de manière satisfaisante sur le site Web du CNRC.
C. Cartes d’achat
  1. Les cartes d'achat ne sont plus utilisées pour effectuer des achats non autorisés ou personnels et il n'y a plus d'achats refusés.
  2. Les transactions ne sont pas fractionnées afin d'éviter les contrôles relatifs aux autorisations.
  3. Une surveillance satisfaisante des principaux contrôles est exercée à l'égard de transactions choisies au hasard par la Division de la surveillance financière de la Direction des finances.
D. Réinstallation
  1. Des processus satisfaisants sont en place pour assurer le respect des politiques et directives du gouvernement du Canada.
E. Aide au transport quotidien
  1. Des processus satisfaisants sont en place pour assurer le respect des politiques et directives du gouvernement du Canada.

Annexe C : Échantillons de vérification des opérations à contrôler

Le tableau ci-dessous présente le nombre d’opérations ou de fichiers qui ont été contrôlés et la nature des contrôles effectués. Parmi les échantillons contrôlés, certains ont été constitués en fonction de techniques de sélection stratifiées au hasard au moyen de logiciels de production aléatoire d’échantillons et sur une analyse orientée appliquée aux résultats de l’exploration des données dans les populations à risque élevé.

Entité vérifiée Échantillon Nature des contrôles
A. Voyages 22 opérations Vérification de la conformité aux politiques sur les voyages du CT, du CNM et du CNRC.
10 opérations Vérification de la conformité aux restrictions sur les voyages en classe affaires.
12 opérations Exploration des données de l’ensemble des opérations et contrôle d’un échantillon ciblé de 12 opérations afin de vérifier si des réclamations en double de dépenses de voyage, d’accueil ou de conférence ont été effectuées.
5 échantillons mensuels; total de 30 opérations Examen des résultats des contrôles de surveillance mensuels par le Bureau des voyages de la Direction des finances.
4 relevés mensuels de carte de voyage Examen, sur les relevés mensuels de cartes de voyage AMEX, des soldes en suspens afin de déceler les tendances aux paiements tardifs. Examen de la documentation appuyant les mesures de suivi du Bureau des voyages prises à l’égard de deux comptes ayant un solde impayé.
8 opérations Contrôle d’un échantillon de demandes de remboursement de dépenses de voyage par des hauts dirigeants afin d’établir si la divulgation proactive a été effectuée à temps et de manière précise.
B. Accueil 16 opérations Contrôle de la conformité aux exigences des politiques du CT et du CNRC en matière d’accueil. Les opérations ont été sélectionnées par un échantillonnage aléatoire et un échantillonnage ciblé.
12 opérations Exploration des données parmi l’échantillon d’opérations et contrôle d’un échantillon ciblé de 12 opérations pour vérifier si des demandes de remboursement en double de dépenses de voyage, d’accueil ou de conférence sont survenues.
7 opérations Contrôle d’un échantillon de demandes de remboursement de frais d’accueil par des hauts dirigeants afin d’établir si la divulgation proactive a été établie à temps et de manière exacte.
C. Cartes d’achat 60 opérations Examen des résultats des contrôles effectués par la Division de la surveillance financière de la Direction des finances (DSF) pour les premier et deuxième trimestres de l’exercice 2012-2013.
10 opérations Contrôle de 10 opérations vérifiées par la DSF aux premier et deuxième trimestres afin de s’assurer de l’exactitude des constatations effectuées et de la fiabilité des résultats de la surveillance.
8 opérations Vérification de huit opérations effectuées aux troisième et quatrième trimestres afin de s’assurer de leur conformité aux exigences des politiques.
D. Réinstallation 6 dossiers de réinstallation Vérification de la conformité aux exigences de la politique du gouvernement du Canada et évaluation de la rigueur du processus de remboursement.
E. Aide au transport quotidien Toutes les opérations pour un mois Vérification de la conformité aux exigences de la politique du gouvernement du Canada et évaluation de la rigueur du processus de remboursement.

Annexe D : Cotes globales possibles

Solide

Les contrôles de gestion sont solides sur les plans de la conception et de l’efficacité. Tous les secteurs d’activité et processus sont conformes aux lois et règlements applicables et aux politiques et directives du gouvernement du Canada. Aucune possibilité d’amélioration n’a été cernée.

Satisfaisant

Les contrôles de gestion sont satisfaisants sur les plans de la conception et de l’efficacité. La plupart des secteurs d’activité et des processus sont conformes aux lois et règlements applicables et aux politiques et directives du gouvernement du Canada et du CNRC, mais il existe des possibilités d’amélioration continue.

Améliorations requises

Les contrôles de gestion doivent être améliorés sur les plans de la conception et de l’efficacité. Certains secteurs d’activité et processus respectent les lois et règlements applicables ainsi que les politiques et directives du gouvernement du Canada et du CNRC, mais plusieurs possibilités d’amélioration existent.

Attention de la direction requise

Les principaux contrôles sélectionnés ayant fait l’objet de la vérification présentent des lacunes importantes sur le plan de la conception et de l’efficacité. Des opérations et des processus cruciaux ne sont pas conformes aux lois et règlements applicables ni aux politiques et directives du gouvernement du Canada et du CNRC. Il existe d’importantes possibilités d’amélioration.

Annexe E : Plan d’action de la direction

Recommandation Plan de la direction pour un redressement Date de mise en œuvre prévue et personne responsable au CNRC

1. La Direction des finances devrait s’assurer de préciser les rôles, les responsabilités et les pouvoirs liés à l’émission des numéros d’autorisation de voyage (NAV) et faire en sorte que les titulaires reçoivent une formation suffisante en temps opportun. En ce qui concerne les cartes de voyage, le chef de la Direction des finances devrait s’assurer de l’exercice d’une surveillance continue et de l’application en tout temps des politiques du gouvernement du Canada et du CNRC relatives à ces cartes. [Priorité : modérée]

La Direction des finances est en train de centraliser l’émission des NAV qui relève maintenant du Bureau central des voyages. Les rôles et les responsabilités seront précisés et les employés qui émettent des NAV recevront une formation complète.

Une surveillance efficace et gérable des soldes impayés sur les cartes de voyage a été mise en place depuis 2010. Ce programme du gouvernement et le processus établi de concert avec le groupe des Relations de travail de la DRH-CNRC fait en sorte que les soldes en souffrance des titulaires de carte présentent peu ou pas de risque financier pour le CNRC. Un mécanisme de transmission des cas problèmes aux gestionnaires des titulaires de carte est également en place.

Date : Novembre 2013

Contact : Directeur, Opérations comptables

2. La Direction des finances devrait mettre au point des procédures de bureau et diffuser des indications de nature à favoriser une divulgation proactive efficace et rigoureuse des demandes de remboursement de dépenses de voyage et d’accueil des membres de la haute direction. [Priorité : modérée]

Les procédures de bureau applicables à l’exécution des tâches de divulgation proactive des dépenses de voyage et d’accueil ont été documentées à l’été 2013 de manière à assurer l’exhaustivité et l’exactitude de l’information.

Date : Terminé

Contact : Directeur, Opérations comptables

3. La Direction des finances devrait passer en revue l’efficacité et l’efficience de la vérification effectuée des comptes clients, et notamment s’assurer que les conclusions des vérifications effectuées sont utilisées efficacement de manière à renforcer les contrôles et à les améliorer de manière continue. [Priorité : élevée]

Le Guide de vérification des comptes du groupe CC-CNRC sera révisé et des détails additionnels seront ajoutés, le cas échéant, afin de préciser les exigences en matière d’assurance de la qualité.

Les résultats des rapports d’examen trimestriels de la DSF sont pris en compte au moment d’établir le niveau de risque dans la stratégie de vérification des comptes et d’établir les procédures de vérification des comptes.

Un examen complet de la stratégie de vérification des comptes sera effectué dès que les améliorations prévues au système financier du CNRC afin d’accroître l’automatisation des opérations et des approbations auront toutes été mises en œuvre.

Date : Septembre 2014

Contact : Gestionnaire, Comptes créditeurs

4. La Direction des finances devrait renforcer ses processus administratifs et ses méthodes de vérification des frais de réinstallation. Il faudrait notamment vérifier les approbations accordées par la tierce partie (en l’occurrence Brookfield) et son administration des dépenses en s’appuyant sur une démarche qui tiendra compte du niveau de risque. [Priorité : modérée]

La Direction des finances a analysé à l’été 2013 les tâches et responsabilités de la Direction des finances et de la Direction des Ressources humaines en matière de réinstallation. À la suite de cette analyse, pour accroître l’efficience des services de réinstallation, il a été décidé de centraliser toutes les tâches liées aux dossiers de réinstallation et de les confier au Bureau central des voyages du CNRC dès le troisième trimestre de 2013-2014.

Comme les dépenses de réinstallation du CNRC sont modestes, il n’a pas été jugé nécessaire d’établir un groupe de vérification distinct. Avant le paiement final dans les dossiers de réinstallation, un examen du caractère raisonnable de la demande de remboursement finale par rapport au montant prévu sera effectué par le coordonnateur national des réinstallations du CNRC et des investigations additionnelles seront effectuées par Brookfield si des lacunes persistent.

Date : 31 décembre 2013

Contact : Directeur, Opérations comptables

Footnotes

Note 1

Des exigences additionnelles en ce qui concerne les dépenses relatives aux événements et à l'accueil ont pris effet en 2012-2013 en vertu de la version modifiée de la Directive sur les dépenses de voyage, d'accueil, de conférences et d'événements du Conseil du Trésor.

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Note 2

Comprend les dépenses engagées par le Bureau des services de conférence du CNRC (BSC) à l'appui des activités du CNRC, d'autres ministères fédéraux et de l'ensemble de la communauté scientifique canadienne visant à combler leurs besoins de planification d'événements scientifiques. Certaines des dépenses engagées par le BSC sont recouvrées auprès d'organisations extérieures au CNRC. En 2012-2013, les dépenses de voyage du BSC on totalisé 327 000 $ et ses dépenses d'accueil, 266 000 $. La portée de la vérification englobait des sondages des dépenses de voyage et d'accueil du BSC et d'autres dépenses ne relevant pas du BSC.

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Note 3

Ces données illustrent la valeur totale des nouveaux approvisionnements ou contrats conclus pendant l'exercice, plutôt que les dépenses annuelles totales..

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Note 4

Exclut les transactions codées à la colonne des dépenses du Grand livre qui n'exigent pas un bon de commande en vertu de la politique du CNRC (p. ex., paiements de transfert, baux commerciaux, services publics, adhésion à des organismes, etc.). Le montant total de tous les paiements effectués sans renvoi à un bon de commande en 2012-2013 s'est élevé à 119 158 000 $.

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Note 5

Exclut les dépenses engagées par le Bureau des services de conférence (BSC) du CNRC. Le BSC aide le CNRC, les autres ministères fédéraux et l'ensemble de la communauté scientifique canadienne à combler leurs besoins en planification d'événements scientifiques. Certaines des dépenses engagées par le BSC sont recouvrées sous la forme de revenus perçus auprès d'organisations extérieures au CNRC. Les dépenses de voyage du BSC se sont élevées à 327 000 $ en 2012-2013.

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Note 6

Exclut les dépenses engagées par le Bureau des services de conférence (BSC) du CNRC. Le BSC aide le CNRC, les autres ministères fédéraux et l'ensemble de la communauté scientifique canadienne à combler leurs besoins en planification d'événements scientifiques. Certaines des dépenses engagées par le BSC sont recouvrées sous la forme de revenus perçus auprès d'organisations extérieures au CNRC. Les frais d'accueil du BSC se sont élevés à 266 000 $ en 2012-2013.

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Note 7

La mission des vérificateurs englobait l'analyse des processus de vérification des comptes pour les dépenses visées par la vérification. Le mandat des vérificateurs a été élargi afin d'évaluer si les constatations liées à ces dépenses sont applicables aux autres dépenses vérifiées par les Comptes créditeurs. Les paiements de transfert du PARI ont été exclus de cette analyse parce que la vérification continue du Programme d'aide à la recherche industrielle (PARI) de 2012-2013 était alors en cours. Même si la vérification des comptes n'est pas considérée comme un secteur d'intérêt distinct comme tel, les résultats en sont résumés dans la présente section.

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