ARCHIVÉ - Examen du cadre de gestion des valeurs et de l'éthique

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Sommaire

Contexte

Voici les résultats de l'examen du cadre de contrôle de gestion des valeurs et de l'éthique réalisé par le Conseil national de recherches du Canada (CNRC). Le président a approuvé la réalisation de cet examen en raison de la recommandation formulée le 27 juin 2007 par le Comité de la vérification, de l'évaluation et de la gestion des risques du CNRC dans le Plan de vérification interne axé sur les risques du CNRC pour 2008-2009 à 2010-2012. Il est impossible de savoir quelles dépenses sont consacrées à la promotion des valeurs et de l'éthique au CNRC, car il est difficile de les distinguer.

Le gouvernement fédéral accorde une grande importance aux valeurs et à l'éthique. En effet, ce volet a été intégré au cadre de responsabilisation de gestion (CRG), ainsi qu'aux politiques de vérification interne de 2006 du Conseil du Trésor. Dans le cadre de ces politiques, celui‑ci a émis une directive sur les comités de vérification, indiquant qu'ils doivent examiner, au moins chaque année, « les mesures établies par la direction pour se conformer aux valeurs de la fonction publique et les promouvoir et assurer le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes d'éthique »Note de bas de page 1. Compte tenu de l'importance qu'accorde le gouvernement fédéral aux valeurs et à l'éthique, l'examen des activités réalisées par le CNRC pour promouvoir le comportement éthique est des plus pertinents.

Objectifs, portée et méthode de l'examen

Le grand objectif de l'examen était d'examiner la conformité du cadre de gestion des valeurs et de l'éthique du CNRC aux contrôles de gestion fondamentaux établis en 2007 par le Bureau du contrôleur général (BCG) pour favoriser les valeurs de la fonction publique. On n'a pas collecté, dans le cadre de l'examen, suffisamment de preuves pertinentes pour donner le degré de certitude élevé requis dans le cadre d'une mission de certification. L'objectif n'était pas d'émettre une opinion du vérificateur ni un énoncé d'assurance, mais d'examiner les politiques et les pratiques du CNRC liées aux valeurs et à l'éthique. À cette fin, on a entrepris notamment les tâches suivantes : tenir des entrevues avec les gestionnaires et les employés des programmes; examiner les documents clés; repérer certains domaines à risque élevé grâce aux entrevues et à l'examen des documents; et déterminer la conformité d'un échantillon discrétionnaire de dossiers aux contrôles de gestion fondamentaux du BCG et aux politiques du CNRC concernant les valeurs et l'éthique.

Observations et recommandations

Les observations formulées à la suite de l'examen indiquent que dans l'ensemble, le cadre de gestion des valeurs et de l'éthique du CNRC est conforme aux contrôles de gestion fondamentaux du BCG qui visent à favoriser les valeurs de la fonction publique, notamment par les moyens suivants :

  • la formulation et la communication régulière des cinq valeurs fondamentales du CNRC, qui s'inspirent en grande partie des quatre valeurs de la fonction publique qui ont été adaptées au mandat et aux activités du CNRC, mettant l'accent, par exemple, sur le service aux intervenants;
  • la mise en place d'un code de conduite documenté et de mécanismes permettant aux employés de déclarer anonymement les actes répréhensibles, ainsi que d'une politique claire sur les conflits d'intérêts;
  • la diffusion aux employés et à d'autres personnes qui ne travaillent pas au CNRC de renseignements sur les politiques et les pratiques en matière de valeurs et d'éthique à l'aide du réseau intranet et du site Web externe du CNRC;
  • la distribution aux employés d'une trousse d'information et d'orientation qui contient de la documentation sur les valeurs et l'éthique et l'offre, à tous les gestionnaires, de séances d'information sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles(LPFDAR);
  • la documentation des mesures prises au besoin par la direction.

Cependant, voici des possibilités d'amélioration qui ont été discutées avec la direction :

  • la coordination, à l'échelle de l'organisation, de toutes les politiques du CNRC sur les valeurs et l'éthique, afin d'assurer la mise en œuvre cohérente du cadre de gestion des valeurs et de l'éthique du CNRC dans l'ensemble de l'organisation;
  • la mise à jour et la vaste diffusion du code de conduite du CNRC destiné aux employés;
  • la mise en place d'un protocole complet pour la production d'un rapport qui permettra à la haute direction et au Comité de vérification d'examiner les dispositions prises pour démontrer et promouvoir les valeurs de la fonction publique et assurer le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique;
  • l'évaluation de l'efficacité des moyens de communication avec les employés et d'autres politiques et procédures liées aux valeurs et à l'éthique;
  • la signature, par tous les nouveaux employés, d'une déclaration sur les conflits d'intérêts, conformément aux exigences de la politique du CNRC;

L'examen du fonctionnement du Bureau de la secrétaire générale, afin de vérifier s'il a l'indépendance requise pour assurer une surveillance impartiale.

Recommandations

1. Assurer la coordination centrale des politiques du CNRC sur les valeurs et l'éthique, afin de démontrer qu'elles sont mises en œuvre dans l'ensemble de l'organisation, du sommet à la base. Même si divers secteurs opérationnels sont parfois mieux placés pour élaborer et mettre en œuvre certaines politiques et procédures, il est recommandé de coordonner toutes les politiques à l'échelle organisationnelle afin d'en assurer la cohérence.

Réponse de la direction du CNRC

D'accord. Le Bureau de la secrétaire générale du CNRC s'est employé à mettre en place un cadre entièrement coordonné et intégré pour les valeurs et l'éthique au CNRC en commençant par mettre en œuvre un processus planifié de renouvellement et d'harmonisation des politiques dans son secteur de responsabilité (Politique sur les conflits d'intérêts (2007), politique du CNRC pour la recherche sur des sujets humains et processus du CNRC pour la LPFDAR (2008), et politique sur l'intégrité de la recherche du CNRC (prévue pour l'automne 2009). Il consultera les directions centrales et d'autres intervenants du CNRC pour élargir cette initiative tout en sachant, comme il a été souligné, que d'autres services opérationnels sont parfois mieux placés pour exercer un leadership dans certains domaines. Cette démarche sera terminée en décembre 2009.

2. Conformément à la LPFDAR, quand le Conseil du Trésor du Canada et l'Agence de la fonction publique du Canada auront mis à jour le code de conduite de la fonction publique, mettre à jour le code de conduite du CNRC et le diffuser aux employés. Ensuite, tous les instituts, directions et programmes (IDP) devront examiner leur code de conduite pour en assurer la conformité avec le code de conduite à jour du CNRC, qui fait autorité.

Réponse de la direction du CNRC

D'accord. Le Bureau de la secrétaire générale du CNRC sera le point de liaison aux fins de la consultation des organismes centraux au sujet de l'élaboration du nouveau code de conduite de la fonction publique et travaillera avec la Direction des ressources humaines du CNRC et d'autres services du CNRC en vue d'adapter le code organisationnel modèle au nouveau code de conduite du CNRC. Cependant, compte tenu des échéances prévues pour l'élaboration du code de la fonction publique, cette démarche ne sera terminée qu'en avril 2011.

3. Demander au Bureau de la secrétaire générale d'évaluer l'efficacité des mécanismes utilisés par les employés du CNRC pour déclarer d'éventuels actes répréhensibles et d'autres aspects des politiques et des procédures liées aux valeurs et à l'éthique.

Réponse de la direction du CNRC

D'accord. C'est pourquoi le CNRC réaménagera le site Web interne du Bureau de la secrétaire générale cette année, de façon à y offrir davantage de séances d'information sur les valeurs et l'éthique, ainsi que de nouvelles contributions aux programmes de formation et de perfectionnement destinés aux gestionnaires et aux employés du CNRC. Ces ajouts seront faits d'ici avril 2010.

En collaboration avec la Direction des ressources humaines, le Bureau de la secrétaire générale s'emploiera, cette année, à élaborer et à présenter des mesures d'efficacité, qui seront pleinement mises en œuvre d'ici avril 2010.

4. Demander au Bureau de la secrétaire générale d'élaborer des mesures pour les valeurs et l'éthique, de faire le suivi des résultats de ces mesures et de coordonner les mesures établies par d'autres organisations du CNRC (p. ex. la Direction des ressources humaines et la Direction des finances). Il faut présenter, au moins une fois par année, un rapport sur les mesures et les renseignements connexes sur les valeurs et l'éthique à la haute direction et au Comité de vérification.

Réponse de la direction du CNRC

D'accord. D'ici juin 2010, le Bureau de la secrétaire générale remettra au CHD et au Comité de vérification du CNRC un rapport annuel sur ses activités qui sera basé sur des mesures et consultera d'autres directions centrales pour trouver des données et renseignements pertinents à ajouter à ce rapport.

5. Demander au Bureau de la secrétaire générale d'évaluer la pertinence de l'exigence de la Politique sur les conflits d'intérêts du CNRC voulant que tous les nouveaux employés signent une déclaration de conflits d'intérêts. Si le Bureau de la secrétaire générale détermine que cette exigence est toujours pertinente, il doit faire en sorte d'intégrer une déclaration de conflits d'intérêts au dossier de tous les employés, notamment les travailleurs invités.

Réponse de la direction du CNRC

D'accord. Le Bureau de la secrétaire générale reverra, à l'automne 2009, la politique et les pratiques du CNRC en cette matière en vue de régler cette question. Ces travaux seront terminés d'ici décembre 2009.

Jayne Hinchliff-Milne, CMA, dirigeante principale de la vérification

Membres de l'équipe de vérification du CNRCNote de bas de page 2
Mark Shwed, CIA

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

La Directive sur les comités ministériels de vérification a été modifiée après que cet examen eu été complété de la façon suivante : «L'administrateur général doit donc veiller à ce que chacun des grands secteurs suivants soit examiné en tenant dûment compte des risques et selon un cycle approprié : valeurs et éthique…» Ce changement n'a aucun impact sur les observations de ce rapport.

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Note de bas de page 2

Une équipe de vérificateurs expérimentés a été engagée à contrat pour aider l'équipe de vérification du CNRC à réaliser l'examen.

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Date de modification :