ARCHIVÉ - Vérification des frais de voyage pour l'exercice 2007-2008

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ARCHIVÉ - Vérification des frais de voyage pour l'exercice 2007-2008 (PDF 246 Ko)

1.0 Résumé

Contexte

Le présent rapport présente les constatations tirées de la vérification de conformité annuelle des transactions liées aux frais de voyage pour l'exercice 2007-2008 du Conseil national de recherches du Canada (CNRC). La décision de mener cette vérification a été approuvée par le président le 27 juin 2007, sur la recommandation du Comité de la vérification, de l'évaluation et de la gestion des risques, dans le cadre du plan de vérification interne axé sur les risques pour 2007-2008 à 2009-2010 du CNRC. En 2007-2008, les frais de voyage se sont chiffrés à 22,3 millions de dollars.

Objectif, portée et méthode de la vérification

La présente vérification a pour principal objectif de fournir l'assurance que le CNRC respecte les politiques et les directives sur les voyages du gouvernement du Canada et du CNRC. Un échantillon de cinq instituts, directions ou programmes (IDP) a été choisi aux fins de cette vérification. Chaque IDP retenu pour un sondage détaillé a été choisi à la lumière des analyses des risques et de contrôle effectuées à l'étape de la planification de la vérification et en vue d'assurer qu'aucun IDP du CNRC ne soit vérifié plus souvent que les autres ou, inversement, qu'on fasse abstraction des entités de petite taille durant le cycle de vérification quinquennal du CNRC et que tous les secteurs du CNRC soient vérifiés. Dix transactions de voyage, dont neuf demandes de remboursement de frais de voyage et une réclamation des dépenses de réinstallation d'un employé, ont été prélevées au hasard dans chaque IDP, puis vérifiées en vue d'établir leur conformité, pour constituer un échantillon total de 50 transactions liées à des frais de voyage.

La vérification a été menée en appliquant une série de critères de vérification détaillée tenant compte de l'objectif de la vérification, en fonction desquels nous avons formulé des observations, des évaluations et des conclusions. Ces critères de vérification découlaient principalement de la Directive sur les voyages, de la Politique sur la réinstallation et de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor, ainsi quede la Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte (CNM) et de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Consulter l'annexe A pour connaître les critères applicables aux demandes de remboursement de frais de voyage et l'annexe B pour connaître ceux qui s'appliquent aux demandes de remboursement des dépenses associées à la réinstallation des employés.

Opinion du vérificateur et énoncé d'assurance

Sous réserve des restrictions des échantillons prélevés et des procédés de vérification appliqués, nous constatons que l'application des politiques et des directives sur les voyages du gouvernement du Canada et du CNRC est généralement adéquate en ce sens que la plupart des zones d'application ou des processus sont conformes à celles-ci, mais qu'il existe des possibilités d'amélioration. Les secteurs à améliorer comprennent l'autorisation préalable des frais de voyage en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, l'assurance que les frais de voyage autorisés des non-employés sont appropriés ainsi que l'élargissement des méthodes de surveillance en place afin de réduire les secteurs de non-conformité à l'avenir. Nous avons aussi remarqué une amélioration considérable des processus de vérification et d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP par rapport à la vérification des demandes de remboursement des frais de voyage pour 2006-2007, effectuée l'année dernière.

D'après mon jugement professionnel en tant que dirigeante de la vérification, nous avons appliqué des procédés de vérification suffisants et adéquats et recueilli des éléments de preuve à l'appui de l'exactitude des conclusions formulées dans le présent rapport. Nous avons fondé nos conclusions sur une comparaison des situations telles qu'elles existaient au moment de la vérification, en fonction des critères de vérification. Les éléments de preuve ont été recueillis conformément à la politique, aux directives et aux normes du Conseil du Trésor sur la vérification interne, et les procédés appliqués respectent les normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes.

Conclusions et recommandations

Sous réserve des restrictions des échantillons prélevés et des procédés de vérification appliqués, nous constatons que l'application des politiques et des directives sur les voyages du gouvernement du Canada et du CNRC est généralement adéquate en ce sens que la plupart des zones d'application ou des processus sont conformes à celles-ci, mais qu'il existe des possibilités d'améliorationNotes de bas de page 1. Les secteurs à améliorer comprennent l'autorisation préalable des frais de voyage en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'assurance que les frais de voyage autorisés des non-employés sont appropriés. Comme il a été recommandé dans la vérification des transactions liées à des frais de voyage pour 2006-2007 effectuée l'année dernière, la Direction des finances devrait examiner la possibilité d'élargir ses procédures d'examen de la qualité de manière à intégrer l'échantillon de transactions liées à des frais de voyage dont le montant est inférieur au seuil actuel de 2 000 $. À notre avis, cela réduirait les secteurs de non-conformité à l'avenir.

Nous avons aussi remarqué une amélioration considérable des processus de vérification et d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP par rapport à la vérification des demandes de remboursement des frais de voyage pour 2006-2007, effectuée l'année dernière. Il convient également de noter le taux de conformité élevé constaté en ce qui a trait aux dépenses de réinstallation des employés – un taux de conformité de 100 p. 100 quant à chacun des quatre critères de vérification examinés. Cependant, notre échantillon constitué d'uniquement cinq rapports de dépenses de réinstallation des employés est trop petit pour en tirer des conclusions, sinon qu'il présente un faible risque lié à la vérification.

Recommendation

  1. Dans le cadre des communications et des activités de formation permanentes qu'elle fournit aux instituts, aux directions et aux programmes, la Direction des finances devrait renforcer l'exigence selon laquelle l'autorisation d'engagement des fonds prévue à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques doit être obtenue avant d'entreprendre un voyage.

Consulter l'Annexe D pour connaître le plan d'action de gestion détaillé qui donnera suite à cette recommandation.


Jayne Hinchliff-Milne, CMA, dirigeante de la vérification

Membres de l'équipe de vérification du CNRCNotes de bas de page 2:
Irina Nikolova, F.C.C.A., CIA, CISA

2.0 Introduction

2.1 Contexte

La décision de mener annuellement des vérifications de conformité des frais de voyage a été approuvée par le président le 27 juin 2007, sur la recommandation du Comité de la vérification, de l'évaluation et de la gestion des risques, dans le cadre du plan de vérification interne axé sur les risques pour 2007-2008 à 2009-2010 du CNRC.

Les frais de voyage, y compris les dépenses de réinstallation des employés, sont régis par des politiques et des directives précises du Conseil du Trésor. À l'instar des autres ministères, le CNRC possède des politiques et des directives sur les voyages et la réinstallation des employés que doit suivre son personnel. En effet, tout ministère fédéral a le pouvoir d'établir ses propres politiques et lignes directrices, pourvu que celles-ci respectent les politiques et lignes directrices établies par le gouvernement. Autrement dit, les ministères peuvent définir des politiques qui sont plus restrictives que celles du gouvernement, mais pas l'opposé. Les principaux documents régissant les politiques sur les voyages et la réinstallation des employés du CNRC découlent principalement de la Directive sur les voyages, de la Politique sur la réinstallation et de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor, ainsi que de la Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte (CNM)et de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Le statut d'établissement public du CNRC n'entraîne aucune disposition spéciale sur les voyages.

Les dispositions de la Directive sur les voyages prévoient le remboursement des dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé; elles font en sorte que les fonctionnaires n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Les Autorisations spéciales de voyager et les Politiques et lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres du Conseil du Trésor contiennent aussi des instructions sur les frais de voyage. La Directive sur la réinstallation intégrée du CNM appuie la politique du gouvernement selon laquelle la réinstallation de l'employé doit être effectuée de la façon la plus efficace possible pour l'employé, en veillant à ce que le coût soit le plus raisonnable possible pour l'État et à ce que le processus engendre le moins possible de conséquences négatives sur l'employé, sa famille et les activités du ministère. De plus, avec l'introduction du principe de « guichet unique » de services dispensés par un fournisseur externe, cette directive permet également à l'employé de profiter de l'aide d'experts-conseils en réinstallation pour chacune des étapes de son déménagement, tout en lui permettant de décider en fin de compte de suivre ou non les conseils professionnels reçus.

Cadre de contrôle de la gestion à l'égard des voyages du CNRC

Au CNRC, les frais de voyage sont régis par la Directive sur les voyages du CNRC, fondée sur la Directive sur les voyages et sur les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor. La directive du CNRC s'applique aux employés du CNRC ainsi qu'aux non-employés qui sont en voyage officiel pour le compte de l'organisme, y compris aux frais associés aux activités de formation et aux voyages engagés durant la réinstallation. Ses dispositions font partie intégrante des conventions collectives du CNRC. La Directive sur les voyages du CNRC et les outils qui y sont associés, par exemple un service de voyage exclusif sur place, des cartes de voyage, des répertoires d'hébergement et de location de voitures ainsi que la coordination centralisée des services liés aux passeports, sont conçus en vue de faciliter les voyages d'affaires au plus bas coût possible, afin qu'ils soient pratiques et économiques. En 2007-2008, le CNRC a engagé 22,3 millions de dollars en frais de voyage. La pièce 1 ci-dessous présente une ventilation de ces frais, tels qu'ils sont consignés dans les comptes du grand livre général (GLG) du CNRC.

La Directive sur les voyages du CNRC exige que tous les déplacements soient autorisés préalablement par la personne compétente investie du pouvoir de signature, à l'aide du formulaire normalisé Autorisation de voyager et avance (AVA). Lorsqu'un fonctionnaire voyage continuellement pour affaire, l'autorisation peut lui être accordée au moyen d'une autorisation permanente de voyager (APV). Les numéros d'autorisation de voyager (NAV) sont attribués par le Bureau de voyage centralisé du CNRC ou par le coordonnateur des voyages autorisé de chaque IDP. Un total de 8 241 NAV a été attribué en 2007-2008 (une augmentation par rapport aux 7 457 NAV attribués en 2006-2007). De plus, 2 625 APV ont été attribuées en 2007-2008 à des employés qui voyagent souvent (une augmentation par rapport aux 2 385 APV attribuées en 2006-2007) (lorsqu'une AVA n'est pas nécessaire pour chaque voyage).

Pièce 1
Frais de voyage du CNRC en 2007-2008
N° compte (GLG)DescriptionAmount
50171 Déplacement du personnel 11 675 086 $
50172 Déplacement de non-employés 2 057 385 $
50173 Déplacement du personnel – conférences et formation 4 961 723 $
50174 Déplacement de non-employés – conférences et formation 538 368 $
50442 Autre formation, y compris les séminaires 678 222 $
50467 Frais d'inscription 1 635 256 $
50468 Services bancaires 12 545 $
50191 Réinstallation au Canada 661 941 $
50194 Réinstallation à l'intérieur et à l'extérieur du Canada 89 035 $
50198 Service central de déménagement – TPSGC 0 $Notes de bas de page 3
Total 22 309 561 $

La Directive sur les voyages du CNRC exige des employés qui voyagent en service commandé qu'ils recourent à un fournisseur de services de voyage autorisé par l'organisme. Le fournisseur autorisé de billets d'avion et de train du CNRC est American Express (AMEX), et plus particulièrement le bureau d'AMEX réservé au CNRC qui est situé sur place, à Ottawa. Afin d'alléger le fardeau financier associé aux voyages, une carte AMEX est remise gratuitement aux employés qui voyagent par affaire pour le compte du CNRC au moins une fois par année. Le contrat de carte de crédit AMEX que signe chaque employé qui reçoit une carte prévoit une période de remboursement sans intérêt de quarante-cinq jours suivant la date du relevé. Cette période permet à l'employé de terminer le voyage, de présenter une demande de remboursement de frais de voyage, de recevoir le remboursement de ces frais et de payer les frais de voyage engagés avec la carte AMEX. La carte procure aussi une assurance-collision et une assurance contre le cambriolage à l'hôtel.

La Directive sur les voyages du CNRC exige des employés qu'ils utilisent leur carte AMEX pour obtenir une avance de voyage s'ils doivent payer de menues dépenses qui ne peuvent être réglées avec une carte de crédit, et qu'ils limitent le plus possible les avances de voyage provenant d'une source autre que la carte AMEX, compte tenu des frais administratifs élevés et des droits d'utilisation. Toutefois, tel que l'autorise la politique du Conseil du Trésor, ces avances ne sont pas refusées aux voyageurs qui en font la demande. En 2007-2008, le CNRC a consenti pour près de 211 000 $ en avances de voyage, une diminution par rapport au montant de 280 000 $ versé en 2006-2007.

Le CNRC a mis au point divers formulaires électroniques comportant des contrôles automatiques pour l'inscription et la présentation des frais de voyage, mais leur utilisation n'est pas obligatoire. Nous avons remarqué que trois des cinq IDP retenus aux fins de la vérification (deux des cinq IDP dans la vérification de l'année dernière) se servent parfois de formulaires manuels qui ne comportent pas de contrôles automatiques, ce qui accroît les risques d'erreurs. Toutefois, notre examen a démontré que le taux d'erreurs décelées dans ces IDP était égal à celui des autres IDP de notre échantillon.

Le remboursement des dépenses de réinstallation des employés du CNRC dans d'autres villes est régi par la Directive sur la réinstallation du CNRC, elle-même basée sur la Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte (CNM) du Conseil du Trésor. La directive s'applique à tous les employés du gouvernement et aux nouveaux employésNotes de bas de page 4. Ses dispositions font partie intégrante des conventions collectives des parties concernées du CNRC et s'appliquent aussi aux employés qui ne sont pas couverts par ces conventions, tel que le prévoit la directive. Son approche personnelle du processus de réinstallation permet de répondre aux besoins particuliers des employés et de définir comment ils correspondent aux paramètres précis énoncés dans la directive. Elle autorise le remboursement direct des dépenses que l'employé ne peut choisir et lui donne la latitude nécessaire pour choisir les dépenses qui sont admissibles en fonction de sa propre situation. Tel que l'indique la pièce 1, les dépenses de réinstallation des employés du CNRC pour 2007-2008 se sont élevées à 750 976 $.

Le processus de réinstallation des employés est géré par le Bureau de voyage du CNRC, conjointement avec le fournisseur de services mandaté par Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour assister les employés en les aidant à résoudre les questions liées à la planification de la réinstallation, à la mise en marché et aux services de soutien à destination. Le formulaire Autorisation préalable de réinstallation et d'avis d'engagement du CNRC est utilisé pour obtenir une estimation des coûts de réinstallation d'un employé et confirmer son admissibilité au remboursement des dépenses autorisées. Ce formulaire est approuvé par l'autorité compétente de l'IDP au titre de l'article 32 de la LGFP et transmis avec la lettre d'offre d'emploi au Bureau de voyage du CNRC. Lorsque les autorisations pertinentes ont été données, le fournisseur de services de réinstallation retenu par TPSGC et le Service central de déménagement amorcent le processus de réinstallation. Les avances de fonds que le CNRC verse à TPSGC sont remises au fournisseur de services de réinstallation afin de couvrir les coûts estimés de la réinstallation. Les coûts actuels engagés et payés sont saisis sous forme de tableau dans le système du fournisseur de services de réinstallation et l'accès en ligne est donné au Bureau de voyage du CNRC. Une fois le processus de réinstallation terminé, le fournisseur de services effectue un rapprochement de comptes, puis remet au CNRC les fonds excédentaires ou lui demande un paiement final lorsque le montant des réclamations excède celui des estimations.

2.2 Au sujet de la vérification

Objectif

La présente vérification a pour principal objectif de fournir l'assurance que le CNRC respecte les politiques et les directives du gouvernement du Canada et du CNRC sur les voyages et la réinstallation des employés, de formuler des observations sur la mesure dans laquelle les directives et les politiques sur les voyages et la réinstallation des employés du CNRC correspondent aux exigences du Conseil du Trésor et sur la pertinence du cadre de contrôle de la gestion à l'égard des voyages établi par le CNRC.

Portée

Compte tenu de la disponibilité actuelle des ressources affectées à la vérification et du fait que de telles vérifications sont entreprises chaque année, il a été établi qu'une vérification par sondages annuelle de cinquante transactions liées à des frais de voyage dans cinq IDP constituerait une étendue adéquate de vérification sur une période de cinq ans. Il a été déterminé que l'échantillon de dix transactions par IDP retenu serait suffisamment solide pour permettre d'établir s'il existe des problèmes systémiques de conformité au sein de l'IDP ou du CNRC. Les dépenses payées au moyen de cartes de voyage AMEX du CNRC attribuées à des employés ainsi que les droits d'inscription à des séminaires et à des conférences ne sont pas vérifiés séparément; ils sont plutôt vérifiés dans le cadre de la vérification des demandes de remboursement des frais de voyage présentées par les employés.

Compte tenu de cette approche, l'échantillon de transactions jugées admissibles aux fins de vérification représentait 17 p. 100 du montant total des dépenses liées aux voyages pour 2007-2008 (21 p. 100 en 2006-2007), soit 3,8 millions de dollars (3,7 millions de dollars en 2006-2007).

Approche et méthodologie

Chaque IDP retenu pour un sondage détaillé a été choisi à la lumière des analyses des risques et de contrôle effectuées à l'étape de la planification de la vérification et en vue d'assurer qu'aucun IDP du CNRC ne soit vérifié plus souvent que les autres ou, inversement, qu'on fasse abstraction des entités de petite taille durant le cycle de vérification quinquennal du CNRC. Après le choix aléatoire de cinq des huit secteurs du CNRC (soit les bureaux de la haute direction, y compris le Conseil, Sciences de la vie, Sciences physiques, Génie, Soutien technologique et industriel, Services corporatifs, Finances et Ressources humaines), des IDP ont été choisis au hasard, à raison d'un par secteur, après avoir exclu ceux qui avaient fait récemment l'objet d'activités de vérification et d'évaluation.

Des entrevues ont été réalisées avec des employés clés, notamment des gestionnaires et des employés de la Direction des finances, des IDP retenus pour la vérification ainsi que des administrateurs de comptes du fournisseur de services de réinstallation, afin d'examiner les processus, procédures et pratiques des programmes. Nous avons examiné des documents pertinents des programmes, y compris, mais sans s'y limiter, les politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor et du CNRC ainsi que les transactions versées aux dossiers papier et inscrites dans SIGMA – le système intégré de gestion de l'information du CNRC (basé sur SAP) qui sert à recueillir les données sur les finances, les ressources humaines, la liste de paye, les actifs et les biens immobiliers.

La vérification a été menée en appliquant une série de critères de vérification détaillée tenant compte de l'objectif de la vérification, en fonction desquels nous avons formulé des observations, des évaluations et des conclusions. Avant de mettre au point les critères de vérification, nous avons passé en revue plusieurs transactions relatives au remboursement de frais de voyage et aux rapports de dépenses de réinstallation des employés afin d'évaluer les secteurs présentant des risques plus élevés. Ces critères de vérification découlaient principalement de la Directive sur les voyages, de la Politique sur la réinstallation et de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Conseil du Trésor, ainsi que de la Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte (CNM)et de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Consulter l'annexe A pour connaître les critères applicables aux demandes de remboursement de frais de voyage et l'annexe B pour connaître ceux qui s'appliquent aux demandes de remboursement des dépenses associées à la réinstallation des employés.

3.0 Constatations

3.1 Objectif de vérification : établir si le CNRC respecte les politiques et les règlements sur les voyages du gouvernement du Canada et du CNRC

Conclusion générale

Sous réserve des restrictions des échantillons prélevés et des procédés de vérification appliqués, nous constatons que l'application des politiques et des directives sur les voyages du gouvernement du Canada et du CNRC est généralement adéquate en ce sens que la plupart des zones d'application ou des processus sont conformes à celles-ci, mais qu'il existe des possibilités d'améliorationNotes de bas de page 5. Les secteurs à améliorer comprennent l'autorisation préalable des frais de voyage en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'assurance que les frais de voyage autorisés des non-employés sont appropriés. Comme il a été recommandé dans la vérification des transactions liées à des frais de voyage pour 2006-2007, effectuée l'année dernière, la Direction des finances devrait examiner la possibilité d'élargir ses procédures d'examen de la qualité de manière à intégrer l'échantillon de transactions liées à des frais de voyage dont le montant est inférieur au seuil actuel de 2 000 $. À notre avis, cela réduirait les secteurs de non-conformité à l'avenir.

Nous avons aussi remarqué une amélioration considérable des processus de vérification et d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP par rapport à la vérification des demandes de remboursement des frais de voyage pour 2006-2007, effectuée l'année dernière. Il convient également de noter le taux de conformité élevé constaté en ce qui a trait aux dépenses de réinstallation des employés – un taux de conformité de 100 p. 100 quant à chacun des quatre critères de vérification examinés. Cependant, notre échantillon constitué d'uniquement cinq rapports de dépenses de réinstallation des employés est trop petit pour en tirer des conclusions, sinon qu'il présente un faible risque lié à la vérification.

Les constatations détaillées tirées de la vérification de l'échantillon complet de transactions liées à des demandes de remboursement de frais de voyage, par critère, sont présentées à l'annexe A, et les constatations se rapportant aux dépenses de réinstallation des employés sont présentées à l'annexe B.

Constatations

Au chapitre des demandes de remboursement des frais de voyage, l'équipe de vérification a constaté certains points forts en matière de respect des politiques et des directives sur les voyages du gouvernement et du CNRC. Comme pour l'an dernier, nous avons remarqué des taux de conformité très élevés concernant les éléments suivants :

  • Les préparatifs de voyage ont été faits par le Bureau de voyage du CNRC (32 des 32 demandes de remboursement de frais de voyage; 100 p. 100);
  • Les frais de location de voitures respectaient les politiques et directives du Conseil du Trésor et du CNRC (9 des 9 demandes de remboursement de frais de voyage;100 p. 100);
  • Les frais de repas réclamés respectaient les taux du Conseil du Trésor (42 des 44 demandes de remboursement de frais de voyage; 95 p. 100);
  • Les faux frais réclamés respectaient les taux du Conseil du Trésor (43 des 43 demandes de remboursement de frais de voyage; 100 p. 100);
  • Le détenteur du pouvoir délégué compétent a exécuté la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP et l'attestation a été donnée par un supérieur et non un subalterne ou un collègue (50 des 50 demandes de remboursement de frais de voyage; 100 p. 100).

Au chapitre des dépenses de réinstallation des employés, l'équipe de vérification a constaté un taux de conformité de 100 p. 100 quant à chacun des critères de vérification détaillée appliqués aux cinq demandes de remboursement des dépenses de réinstallation des employés examinées :

  • Les dépenses de réinstallation ont été engagées uniquement pour des employés admissibles à une indemnité de changement de résidence (cinq employés sur cinq; 100 p. 100);
  • L'utilisation qu'ont faite les employés du fournisseur de services de réinstallation retenu par TPSGC et du Service central de déménagement respectait la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM (cinq employés sur cinq; 100 p. 100);
  • Les frais de voyage particuliers engagés par un employé pendant le processus de réinstallation (commission de vente de la résidence, frais juridiques, frais de déménagement, indemnités de repas des conjoints) respectaient les politiques et les directives du Conseil du Trésor et du CNRC sur la réinstallation des employés (cinq employés sur cinq; 100 p. 100);
  • L'autorisation d'engagement des fonds prévue à l'article 32 de la LGFP était correctement donnée, ce qui a permis de faire le suivi des coûts de réinstallation de l'employé (cinq employés sur cinq; 100 p. 100).

Approbations pertinentes prévues aux articles 32 et 34 de la LGFP

Les articles 32, 34 et 33 de la LGFP renferment des dispositions relatives aux approbations qui constituent les principaux mécanismes de contrôle (autorisation, vérification et paiement) des transactions liées aux frais de voyage. Ces trois articles exigent ce qui suit :

  • que les fonds nécessaires soient disponibles et engagés avant le début du voyage (article 32);
  • que la vérification des services rendus et des dépenses engagées en ce qui a trait aux voyages confirme qu'ils sont appropriés et que la personne qui possède les pouvoirs délégués de signer des documents financiers atteste, par sa signature, que la vérification a été effectuée (article 34);
  • qu'aucun paiement ne soit fait à moins qu'une demande ait été correctement présentée et attestée (article 33).

Conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et à la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM, nous nous attendions à constater que le CNRC avait délégué le pouvoir de dépenser aux gestionnaires des centres de responsabilité en fonction de leurs responsabilités budgétaires (c.-à-d. aux véritables détenteurs des budgets), de manière à ce qu'ils aient un pouvoir suffisant et la responsabilité entière de leurs décisions.

Dans tous les cas, nous avons trouvé que l'autorisation prévue à l'article 32 de la LGFP avait été donnée par l'autorité compétente en ce qui concerne le formulaire Autorisation de voyager et avance (AVA) relatif aux déplacements du personnel, le formulaire Autorisation préalable de réinstallation et d'avis d'engagement relatif aux dépenses de réinstallation et les lettres d'entente relatives aux déplacements des non-employés. Cependant, pour cinq des cinquante cas (10 p. 100), soit que les lettres d'entente concernant les déplacements des non-employés n'avaient pas été signées à l'avance (trois des cinq IDP retenus), soit que l'autorisation des dépenses de réinstallation de l'employé n'avait pas été obtenue au préalable (un cas). Les non-employés sont des personnes qui ne travaillent pas pour le CNRC et peuvent comprendre, entre autres, des scientifiques invités, des conférenciers ou des personnes qui participent à des discussions d'intérêt commun ainsi que des membres de comités consultatifs du CNRC. Les frais de voyage de non-employés peuvent être remboursés lorsque ces derniers exécutent, pour le CNRC ou pour le compte de l'organisme, des services autorisés convenus par écrit dans un échange de lettres précisant clairement les frais de voyage admissibles, y compris les allocations et les taux.

Comme les frais de voyage des non-employés sont estimés à 2,1 millions de dollars en 2007-2008 et qu'ils représentent près de 3 000 demandes de remboursement de frais de voyage, nous estimons qu'il faudrait porter davantage d'attention aux principaux contrôles de gestion, en particulier parce que de telles constatations quant aux frais de voyage des non-employés ont été faites dans le cadre de la vérification de 2006-2007. Nous avions alors constaté que certaines lettres dataient de plus de dix ans et recommandé qu'une lettre d'entente en vigueur, précisant les modalités applicables aux voyages, se trouve au dossier de tous les non-employés. Plutôt que d'utiliser des lettres d'entente qui peuvent rapidement être périmées, on pourrait envisager la possibilité de concevoir un formulaire normalisé relatif aux frais de voyage des non-employés qui comporte un bloc-signature où le détenteur de budget actuel donne l'attestation prévue à l'article 32 de la LGFP et un autre où la personne qui voyage indique qu'elle accepte les modalités applicables aux voyages.

Nous avons aussi constaté, pour deux des cinq IDP retenus, que trois des seize demandes de remboursement (19 p. 100) relatives à un déplacement vers une conférence ou à l'extérieur de l'Amérique du Nord n'étaient pas appuyées par une demande d'autorisation signée, comme l'exigent les directives du CNRC. Un taux de non-conformité identique a été constaté lors de la vérification des demandes de remboursement de frais de voyage de 2006-2007, effectuée l'année dernière. Nous avons été informés que les formulaires requis ne pouvaient être trouvés ou qu'ils avaient été détruits par erreur. Au moment de la vérification, les procédures sur les voyages du CNRC affichées dans le site Web de la Direction des finances spécifiaient que le voyageur qui assiste à une conférence ou voyage à l'extérieur du Canada et de la Partie continentale des États-Unis doit remplir le formulaire Demande d'autorisation – Conférence et voyage à l'étranger et le faire autoriser préalablement par l'autorité compétente. Et cela, en plus du formulaire Autorisation de voyager et avance qui devait aussi être autorisé. Comme nous l'avons mentionné précédemment, tous les formulaires AVA avaient été approuvés par l'autorité compétente; les formulaires qui n'avaient pas été approuvés avant le voyage ne portaient pas sur des frais de voyage associés à une conférence. Dans le cadre de son examen des politiques régissant les conférences, la Direction des finances du CNRC a récemment annulé l'exigence selon laquelle une demande d'autorisation doit être présentée en plus du formulaire Autorisation de voyager et avance.

Recommandation n° 1 :

Dans le cadre des communications et des activités de formation permanentes qu'elle fournit aux instituts, aux directions et aux programmes, la Direction des finances devrait renforcer l'exigence selon laquelle l'autorisation d'engagement des fonds prévue à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques doit être obtenue avant d'entreprendre un voyage.

Réponse de la direction du CNRC :

La Direction des finances examinera la faisabilité et l'aspect pratique de la conception d'un formulaire normalisé relatif aux frais de voyage des non-employés comportant un bloc-signature où l'actuel détenteur de budget donne l'attestation prévue à l'article 32 de la LGFP et un autre où la personne qui voyage indique qu'elle accepte les modalités applicables aux voyages.

La Direction des finances élargira ses procédures de surveillance et de vérification.

  • La stratégie de vérification des demandes de remboursement de frais de voyage sera examinée, y compris les procédures de vérification des demandes de remboursement dont le montant est inférieur à 2 000 $.
  • La Direction des finances procédera à une vérification ponctuelle des factures finales de réinstallation.

Comme nous l'avons mentionné précédemment dans ce rapport, nous avons constaté que le détenteur du pouvoir délégué compétent a exécuté la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP et donné une attestation dans 50 des 50 demandes de remboursement de frais de voyage et rapports de dépenses de réinstallation des employés examinés (100 p. 100), une amélioration considérable par rapport aux résultats obtenus l'an dernier. Au chapitre des dossiers de réinstallation des employés, nous n'avons cependant constaté aucune preuve que les rapprochements finaux présentés par le fournisseur de services de réinstallation retenu par TPSGC avaient été examinés ou rapprochés de manière à garantir que les fonds excédentaires versés à l'avance avaient tous été remis au CNRC ni que les factures additionnelles présentées aux fins de paiement étaient appropriées. Les reçus des employés sont simplement classés dans les dossiers du personnel que détient la Direction générale des ressources humaines. Ce contrôle clé devrait faire l'objet d'activités de contrôle permanent dans le cadre des procédures de vérification prévues à l'article 33 de la LGFP.

Dépenses admissibles

Notre examen des demandes de remboursement de frais de voyage a révélé que des dépenses n'avaient pas été inscrites avec exactitude – certaines personnes qui voyageaient ont reçu de l'argent de trop et un nombre plus grand a été insuffisamment remboursé. Par exemple : des taux de change incorrects ont servi à calculer le remboursement des frais d'hébergement et de repas (à l'exception d'une demande, la différence était dans tous les cas inférieure à un dollar, donc négligeable); l'assurance voitures de location; des cas où les personnes qui voyageaient n'ont pas obtenu le tarif du gouvernement pendant qu'elles séjournaient dans des hôtels inscrits dans le répertoire; de faux frais non réclamés; quelques cas d'indemnités de repas incorrectement réclamées se sont traduits par des remboursements insuffisants et excédentaires. Des mesures de recouvrement ont été prises dans les cas de remboursements excédentaires importants.

Toutes ces erreurs auraient pu être décelées et évitées par la mise en place de procédures d'examen de l'assurance de la qualité améliorées qui comprennent la vérification d'un échantillon des transactions dont le montant est inférieur au seuil actuel de 2 000 $. Présentement, les procédures de vérification en place ne s'appliquent qu'à l'ensemble des demandes de remboursement des frais de voyage supérieurs à 2 000 $; aucune ne s'applique aux demandes de remboursement des dépenses inférieures à ce montant. La Direction des finances nous a informés qu'elle va revoir cette norme lorsqu'elle aura entièrement établi une nouvelle unité de surveillance au sein de la direction. Cette unité devrait être pleinement opérationnelle d'ici le mois de mars 2009.

4.0 Conclusion

Sous réserve des restrictions des échantillons prélevés et des procédés de vérification appliqués, nous constatons que l'application des politiques et des directives sur les voyages du gouvernement du Canada et du CNRC est généralement adéquate en ce sens que la plupart des zones d'application ou des processus sont conformes à celles-ci, mais qu'il existe des possibilités d'améliorationNotes de bas de page 6. Les secteurs à améliorer comprennent l'autorisation préalable des frais de voyage en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'assurance que les frais de voyage autorisés des non-employés sont appropriés. Comme il a été recommandé dans la vérification des transactions liées à des frais de voyage pour 2006-2007, effectuée l'année dernière, la Direction des finances devrait examiner la possibilité d'élargir ses procédures d'examen de la qualité de manière à intégrer l'échantillon de transactions liées à des frais de voyage dont le montant est inférieur au seuil actuel de 2 000 $. À notre avis, cela réduirait les secteurs de non-conformité à l'avenir.

Nous avons aussi remarqué une amélioration considérable des processus de vérification et d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP par rapport à la vérification des demandes de remboursement des frais de voyage pour 2006-2007 effectuée l'année dernière. Il convient également de noter le taux de conformité élevé constaté en ce qui a trait aux dépenses de réinstallation des employés – un taux de conformité de 100 p. 100 quant à chacun des quatre critères de vérification examinés. Cependant, notre échantillon constitué d'uniquement cinq rapports de dépenses de réinstallation des employés est trop petit pour en tirer des conclusions, sinon qu'il présente un faible risque lié à la vérification.

Recommandation

  1. Dans le cadre des communications et des activités de formation permanentes qu'elle fournit aux instituts, aux directions et aux programmes, la Direction des finances devrait renforcer l'exigence selon laquelle l'autorisation d'engagement des fonds prévue à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques doit être obtenue avant d'entreprendre un voyage.

Consulter l'annexe D pour connaître le plan d'action de gestion détaillé qui donnera suite à cette recommandation.

Annexe A: Critères de vérification applicables aux voyages

Critère de vérification

Taux de conformité

2006-2007

Taux de conformité

2007-2008
1. L'attestation de conformité au titre de l'article 32 de la LGFP est donnée, c.-à-d. que les AVA ou les APV de tous les employés du CNRC et les lettres d'entente des non-employés qui ont voyagé sont signées. 89 %
(39/44)
90 %
(45/50)
2. Les autorisations de voyager à l'étranger ou pour assister à des conférences sont appuyées par le formulaire Demande d'autorisation – Conférence et voyage à l'étranger 76 %
(13/17)
81 %
(13/16)
3. Les préparatifs de voyage sont faits par l'intermédiaire du Bureau de voyage du CNRC. 100 %
(26/26)
100 %
(32/32)
4. L'hébergement est fourni par des hôtels inscrits auprès du gouvernement aux taux convenus, ou sur les lieux de la conférence (les exceptions et les pièces justificatives sont au dossier). 89 %
(24/27)
91 %
(32/35)
5. Le taux de change appliqué au calcul des montants payés en devises étrangères pour réclamer les frais de repas et les faux frais est correct. 39 %
(7/18)
75 %
(6/8)
6. Le taux de change appliqué au calcul des montants payés en devises étrangères pour réclamer les frais d'hébergement est correct. 57 %
(8/14)
83 %
(5/6)
7. Les dépenses de location de voitures respectent les politiques du Conseil du Trésor et du CNRC. 100 %
(7/7)
100 %
(9/9)
8. L'assurance-automobile facultative est refusée dans le cas de voitures louées à l'aide d'une carte de voyage du CNRC. 75 %
(3/4)
83 %
(5/6)
9. Les frais de repas réclamés sont conformes aux taux du Conseil du Trésor. (Remarque : les réclamations inférieures au montant maximum sont considérées conformes.) 95 %
(39/41)
95 %
(42/44)
10. Les faux frais réclamés sont conformes aux taux du Conseil du Trésor. (Remarque : les réclamations inférieures au montant maximum sont considérées conformes). 100 %
(36/36)
100 %
(43/43)
11. L'attestation et la vérification au titre de l'article 34 de la LGFP émanent d'un détenteur du pouvoir délégué pertinent, c.-à-d. d'un supérieur plutôt que d'un collègue ou d'un subalterne. 82 %
(41/50)
100 %
(50/50)

Annexe B: Critères de vérification applicables à la réinstallation

Critère de vérification

Taux de conformité

2007-2008
1. Les dépenses de réinstallation sont engagées uniquement pour des employés admissibles à une indemnité de changement de résidence. 100 %
(5/5)
2. L'utilisation faite du fournisseur de services de réinstallation retenu par TPSGC et du Service central de déménagement respecte la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM. 100 %
(5/5)
3. Les frais de voyage particuliers engagés par un employé pendant le processus de réinstallation (commission de vente de la résidence, frais juridiques, frais de déménagement, indemnités de repas des conjoints) respectent les politiques et les directives du Conseil du Trésor et du CNRC sur la réinstallation des employés. 100 %
(5/5)
4. L'autorisation d'engagement des fonds en vertu de l'article 32 de la LGFP est correctement inscrite dans le système financier afin de faire le suivi des coûts de réinstallation des employés. 100 %
(5/5)

Annexe C : Évaluations globales possibles

Attention de la direction requise : il existe des questions importantes qui méritent l'attention de la direction.

Améliorations nécessaires : certaines zones d'application ou certains processus sont conformes aux politiques et aux directives sur les voyages du gouvernement du Canada et du CNRC, mais il existe de nombreuses lacunes.

Adéquat : la plupart des zones d'application ou des processus sont conformes aux politiques et aux directives sur les voyages du gouvernement du Canada et du CNRC, mais il existe des possibilités d'amélioration.

Élevé : toutes les zones d'application ou tous les processus sont conformes aux politiques et aux directives sur les voyages du gouvernement du Canada et du CNRC. Aucun secteur d'amélioration n'a été relevé.

Annexe D : Plan d'action de la direction

RecommandationsPlan de mesures correctives de la directionDate prévue de mise en oeuvreResponsable du CNRC
1. Dans le cadre des communications et des activités de formation permanentes qu'elle fournit aux instituts, aux directions et aux programmes, la Direction des finances devrait renforcer l'exigence selon laquelle l'autorisation d'engagement des fonds prévue à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques doit être obtenue avant d'entreprendre un voyage.

La Direction des finances examinera la faisabilité et l'aspect pratique de la conception d'un formulaire normalisé relatif aux frais de voyage des non-employés comportant un bloc-signature où l'actuel détenteur de budget donne l'attestation prévue à l'article 32 de la LGFP et un autre où la personne qui voyage indique qu'elle accepte les modalités applicables aux voyages

31 décembre 2008 Chef de la direction financière

La Direction des finances élargira ses procédures de surveillance et de vérification. La stratégie de vérification des demandes de remboursement de frais de voyage sera examinée, y compris les procédures de vérification des demandes de remboursement dont le montant est inférieur à 2 000 $. La Direction des finances procédera à une vérification ponctuelle des factures finales de réinstallation.

31 mars 2009

Annexe E : Glossaire

Liste des abréviations

AMEX : American Express

AVA : Autorisation de voyager et avance

AVP : Autorisation permanente de voyage

CIA : Vérificateur interne certifié

CISA : Vérificateur des systèmes d'information agréé (Certified Information Systems Auditor)

CMA : Comptable en management accrédité

CNRC : Conseil national de recherches du Canada

DRI du CNM : Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte

F.C.C.A. : Fellow de l'Ordre des comptables agréés et comptable accrédité (Fellow Chartered and Certified Accountant)

GLG : Grand livre général

IDP : Institut, direction ou programme

LGFP : Loi sur la gestion des finances publiques

NAV : Numéro d'autorisation de voyager

Note de bas de page

Note de bas de page 1

Consulter l'annexe C pour voir la liste d'évaluations globales possibles.

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Note de bas de page 2

À l'équipe de vérification du CNRC s'est ajoutée une équipe de vérificateurs d'expérience, engagés pour aider à la vérification.

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Note de bas de page 3

Un solde de 0 $ au compte du Service central de déménagement – TPSGC indique que les frais de déménagement ont été inscrits avec toutes les autres dépenses de réinstallation sous les comptes de réinstallation 50191 et 50194.

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Note de bas de page 4

Les nouveaux employés sont des personnes recrutées à l'extérieur de la fonction publique qui sont affectées à un ministère ou à un organisme régi par la LGFP.

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Note de bas de page 5

Consulter l'annexe C pour voir la liste d'évaluations globales possibles.

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Note de bas de page 6

Consulter l'annexe C pour voir la liste d'évaluations globales possibles.

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