ARCHIVÉ - Vérification de conformité annuelle avec assurance limitée – Accueil et voyages 2006-07

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ARCHIVÉ - Vérification de conformité annuelle avec assurance limitée – Accueil et voyages 2006-07 (PDF, 399 Ko)

1.0 Sommaire

Contexte

Ce rapport présente les constatations issues des vérifications de conformité annuelles avec assurance limitée du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) pour l'accueil et pour les voyages. La décision de mener ces vérifications a été approuvée par le président le 25 septembre 2006, sur la recommandation du Comité de la vérification, de l'évaluation et de la gestion des risques, comme élément du plan de vérification interne fondé sur les risques pour 2006-2007 à 2008-2009 du CNRC. En 2006-2007, les dépenses d'accueil se sont chiffrées à 1,4 million de dollars (M$) et celles pour les voyages, à 24,1 M$.

Objectifs, portée et méthodologie de la vérification

Les deux vérifications avaient l'objectif commun de procurer une assurance limitée que le CNRC se conforme aux politiques et directives du gouvernement et aux siennes, sur l'accueil et sur les voyages . Pour chacune des deux vérifications un échantillon de cinq instituts, directions ou programmes (I/D/P) a été prélevé pour la vérification des transactions de voyages Les différents I/D/P retenus pour des tests détaillés ont été choisis à la lumière d'analyses des risques et de contrôle faites à l'étape de la planification de chaque vérification, mais aussi de façon à assurer qu'aucun ne soit vérifié plus souvent que les autres, qu'aucun ne soit laissé de côté, à cause de sa petite taille, durant tout le cycle de vérification quinquennal (2006-2007 à 2010-2011) du CNRC, et que tous les secteurs du CNRC soient vérifiés.

Pour chaque I/D/P, dix transactions d'accueil ont été sélectionnées au hasard et testées pour en établir la conformité, pour un échantillon total de 50 transactions. La même procédure a été suivie pour les voyages, produisant aussi un échantillon total de 50 transactions issues de cinq I/D/P.

La vérification a été menée à l'aide d'une série de critères détaillés tributaires de l'objectif, et nos observations, évaluations et conclusions reposent sur ceux-ci. Ces critères (voir les annexes A et B) découlent surtout de la Directive sur les voyages et de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor et de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Opinion du vérificateur et énoncé d'assurance

Sous réserve des restrictions des échantillons utilisés, nous avons trouvé que, en général, le CNRC se conforme aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada, ainsi qu'aux siennes sur l'accueil et les voyages . Cependant, des améliora­tions s'imposent en ce qui a trait aux approbations au titre des articles 32, 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques – surtout pour assurer une séparation appropriée des t\xC3\xA2ches .

En ma qualité de dirigeante de la vérification, des procédures de vérification appro­priées et suffisantes ont été suivies et assez d'éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude des conclusions tirées et ici présentées. Ces conclusions reposent sur une comparaison des situations telles qu'elles existaient alors aux critères de véri­fica­tion. Les éléments probants ont été recueillis conformément à la politique, aux directives et aux normes de vérification interne du Conseil du Trésor et les procédures utilisées respectent les normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes.

Conclusions et recommandations

Sous réserve des restrictions des échantillons utilisés, nous avons trouvé que, en général, le CNRC se conforme aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada, ainsi qu'aux siennes, sur l'accueil et sur les voyages . Cependant, des améliorations s'imposent en ce qui a trait aux principales mesures de contrôle gouvernementales de l'autorisation, de la vérification et du paiement des dépenses d'accueil et de voyage (articles 32, 34 et 33 de la LGFP), surtout pour assurer une séparation appropriée des tâches.

La plupart des dépenses d'accueil respectaient les limites et les exceptions ont été correctement autorisées. Il y a bien quelques questions sur la préautorisation de certaines activités qui auraient pu être connues à l'avance et sur des signatures portant réception de produits et de services avant qu'ils n'aient été reçus. La plupart des activités d'accueil étaient conformes aux politiques du CT et du CNRC, mais nous avons relevé, sur les 50 transactions, trois exceptions notables au titre de la reconnaissance d'employés.

Pour ce qui est des voyages, nous avons remarqué qu'un conflit d'intérêts survient quand un subordonné ou un collègue atteste, pour des dépenses de voyage, au titre de l'article 34 de la LGFP, même s'il possède les pouvoirs délégués nécessaires. Nous avons aussi constaté quelques trop-payés et moins-payés à des voyageurs; cela dit, ils se contrebalançaient généralement.

À notre avis, compte tenu des niveaux d'erreur constatés en ce qui a trait aux approbations au titre de l'article 34 de la LGFP (28 p. 100 et 18 p. 100 pour l'accueil et les voyages respectivement), les mesures de contrôle dont se sert le CNRC ne fonctionnent pas aussi bien qu'elles devraient.

Principales recommandations

  1. La Direction des finances devrait indiquer clairement qu'une autorisation de l'engagement au titre de l'article 32 de la LGFP est nécessaire pour toute activité d'accueil. Il faudrait étudier l'opportunité d'ajouter au formulaire en cause un bloc- signature où le gestionnaire du budget attesterait de la conformité à l'article 32.
  2. La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P qu'une lettre d'entente sur le remboursement des dépenses, en vigueur, doit se trouver dans le dossier de toute personne qui n'est pas un employé et qui voyage pour le compte du CNRC, à des fins de vérification; et qu'il faut obtenir et conserver dans le dossier une lettre d'autorisation pour tout voyage dont le but est une conférence ou encore se trouve à l'extérieur de l'Amérique du Nord, que le voyageur soit un employé ou non.
  3. La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P qu'il ne faut signer pour attester, au titre de l'article 34 de la LGFP, qu'après la réception des marchandises ou services de la fonction d'accueil.
  4. La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P que les demandes de remboursement de frais de voyage ne devraient être approuvées que par le supérieur du voyageur, et non par un subordonné ou un collègue même s'il possède des pouvoirs délégués au titre de l'article 34 de la LGFP. On devrait songer à énoncer cette exigence clairement dans une politique officielle du CNRC.
  5. La Direction des finances devrait documenter son évaluation des risques et sa stratégie de mise en oeuvre de processus d'examen de la qualité des dépenses d'accueil et de voyage, après la vérification. Elle devrait étudier l'opportunité d'amplifier ses procédures d'examen de la qualité afin d'inclure l'échantillonnage de transactions inférieures aux seuils actuels, 1 500 $ pour l'accueil et 2 000 $ pour les voyages.

Membre de l'équipe de vérification du CNRC Note de bas de page1 :
Irina Nikolova, F.C.C.A., CIA, CISA

2.0 Introduction

2.1 Contexte

La décision de mener annuellement des vérifications de conformité avec assurance limitée des fonctions d'accueil et de voyages a été approuvée par le président, sur la recommandation du Comité sur la vérification, l'évaluation et la gestion des risques, le 25 septembre 2006, dans le cadre du plan de v\xC3\xA9rification interne fondé sur les risques pour 2006-2007 à 2008-2009 du CNRC.

La Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor stipule que l es activités d'accueil doivent être organisées de façon économique, uniforme et appropriée, pour faciliter la conduite des affaires du gouvernement ou lorsque la courtoisie l'exige. De plus, nous avons tenu compte de la Politique de reconnaissance et de Services de qualité -Guide V - Reconnaissance du mérite (les deux du CT) puisque des fonctions d'accueil coïncident parfois avec des fonctions de reconnaissance. Il peut s'agir « d'activités informelles qui n'entraînent pas de frais ou sinon des dépenses minimes, ou encore de programmes à caractère officiel ». Le guide précise les objectifs et les principes du programme de reconnaissance des personnes et des équipes qui aident à augmenter la satisfaction des clients et la qualité des services assurés aux Canadiens et Canadiennes.

Les dispositions de la Directive sur les voyages du CT prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service com­mandé; elles font en sorte que les fonctionnaires n'ont pas à engager de frais supplé­mentaires. Les Autorisations spéciales de voyager et les Politiques et lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres (les deux du CT) contiennent aussi des instruc­tions sur les dépenses de voyage. Pris ensemble, ces documents contiennent les direc­tives que doivent suivre le CNRC et les autres ministères fédéraux.

Comme les autres ministères, le CNRC a son mot à dire sur les politiques d'accueil et de voyage que doivent suivre ses employés. En effet, tout ministère fédéral a le pouvoir d'établir ses propres politiques et lignes directrices pourvu qu'elles respectent les politi­ques et lignes directrices du gouvernement. C'est donc dire qu'une politique plus restrictive, mais non plus permissive, peut être adoptée. Le statut juridique du CNRC comme établissement public n'entraîne aucune disposition spéciale, mais il possède bien une indemnité pour frais professionnels et un programme d'encouragement de la gestion qui échappent aux politiques du Conseil du Trésor.

Cadre de contrôle du CNRC pour la gestion de l'accueil

Le chapitre 6 du Manuel de gestion financière (MGF) du CNRC contient sa politique et sa procédure d'autorisation, de traitement et de règlement des frais d'accueil, notam­ment pour les conférences et les cérémonies de reconnaissance. La note de service de juin 2004 sur la politique d'accueil du CNRC contient d'autres précisions.

L'accueil désigne une activité pendant laquelle on offre des rafraîchissements, de la nourriture et parfois un divertissement aux invités des ministères et organismes fédéraux. Les activités d'accueil normales sont :

  • Petit déjeuner
  • Déjeuner
  • Dîner
  • Réception
  • Consommations ou
  • Service de consommations (avec ou sans nourriture)

Les activités d'accueil officielles et exceptionnelles sont :

  • Billets pour des représentations théâtrales , ou des activités sportives
  • Excursions dans la région de la capitale nationale ou autres lieux d'intérêt
  • Frais de t ransport local à destination ou en provenance du lieu de l'activité d'accueil
  • Frais de l ocation de la salle
  • F rais accessoires tels que les frais engagés pour les fleurs

Pendant l'exercice financier 2006-2007, le CNRC a engagé pour 1,4 millions de dollars de dépenses d'accueil. La pièce ci-dessous présente une ventilation de ces dépenses d'après les comptes du grand livre général (GLG).

Pièce 1
Dépenses d'accueil du CNRC en 2006-2007

No compte (GLG) Description Montant

50481

Services de restauration – Travail

278 577 $

50482

Services de restauration – Dépenses de représentation

1 067 434 $

50491

Allocation pour dépenses d'affaires

24 715 $

50495

Programme d'encouragement de la gestion

38 776 $

Total

1 409 502 $

Le CNRC s'est doté de formulaires normalisés pour l'autorisation des dépenses d'accueil de plus de 1 500 $. D'après la procédure de contrôle, ces formulaires doivent être présentés au préalable à la Direction des finances pour l'autorisation requise. Il faut aussi remplir un formulaire pour les dépenses de moins de 1 500 $; il est versé au dossier et conservé pour fins de contrôle et de vérification. La pièce suivante contient la ventilation des dépenses d'accueil par niveau d'autorisation.

Pièce 2
Ventilation des dépenses d'accueil du CNRC par niveau d'autorisation, 2006-2007

Niveau d'autorisation Nombre de transactions Dépenses totales

Moins de 1 000 $

2 695

299 713 $

De 1 001 $ à 1 500 $

88

108 596 $

De 1 501 $ à 5 000 $

124

342 603 $

Plus de 5 000 $

34

658 590 $

Total

1 409 502 $

Chaque directeur et directeur général possède une allocation discrétionnaire pour frais professionnels qui peut atteindre 600 $ ou 1 200 $ par année respectivement. Les chefs d'I/D/P doivent voir à ce que ces limites soient respectées. De plus, les directeurs généraux du CNRC peuvent autoriser des dépenses au titre du Programme d'encouragement de la gestion. La limite varie suivant la taille de l'I/D/P : moins de 100 employés, 2 000 $ par année; plus de 100 employés, 3 000 $ par année. En outre, il existe une limite de 150 $ par personne pour tout prix ou instance de reconnaissance à un moment donné. Les limites annuelles précitées peuvent servir à organiser des cérémonies pour reconnaître le travail exceptionnel de groupes. Quand on s'en sert à des fins d'accueil, il faut utiliser le cadre de contrôle de gestion de l'accueil.

Cadre de contrôle du CNRC pour la gestion des voyages

Le CNRC possède sa propre directive sur les voyages; fondée sur la Directive sur les voyages du CT, elle s'applique à tous les employés du CNRC, et aux personnes qui ne le sont pas, et qui sont en voyage officiel pour le compte de l'organisation, y compris à des fins de formation. Ses dispositions font partie intégrante des conventions collectives du CNRC. La directive du CNRC sur les voyages et les outils qui y sont associés (service de voyage exclusif sur place, carte de voyage, répertoire d'hébergement et de location de voiture), de même qu'un service de passeport coordonné centralement, sont censés aboutir à des voyages d'affaires sans anicroches et le moins cher possible, c'est-à-dire pratiques et économiques.

En 2006-2007, le CNRC a engagé 21,4 millions de dollars en frais de déplacement. La pièce 3 en présente la ventilation d'après les comptes du grand livre général.

La politique du CNRC sur les voyages exige que tout déplacement soit autorisé d'avance à l'aide du formulaire normalisé Autorisation de voyager et avance (AVA) et du pouvoir délégué de signer. Si les déplacements sont continuels, on peut donner une autorisation permanente de voyage (APV). Le numéro d'autorisation de voyager (NAV) est attribué par le coordonnateur des voyages ou l'adjoint administratif de l'I/D/P. En tout, 7 457 NAV ont été attribués en 2006-2007. De plus, 2 385 APV ont été attribuées à des employés qui voyagent souvent (une AVA n'étant pas alors nécessaire pour chaque voyage).

Pièce 3
Dépenses de voyage du CNRC, 2006-2007

No compte (GLG) Description Dépenses totales

50171

Déplacement du personnel

10 572 755 $

50172

Déplacement non-personnel

1 921 045 $

50173

Déplacement du personnel – Formation et conférences

4 907 370 $

50174

Déplacement non-personnel - Conférences et formation

397 429 $

50191

Relocalisation (sic) au Canada

1 060 308 $

50194

Relocalisation à l'intérieur – extérieur du Canada

115 262 $

50198

Service central de déménagement – TPSGC

20 664 $

50442

Autre formation incluant les séminaires

839 976 $

50467

Frais de conférence

1 580 691 $

50468

Services bancaires

16 967 $

Total

21 432 467 $

Une des dispositions de la directive du CNRC sur les voyages oblige les employés qui voyagent en service commandé à se servir d'un fournisseur de services de voyage autorisé par le CNRC. Le fournisseur autorisé de billets d'avion et de train du CNRC est American Express (AMEX) et, plus particulièrement, le bureau d'AMEX situé sur place, à Ottawa, et qui est réservé au CNRC. Une carte AMEX du CNRC est attribuée à tout employé qui voyage au moins une fois par année. Le contrat avec AMEX dispose d'une période sans intérêt de 45 jours à compter de la date du relevé de compte; cela donne le temps voulu pour terminer le voyage et pour présenter et rembourser les frais de voyage, et pour régler les frais engagés à l'aide de la carte AMEX. La carte procure aussi une assurance des dommages-collision au véhicule et une assurance-vol applicable à l'hôtel. La CNRC n'assume aucune responsabilité financière pour les transactions faites à l'aide des cartes attribuées, comme le stipule un contrat distinct signé par le CNRC et American Express.

La directive du CNRC sur les voyages exige l'emploi d'une carte AMEX pour obtenir une avance de voyage. Dans des notes diffusées sur les voyages, le CNRC recom­mande que les avances de voyage d'une source autre que la carte AMEX soient tenues à un minimum compte tenu des frais administratifs élevés et des droits d'utilisation. En 2006-2007, le CNRC fourni pour environ 280 000 $ d'avances de voyage.

Le CNRC a mis au point, pour l'inscription des transactions de voyage, différents for­mulaires électroniques qui comportent des moyens de contrôle et de vérification. Nous avons remarqué que deux I/D/P de l'échantillon se servaient de formulaires manuels (et donc sans moyens de contrôle intégrés).

2.2 Au sujet de la vérification

Objectif

L'unique objectif des présentes vérifications annuelles est de fournir une assurance limitée que le CNRC se conforme aux politiques et à la réglementation du gouverne­ment du Canada et aux siennes sur l'accueil et les voyages, de faire des observations sur la mesure dans laquelle les directives et politiques de voyage du CNRC correspon­dent aux exigences du CT et sur la suffisance du cadre de contrôle d'accueil et voyages du CNRC.

Portée

Compte tenu de la disponibilité des ressources de vérification et du fait que des vérifi­cations comme celle-ci seront entreprises annuellement, il a été établi que l'on pourrait s'occuper adéquatement du dossier sur une période de cinq ans en échantillonnant chaque année 50 transactions d'accueil et 50 transactions de voyage – 10 pour chaque I/D/P choisi. Il a été décidé qu'un échantillon de 10 transactions par I/D/P retenu serait suffisamment solide pour permettre d'établir s'il existe des problèmes systémiques de non-conformité dans l'I/D/P ou le CNRC. Nous avons choisi cinq I/D/P pour la vérifica­tion de l'accueil et cinq autres pour la vérification des transactions de voyage.

Les transactions du CNRC ayant trait à la reconnaissance d'employés et au titre du Programme d'encouragement de la gestion et de l'allocation pour frais professionels , (décrits ci-dessus) ont aussi été examinés comme faisant partie de l'accueil. Ainsi, 24 p. 100 des dépenses d'accueil totales en 2006-2007 (339 000 $) ont été examinées.

Les transactions effectuées avec les cartes de voyage AMEX du CNRC ont été exclues de la portée de la vérification; en effet, comme le stipule le contrat distinct signé par le CNRC et American Express, elles n'entraînent aucune responsabilité de la part du CNRC.

Vu leurs natures particulières, les dépenses de voyage pour réinstallation (ou « relocali­sation » ) (nos comptes 50191, 50194 et 50198 du GLG) et de voyage-formation (sémi­naires et frais de conférences, nos comptes 50442 et 50467 du GLG) n'ont pas été examinées cette année. Elle le seront sur une base cyclique, celle du plan de vérifica­tion interne quinquennal, et feront notamment l'objet de la vérification des transactions de voyage de 2007-2008, l'an prochain. Compte tenu de l'approche utilisée, 21 p. 100 des dépenses totales de voyage de 2006-2007 (3,7 M$) ont été examinées.

Approche et méthodologie

Pour empêcher qu'un secteur ou un I/D/P n'ait à supporter un fardeau de vérification injuste, nous avons utilisé une formule de choix au hasard guidée par le jugement. Ainsi, comme le Programme d'aide à la recherche industrielle (PARI) a fait l'objet d'un grand nombre d'activités de vérification et d'évaluation par le CNRC et le Bureau du vérificateur général, il a été placé « hors-sélection » cette année. Tant pour l'accueil que pour les voyages, après le choix aléatoire de cinq des huit secteurs (soit les bureaux de la haute direction [y compris le Conseil], Sciences de la vie, Sciences physiques, Génie, Soutien technologique et industriel, Services corporatifs, Finances et Ressources humaines), des I/D/P individuels ont été choisis au hasard, à raison d'un par secteur, après l'élimination de ceux qui avaient fait l'objet de récentes activités de vérification et d'évaluation.

En somme, les différents I/D/P retenus pour des tests détaillés ont été choisis à la lumière d'analyses des risques et de contrôle faites à l'étape de la planification de chaque vérification, mais aussi de façon à assurer qu'aucun ne soit vérifié plus souvent que les autres et qu'aucun ne soit laissé de côté, à cause de sa petite taille, durant tout le cycle de vérification quinquennal (2006-2007 à 2010-2011).

Pour l'examen des modalités, procédures et pratiques des programmes, des entrevues ont été tenues avec des employés clés, notamment des gestionnaires et du personnel de la Direction des finances et de l'I/D/P retenu pour la vérification.

Nous avons examiné des documents pertinents y compris, de façon non limitative, les politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor et du CNRC et les transactions ver­sées dans des dossiers papier et sur SIGMA – le système intégré de gestion de l'information du CNRC (basé sur le SAP) qui sert à réunir les données sur les finances, les ressources humaines, la liste de paye, les biens immobiliers et les autres avoirs.

La vérification (observations, évaluations et conclusions) a été faite en fonction d'une série de critères détaillés tributaires de l'objectif. Avant la finalisation de ces critères, nous avons revu une étape à la fois plusieurs transactions d'accueil et de voyage pour évaluer les zones aux risques le plus élevés. Les critères de vérification utilisés (voir les annexes A et B) proviennent surtout de la politique sur les voyages et de la Politique sur l 'accueil du CT et de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.0 Constations

3.1 Objectif de vérification : Établir si le CNRC se conforme aux politiques et règlements du gouvernement du Canada ainsi qu'aux siennes, sur l'accueil et sur les voyages.

Conclusion générale

Sous réserve des restrictions des échantillons prélevés, nous avons constaté que le CNRC se conforme généralement aux politiques et règlements du gouvernement du Canada ainsi qu'aux siennes, sur l'accueil et sur les voyages. Cependant, nous avons aussi constaté que, pour l'accueil, des améliorations s'imposent en ce qui a trait aux approbations aux titres des articles 32, 34 et 33 de la LGFP – surtout pour assurer une séparation correcte des responsabilités.
Les constatations détaillées sur les échantillons en entiers, ventilées par critère de vérification, se trouvent aux annexes A (accueil) et B (voyages).

Constatations

L'équipe de vérification a remarqué certains points forts en ce qui a trait au respect des politiques et directives du gouvernement et du CNRC sur l'accueil et sur les voyages. Pour l'accueil, nous avons trouvé des niveaux de conformité très élevés :

  • Les frais d'accueil par personne respectaient les limites du CT et du CNRC et ont été approuvés correctement (100 p. 100);
  • Aucune boisson alcoolique n'a été procurée à des employés travaillant lors de pauses et présents à une activité d'accueil (100 p. 100);
  • Les factures justificatives se trouvaient dans les dossiers (96 p. 100);
  • Les activités d'accueil organisées étaient autorisées par la politique et les directives du CT (94 p. 100).

Du côté des voyages, nous avons remarqué des taux de conformité très élevés pour ce qui suit :

  • Les dispositions de voyage ont été faites en passant par le Bureau de voyage du CNRC (100 p. 100);
  • Les frais de location de voiture respectaient les politiques et directives du CT et du CNRC (100 p. 100);
  • Les frais réclamés pour les repas respectaient les taux du CT (95 p. 100).

Délégation de pouvoirs

Les articles 32, 34 et 33 de la LGFP disposent des approbations qui constituent les principaux moyens de contrôle (autorisation, vérification et paiement) des transactions d'accueil et de voyage. Ces articles exigent :

  • Que les fonds nécessaires soient disponibles et soient engagés avant le début de l'activité d'accueil ou du voyage (article 32);
  • Que la vérification de la réception des services et de leur prix en confirme la conformité au contrat (accueil) ou qu'ils sont appropriés (voyages) et que la personne qui possède les pouvoirs délégués de signer des documents financiers atteste par sa signature que la vérification a été effectuée (article 34);
  • Qu'aucun paiement ne soit fait à moins d'avoir été correctement demandé et attesté (article 33).

Pour les frais d'accueil, nous nous attendions à constater que le CNRC avait délégué les pouvoirs d'autoriser les dépenses suivant les limites de la matrice des frais et des pouvoirs d'approbation de la Politique sur l'accueil du CT. Pour les voyages, nous croyions qu'il aurait délégué les pouvoirs aux gestionnaires de centre de responsabilité, au titre de leurs responsabilités budgétaires (donc aux véritables détenteurs des bud­gets) afin qu'ils possèdent les pouvoirs voulus et qu'ils portent la responsabilité com­plète de leurs décisions. À notre avis, le document de délégation de pouvoirs du CNRC est conforme à ces politiques.

Article 32 de la LGFP - engagement de fonds
Accueil

La Politique sur le contrôle des engagements du CT exige l'approbation d'un fonction­naire « à qui l'on a délégué le pouvoir de contrôler les engagements »; l'approbation doit être faite « d'une manière qui permet de retrouver, au moyen d'une piste de vérifi­cation, la personne qui a engagé les fonds ». Basée sur celle du CT, la politique sur l'accueil du CNRC contient une matrice détaillée des sortes d'activités et de leurs coûts. Les limites vont de moins de 700 $ (activité unique que peut autoriser un directeur) à plus de 5 000 $ (activité unique exigeant l'autorisation du ministre). La personne qui autorise l'activité peut être ou non le détenteur du budget; en fait, l'attestation provient souvent d'une personne située plusieurs niveaux hiérarchiques plus haut. Ainsi, une réception avec nourriture et boissons alcooliques coûtant plus de 5 000 $ et à laquelle assisteront des délégués canadiens et étrangers aurait à être autorisée par le ministre. Or, le détenteur du budget serait alors le directeur général de l'institut qui, normalement, fournirait l'autorisation d'engager les fonds (article 32 de la LGFP); dans le présent cas, il ne ferait qu'en recommander l'approbation. À notre avis, le détenteur du pouvoir d'approbation indiqué dans la matrice peut être considéré comme approprié pour l'attestation au titre de l'article 32 de la LGFP puisqu'il est, au bout du compte, respon­sable des budgets de ses subalternes.

Toutefois, il serait avantageux d'inclure dans le formulaire un bloc‑signature où le dé­tenteur du budget pourrait attester au titre de l'article 32 de la LGFP. S'il y en avait eu un, on aurait évité la constatation ci-dessous (voir Vérification et attestation au titre de l'article 34 de la LGFP), soit que les détenteurs de budget, en l'absence d'un bloc- signature pour l'article 32, signaient plutôt dans le bloc réservé à l'attestation pour l'article 34, attestant ainsi de leur vérification des marchandises et des services reçus par le service de la cafétéria interne avant même leur réception.

Nous avons constaté que l'attestation au titre de l'article 32 de la LGFP était probléma­tique pour 23 de 50 activités Note de bas de page2 (46 p. 100) examinées; quelques précisions :

  • Dans 11 cas sur 50 (22 p. 100), la personne ne possédait pas la délégation de pouvoirs nécessaire; il faut cependant ajouter que, pour cinq de ces activités , on aurait respecté la politique (moins stricte) du CT, ce qui aurait fait baisser le taux de non-conformité (21 sur 50 soit 42 p. 100). La politique du CNRC exige l'autori­sation du président pour toutes les activités visant des employés tandis que celle du CT permet la délégation du pouvoir aux vice-présidents ou au gestionnaire le plus haut gradé de la région. Des cas de non-conformité ont été relevés dans chacun des cinq I/D/P examinés;
  • Pour 3 activités sur 50 (6 p. 100), dans deux des I/D/P examinées, il n'y avait aucune signature;
  • Pour 12 activités sur 50 (24 p. 100), dans trois des I/D/P examinées, l'autorisa­tion n'a été donnée qu'après l'activité , même si l'on savait d'avance qu'elle se produirait (\xC3\xA0 notre avis, des exceptions pragmatiques devraient intervenir quand des employés, sans préavis, doivent travailler durant une pause café ou une pause repas, malgré que les politiques du CT et du CNRC indiquent l'une et l'autre qu'un préavis doit toujours être donné, même dans de telles circonstances).

Recommandation no 1:

La Direction des finances devrait indiquer clairement qu'une autorisation de l'engagement au titre de l'article 32 de la LGFP est nécessaire pour toute activité d'accueil. Il faudrait étudier l'opportunité d'ajouter au formulaire en cause un bloc- signature où le gestionnaire du budget attesterait de la conformité à l'article 32.

Réponse de la direction du CNRC

Nous sommes d'accord avec la recommandation que la Direction des finances veille à ce que la responsabilité d'engager des fonds au titre de l'article 32 de la LGFP soit exercée d'une façon pratique et en informe tout le CNRC. On a déjà commencé à réviser le formulaire des services internes de cafétéria afin d'y inclure bien visiblement un bloc-signature pour l'attestation au titre de l'article 32. Ce travail devait prendre fin d'ici le 31 décembre 2007.

Voyages
Il faut que le voyageur remplisse un formulaire Autorisation de voyager et avance (AVA) et le fasse approuver, au titre de l'article 32 de la LGFP, par le détenteur du pouvoir délégué de signer, soit le détenteur du budget, et ce, pour deux raisons : contrôle budgétaire et limitation des risques possibles de responsabilité civile (assurance) du CNRC. Le formulaire contient le coût estimatif du voyage, ce sur quoi le gestionnaire peut fonder, en partie, sa décision d'autoriser le voyage. Si un accident se produisait pendant un voyage non préautorisé, le CNRC, et non sa société d'assurance, aurait à payer les frais de l'employé. Il y aurait aussi le risque que les primes d'assurance augmentent.

Le Bureau des voyages (Direction des finances, CNRC) se sert de l'AVA pour produire un numéro d'autorisation de voyager (NAV). L'employé qui doit voyager souvent peut se voir accorder une autorisation permanente de voyage (APV) qui obvie, malgré certaines restrictions, à la nécessité de remplir chaque fois une AVA. Il doit toutefois se procurer un NAV pour chaque voyage afin de permettre une gestion et un contrôle appropriés par le détenteur du budget. L'agent de voyage d'AMEX réservé au gouvernement fait toutes les réservations d'avion et de train. Le voyageur peut voir lui-même à son hébergement pourvu qu'il fasse appel à un fournisseur autorisé, c'est-à-dire dont le nom figure dans le répertoire des établissements d'hébergement du gouvernement. Des exceptions peuvent être acceptables si la justification, raisonnable, est documentée dans le dossier (p. ex. aucune chambre d'hôtel autorisée disponible, proximité d'un autre hôtel à la conférence ou la réunion, ce qui compense les frais de transport, etc.).

Nous avons constaté que, dans tous les cas, l'AVA avait été signée par un détenteur de pouvoir de signer-article 32 approprié; cependant, dans cinq cas sur 44 Note de bas de page3 (11 p. 100), l'AVA n'avait pas été soit signée avant le voyage (quatre cas), soit obtenue du tout pour un non-employé du CNRC (un cas). Les dépenses de voyage engagées par un non-employé du CNRC peuvent aussi être autorisées par un détenteur approprié de pouvoirs délégués de signer. Les non-employés peuvent inclure des scientifiques invités, des conférenciers et d'autres personnes qui participent à des discussions d'intérêt commun ainsi que des membres de comités consultatifs du CNRC. Les frais de voyage de non-employés peuvent être remboursés lorsqu'ils accomplissent des services autorisés pour le CNRC ou au nom de celui-ci et que ceux-ci ont fait l'objet d'un échange de lettres où les dépenses de voyage, y compris les allocations et les taux, ont été clairement précisées et acceptées.

À notre avis, compte tenu de la valeur des voyages de non-employés (2,3 M$ en 2006‑2007), la direction devrait s'assurer que les lettres voulues soient portées au dossier de la personne en cause et soient à jour. Nous avons remarqué que certaines ont plus de 10 ans.

Nous avons aussi constaté, pour trois des cinq I/D/P examinés, quatre cas sur 17 (24 p. 100) où un déplacement à une conférence ou à l'extérieur de l'Amérique du Nord n'avait pas fait l'objet d'une demande d'autorisation signée.

Recommandation no 2:

La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P qu'il faut qu'une lettre d'entente sur le remboursement des dépenses, et en vigueur, se trouve dans le dossier de toute personne autre qu'un(e) employé(e) qui voyage pour le compte du CNRC, à des fins de vérification; et qu'il faut obtenir et conserver dans le dossier une lettre d'autorisation pour tout voyage dont le but est une conférence, ou se trouve à l'extérieur de l'Amérique du Nord, que le voyageur soit un employé ou non.

Réponse de la direction du CNRC

Le président enverra une note à tous les employés du CNRC qui s'occupent de voyages pour les informer des résultats de la vérification et leur rappeler qu'il faut se conformer à toutes les politiques et lignes directrices du gouvernement et du CNRC.

D'ici le 31 mars 2008, le chef de la direction financière expliquera, dans des communications subséquentes et lors d'activités de formation, ce qu'il faut faire pour appliquer celles-ci et, notamment, les lettres d'entente sur les voyages de non-employés et les demandes d'autorisation.

D'ici le 31 mars 2008, les voyages d'employés à des conférences feront l'objet d'un examen par le CNRC (déjà en cours).

Vérification et attestation au titre de l'article 34
Accueil

Nous avons constaté que l'attestation au titre de l'article 34 de la LGFP était probléma-tique pour 14 de 50 activités (28 p. 100) examinées; quelques précisions :

  • Dans 2 cas sur 50 (4 p. 100), dans deux des cinq I/D/P examinés, nous avons établi que la personne ne possédait pas le pouvoir délégué nécessaire;
  • Dans 11 cas sur 50 (22 p. 100), dans trois des cinq I/D/P examinés, l'attestation au titre de l'article 34 de la LGFP a été donnée avant la réception des marchan­dises et des services;
  • Dans 1 cas sur 50 (2 p. 100), il n'y avait aucune signature.

Les cas où l'attestation au titre de l'article 34 a été donnée avant la réception de nour­ritures et de boissons concernaient tous des activité s où le traiteur était interne. À notre avis, cette attestation doit toujours être donnée après la réception des nourritures et des boissons puisqu'elle constituent non seulement une attestation, mais aussi la vérifica­tion, que les articles commandés ont été reçus. Nous n'avons trouvé, chez l'un des cinq I/D/P examinés, aucun cas de non-conformité à ce titre.

Recommandation no 3:

La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P qu'il ne faut signer pour attester, au titre de l'article 34 de la LGFP, qu'après la réception des marchandises ou services de l'activité d'accueil.

Réponse de la direction du CNRC

Le président enverra une note à tous les employés du CNRC qui s'occupent d'accueil pour les informer des résultats de la vérification et leur rappeler qu'il faut se conformer à toutes les politiques et lignes directrices du gouvernement et du CNRC. On soulignera comme il est important de comprendre et d'appliquer les principes des attestations au titre des articles 32, 34 et 33 de la LGFP.

D'ici le 31 mars 2008, le chef de la direction financière expliquera, dans des communi­cations subséquentes et lors d'activités de formation, ce qu'il faut faire pour appliquer ceux-ci. Les choses seront également tirées au clair pendant la révision (en cours) du formulaire des services de cafétéria internes (ajout d'un bloc-signature pour l'attestation-article 32). Cette activité devrait prendre fin avant le 31 décembre 2007.

Voyages
Nous avons constaté que l'attestation liée au pouvoir délégué relatif à l'article 34 de la LGFP (autorisation des dépenses) manquait pour neuf de 50 demandes de rembour­sement de dépenses de voyage (18 p. 100). Huit de ces cas (où un gestionnaire avait autorisé la demande d'un autre gestionnaire) touchent l'un des cinq I/D/P examinés. À un autre institut, nous avons remarqué qu'un subalterne approuvait les demandes de remboursement du directeur général. Aucune irrégularité n'a toutefois été décelée pour ce qui est des sommes réclamées dans les neuf demandes. Nous avons aussi remar­qué, lors de la planification de la vérification, qu'il existe des instituts autres que les cinq I/D/P de notre échantillon où l'on a délégué à un subalterne les pouvoirs de vérification d'un gestionnaire au titre de l'article 34 de la LGFP, et que le subalterne approuvait des demandes de remboursement de frais de voyage de son supérieur. À notre avis, de telles attestations par un collègue ou un subalterne, bien que conformes au document du CNRC sur les pouvoirs de signer des documents financiers, donnent lieu à un conflit d'intérêts et il faudrait toujours que les demandes de remboursement soient approuvées par un supérieur. Il faudrait étudier l'opportunité de rédiger une politique du CNRC à ce sujet pour expliquer au personnel les conflits d'intérêts possibles qui peuvent surgir autrement.

Recommandation no 4:

La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P que les demandes de remboursement de frais de voyage ne devraient être ap­prouvées que par le supérieur du voyageur, et non par un subordonné ou un collègue même s'il possède des pouvoirs délégués au titre de l'article 34 de la LGFP. On devrait songer à énoncer cette exigence clairement dans une politique officielle du CNRC.

Réponse de la direction du CNRC

Le président enverra une note à tous les employés du CNRC qui s'occupent de voya­ges pour les informer des résultats de la vérification et leur rappeler qu'il faut se conformer à toutes les politiques et lignes directrices du gouvernement et du CNRC. On soulignera comme il est important de comprendre et d'appliquer les principes des at­testations au titre des articles 32, 34 et 33 de la LGFP.

D'ici le 31 mars 2008, le chef de la direction financière expliquera, dans des communi­cations subséquentes et lors d'activités de formation, ce qu'il faut faire pour appliquer ceux-ci.

La nécessité de faire approuver les demandes de remboursement de frais de voyage par le supérieur du voyageur, et non par un collègue ou un subordonné même investi du pouvoir de signer l'attestation pour l'article 34 de la LGFP, sera énoncée clairement dans une politique du CNRC où l'on étudiera l'opportunité de réexaminer la procédure d'approbation, ce qui comprendrait une analyse des risques et des directives plus précises sur l'attestation au titre de l'article 34. Ces activités seront achevées d'ici le 31 mars 2008.

Paiements au titre de l'article 33 de la LGFP

Conformément à la politique du CT sur la vérification des comptes, « l'agent qui auto­rise un paiement en vertu de l'article 33 doit être en mesure de confirmer qu'il existe un système approprié de vérification des comptes, conformément à l'article 34, et que ce système est utilisé comme il se doit et consciencieusement ». De plus, « le processus de vérification doit produire des preuves tangibles de cette vérification et permettre de savoir qui a effectué chacune des différentes étapes de la vérification ». Quand ils élaborent des politiques et des procédures de vérification des comptes au titre de l'article 34 de la LGFP et de l'examen d'assurance de la qualité de la suffisance de la vérification des comptes au titre de l'article 34, les ministères devraient tenir compte des facteurs de risque comme le niveau de décentralisation et l'utilisation de systèmes au­tomatisés de gestion des dépenses. Il est crucial que l'exactitude des dépenses et des pièces justificatives d'accueil et de voyage soit examinée pour garantir qu'aucun paie­ment n'est fait en double et que les remises ont été déduites et les montants, calculés correctement.

Nous avons remarqué que, avant le paiement, la Direction des finances du CNRC ap­plique une procédure de vérification détaillée à toute demande de dépenses d'accueil de plus de 1 500 $ et à toute demande de remboursement de dépenses de voyage su­périeure à 2 000 $. Elle ne fait aucun travail d'assurance postérieure de la qualité pour les demandes inférieures à ces sommes. On n'a pas pu fournir aux vérificateurs d'évaluation documentée comportant une évaluation du risque de cette décision.

À notre avis, compte tenu des taux d'erreur relevés en ce qui a trait à l'article 34 de la LGFP, tant pour l'accueil (28 p. 100) que pour les voyages (18 p. 100), les modalités de contrôle utilisées par le CNRC ne fonctionnent pas aussi bien qu'elles devraient. On pourrait être tenté de proposer qu'individuellement, ces dépenses sont de faible valeur et présentent donc un faible risque, mais il reste que les dépenses d'accueil se sont chiffrées à 1,4 million de dollars en 2006-2007 et les dépenses de voyage, à 21,4 M$. À notre avis, une procédure d'assurance de la qualité ou d'examen postérieur des paie­ments devrait pouvoir permettre de cerner et de corriger les zones de contrôle qui ne donnent pas d'assez bons résultats.

Recommandation no 5:

La Direction des finances devrait documenter son évaluation des risques et sa stratégie de mise en oeuvre de processus d'examen de la qualité des dépenses d'accueil et de voyage, après la vérification. Elle devrait étudier l'opportunité d'amplifier ses procédures d'examen de la qualité afin d'inclure l'échantillonnage de transactions inférieures aux seuils actuels, 1 500 $ pour l'accueil et 2 000 $ pour les voyages.

Réponse de la direction du CNRC

Nous sommes d'accord avec la recommandation. La Direction des finances documen­tera, d'ici le 31 mars 2008, sa procédure d'évaluation des risques et sa stratégie de mise en oeuvre de procédures post-vérification d'examen de la qualité des dépenses d'accueil et de voyage. Nous étudierons l'opportunité d'inclure dans cet examen un échantillon de transactions de moindre valeur que le seuil actuel, ce qui donnerait un survol complet de la situation.

Dépenses admissibles

Généralement, on s'en est tenu à des dépenses admissibles tant pour l'accueil que pour les voyages, et les écarts n'étaient pas importants ou étaient même négligeables, et ont entraîné plus de moins-payés que des trop-payés. Nous avons toutefois relevé trois exceptions à cette conclusion, toutes des transactions d'accueil à l'appui de la reconnaissance d'employés.

Accueil
Notre examen des demandes de frais d'accueil a révélé que trois sur 50 (6 p. 100) contenaient des dépenses spécifiquement interdites par la politique du CT : un prix de 75 $ à un employé du CNRC et deux activité s pour groupes où les frais ont dépassé la limite de 1 000 $ du CT pour les activité s de reconnaissance de groupes – signalons que les deux étaient inférieures à 1 500 $. Nous sommes d'accord avec la recomman­dation du Bureau du vérificateur général que le CNRC réexamine sa politique de recon­naissance des employés pour s'assurer qu'elle respecte la politique et les directives du CT.

Dans tous les cas où l'on a dépassé la limite, l'autorisation pertinente avait été obtenue.

Nous avons trouvé 30 activité s où le nombre d'employés du CNRC présents dépassait le nombre d'invités. Signalons cependant que la politique du CT n'offre que cette res­triction-ci : « Le nombre des fonctionnaires fédéraux (... ) ne doit pas dépasser le nom­bre (... ) nécessaire(s) à la conduite des affaires de l'État ». Le CNRC a révisé sa politi­que d'accueil en date de juillet 2007 pour la rendre conforme à celle du CT, mais exige une justification quand le nombre d'employés dépassera le nombre d'invités. À notre avis, c'est là une bonne pratique de gestion.

Soulignons aussi qu'il faut utiliser, quand c'est possible, des installations de propriété fédérale pour de telles activité s; sinon, une justification doit être versée au dossier. Nous avons constaté que 23 des 50 activité s (46 p. 100) ont eu lieu dans des installa­tions n'appartenant pas au gouvernement et que, pour 11 (48 p. 100), le dossier ne contenait pas la justification voulue. Ces constatations visent quatre des cinq I/D/P examinés.

Voyages
Notre examen des demandes de remboursement de frais de voyage a r évélé des cas où les dépenses n'avaient pas été notées avec exactitude – dans quelques cas, le voyageur a reçu de l'argent de trop et dans un plus grand nombre, il a été insuffisam­ment remboursé. Exemples : taux de change incorrects utilisés pour rembourser les frais de logement et de nourriture (dans tous les cas sauf un, pour une différence de moins d'un dollar, donc négligeable); assurance d'automobile de location; cas où le voyageur n'a pas obtenu le tarif du gouvernement lors de séjour dans des hôtels du répertoire; faux frais non réclamés; quelques cas mineurs d'allocations de repas incor­rectes, entraînant des moins-payés et des trop-payés; nous avons noté que dans ces derniers cas, des mesures de recouvrement avaient été prises.

4.0 Conclusion

Sous réserve des restrictions des échantillons utilisés, nous avons trouvé que, en géné­ral, le CNRC se conforme aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada ainsi qu'aux sienne, sur l'accueil et sur les voyages.   Cependant, des améliorations s'imposent en ce qui a trait aux principales mesures de contrôle gouvernementales de l'autorisation, de la vérification et du paiement des dépenses d'accueil et de voyage au titre des articles 32, 34 et 33 de la LGFP, - surtout pour assurer une séparation appro­priée des tâches.

La plupart des dépenses d'accueil ont respecté les limites et les exceptions ont été cor­rectement autorisées. Il y a bien quelques questions sur la préautorisation de certaines activités qui auraient pu être connues à l'avance et sur des signatures portant réception de produits et de services avant qu'ils n'aient été reçus. La plupart des activités d'accueil ont été conformes aux politiques du CT et du CNRC, mais nous avons relevé, sur les 50, trois exceptions notables au titre de la reconnaissance d'employés.

Pour ce qui est des voyages, nous avons remarqué qu'un conflit d'intérêts survient quand un subordonné ou un collègue certifie des dépenses de voyage au titre de l'article 34 de la LGFP, même s'il possède les pouvoirs délégués nécessaires. Nous avons aussi constaté quelques trop-payés et moins-payés à des voyageurs; cela dit, ils s'équivalaient généralement.

À notre avis, compte tenu des niveaux d'erreur constatés en ce qui a trait aux approba­tions au titre de l'article 34 de la LGFP (28 p. 100 et 18 p. 100 pour l'accueil et les voyages respectivement), les mesures de contrôle dont se sert le CNRC ne fonction­nent pas aussi bien qu'elles devraient.

Principales recommandations

  1. La Direction des finances devrait indiquer clairement qu'une autorisation de l'engagement au titre de l'article 32 de la LGFP est nécessaire pour toute activité d'accueil. Il faudrait étudier l'opportunité d'ajouter au formulaire en cause un bloc-signature où le gestionnaire du budget attesterait de la conformité à l'article 32.
  2. La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P qu'une lettre d'entente sur le remboursement des dépenses, en vigueur, doit se trouver dans le dossier de toute personne qui n'est pas un employé et qui voyage pour le compte du CNRC, à des fins de vérification; et qu'il faut obtenir et conserver dans le dossier une lettre d'autorisation pour tout voyage dont le but est une conférence ou encore se trouve à l'extérieur de l'Amérique du Nord, que le voyageur soit un employé ou non.
  3. La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P qu'il ne faut signer pour attester, au titre de l'article 34 de la LGFP, qu'après la réception des marchandises ou services de la fonction d'accueil.
  4. La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P que les demandes de remboursement de frais de voyage ne devraient être approuvées que par le supérieur du voyageur, et non par un subordonné ou un collègue même s'il possède des pouvoirs délégués au titre de l'article 34 de la LGFP. On devrait songer à énoncer cette exigence clairement dans une politique officielle du CNRC.
  5. La Direction des finances devrait documenter son évaluation des risques et sa stratégie de mise en oeuvre de processus d'examen de la qualité des dépenses d'accueil et de voyage, après la vérification. Elle devrait étudier l'opportunité d'amplifier ses procédures d'examen de la qualité afin d'inclure l'échantillonnage de transactions inférieures aux seuils actuels, 1 500 $ pour l'accueil et 2 000 $ pour les voyages.

L'annexe C contient des plans détaillés de mesures de gestion devant donner suite aux recommandations.

Annexe A: Critères de vérification - accueil

No Critère de vérification Taux de conformité
1. Attestation de conformité au titre de l'article 32 de la LGFP présentée – cumul des critères 2, 3 et 4 sans compter une fonction plus qu'une fois. 54%
(27/50)
2. Le détenteur du pouvoir délégué pertinent a attesté au titre de l'article 32 de la LGFP. 78%
(39/50)
3. Attestation au titre de l'article 32 de la LGFP fournie, c. à d. signature présente. 94%
(47/50)
4. L'autorisation préalable d'une activité d'accueil prévisible a été obtenue et documentée. 76%
(38/50)
5. L'accueil dispensé était conforme aux activités admissibles indiquées dans la politique et les directives du CT. 94%
(47/50)
6. Les frais d'accueil par personne respectaient les limites et (ou) ont été correctement autorisées. 100%
(50/50)
7. L'utilisation d'installations n'appartenant pas au gouvernement a été justifiée et documentée. 52%
(12/23)
8. Des boissons alcooliques n'ont pas été offertes à des employés au travail, mais en pause et présents à l'activité d'accueil. 100%
(40/40)
9. Le nombre d'employés était inférieur ou égal au nombre d'invités, conformément à la politique et aux directives du CNRC pour l'accueil. 83%
(25/30)
10. Des pièces justificatives appropriées ont été trouvées dans le dossier. 96%
(46/48)
11. Attestation de conformité au titre de l'article 34 de la LGFP présentée – cumul des critères 12, 13 et 14 sans compter une demande plus qu'une fois. 72%
(36/50)
12. Le détenteur du pouvoir délégué pertinent a autorisé et attesté au titre de l'article 34 de la LGFP. 96%
(48/50)
13. L'autorisation et l'attestation au titre de l'article 34 de la LGFP ont été données après la réception des marchandises et des services. 78%
(39/50)
14. Attestation au titre de l'article 34 de la LGFP fournie, c. à d. signature présente. 98%
(49/50)

Annexe B : Critères de vérification – voyages

No Critère de vérification Taux de conformité
1. Attestation de conformité au titre de l'article 32 de la LGFP présentée, c.-à-d. AVA ou APV pour voyageurs membres du CNRC, et lettre d'entente pour tout non-employé voyageur. 89%
(39/44)
2. Les autorisations de voyager pour assister à des conférences étaient soutenues par la demande d'autorisation voulue. 76%
(13/17)
3. Les dispositions de voyage ont été prises en passant par le Bureau de voyage du CNRC. 100%
(26/26)
4. L'hébergement a été obtenu d'hôtels inscrits auprès du gouvernement et aux taux convenus, ou près du lieu de la conférence. 89%
(24/27)
5. Les devises étrangères utilisées pour régler des repas et des faux frais ont été remboursées au bon taux de change (note : en général, les montants réclamés étaient d'environ 1 $, et donc négligeables). 39%
(7/18)
6. Les devises étrangères utilisées pour régler des chambres ont été remboursées au bon taux de change (note : sauf dans un cas, les montants réclamés étaient d'environ 1 $, et donc négligeables). 57%
(8/14)
7. Les dépenses de location de voiture ont respecté les politiques du CT et du CNRC. 100%
(7/7)
8. L'assurance-automobile facultative a été refusée pour les voitures louées à l'aide d'une carte d'affaires de voyage du CNRC. 75%
(3/4)
9. Les dépenses de repas réclamées étaient conformes aux taux du CT (note : réclamations inférieures au maximum considérées comme conformes). 95%
(39/41)
10. Les faux frais réclamés étaient conformes au tarif du CT (note : réclamations inférieures au maximum considérées comme conformes). 100%
( 36/36)
11. L'attestation et la vérification au titre de l'article 34 de la LGFP émanaient d'un pouvoir délégué approprié, c'est-à-dire d'un supérieur, et non d'un collègue ou d'un subalterne. 82%
(41/50)

Annexe C : Plans d'action de la direction

Recommandation Plan de mesures correctives de la direction Date prévue de mise en oeuvre Responsable du CNRC
1. La Direction des finances devrait indiquer clairement qu'une autorisation de l'engagement au titre de l'article 32 de la LGFP est nécessaire pour toute activité d'accueil. Il faudrait étudier l'opportunité d'ajouter au formulaire en cause un bloc signature où le gestionnaire du budget attesterait la conformité à l'article 32. Nous sommes d'accord avec la recommandation que la Direction des finances veille à ce que la responsabilité d'engager des fonds au titre de l'article 32 de la LGFP soit exercée d'une façon pratique et en informe tout le CNRC. On a déjà commencé à réviser le formulaire des services internes de cafétéria afin d'y inclure bien visiblement un bloc-signature pour l'attestation au titre de l'article 32. Ce travail devait prendre fin d'ici le 31 décembre 2007. 31 décembre 2007 Chef de la direction financière
2. La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P qu'une lettre d'entente sur le remboursement des dépenses, en vigueur, doit se trouver dans le dossier de toute personne qui n'est pas un employé et qui voyage pour le compte du CNRC, à des fins de vérification; et qu'il faut obtenir et conserver dans le dossier une lettre d'autorisation pour tout voyage dont le but est une conférence, ou encore se trouve à l'extérieur de l'Amérique du Nord, que le voyageur soit un employé ou non. Le président enverra une note à tous les employés du CNRC qui s'occupent de voyages pour les informer des résultats de la vérification et leur rappeler qu'il faut se conformer à toutes les politiques et lignes directrices du gouvernement et du CNRC. 31 octobre 2007 Président
D'ici le 31 mars 2008, le chef de la direction financière expliquera, dans des communications subséquentes et lors d'activités de formation, ce qu'il faut faire pour appliquer celles-ci et, notamment, les lettres d'entente sur les voyages de non-employés et les demandes d'autorisation. 31 mars 2008 Chef de la direction financière
D'ici le 31 mars 2008, les voyages d'employés à des conférences feront l'objet d'un examen par le CNRC (déjà en cours). 31 mars 2008 Chef de la direction financière
3. La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P qu'il ne faut signer pour attester, au titre de l'article 34 de la LGFP, qu'après la réception des marchandises ou services de l'activité d'accueil. Le président enverra une note à tous les employés du CNRC qui s'occupent d'accueil pour les informer des résultats de la vérification et leur rappeler qu'il faut se conformer à toutes les politiques et lignes directrices du gouvernement et du CNRC. On soulignera comme il est important de comprendre et d'appliquer les principes des attestations au titre des articles 32, 34 et 33 de la LGFP. 31 octobre 2007 Président
D'ici le 31 mars 2008, le chef de la direction financière expliquera, dans des communications subséquentes et lors d'activités de formation, ce qu'il faut faire pour appliquer ceux-ci. 31 mars 2008 Chef de la direction financière
Les choses seront également tirées au clair pendant la révision (en cours) du formulaire des services de cafétéria internes (ajout d'un bloc-signature pour l'attestation-article 32). Cette activité devrait prendre fin avant le 31 décembre 2007. 31 décembre 2007 Chef de la direction financière
4. La haute direction devrait indiquer à tous les vice-présidents et les directeurs généraux d'I/D/P que les demandes de remboursement de frais de voyage ne devraient être approuvées que par le supérieur du voyageur, et non par un subordonné ou un collègue même s'il possède des pouvoirs délégués au titre de l'article 34 de la LGFP. On devrait songer à énoncer cette exigence clairement dans une politique officielle du CNRC. Le président enverra une note à tous les employés du CNRC qui s'occupent de voyages pour les informer des résultats de la vérification et leur rappeler qu'il faut se conformer à toutes les politiques et lignes directrices du gouvernement et du CNRC. On soulignera comme il est important de comprendre et d'appliquer les principes des attestations au titre des articles 32, 34 et 33 de la LGFP. 31 octobre 2007 Président
D'ici le 31 mars 2008, le chef de la direction financière expliquera, dans des communications subséquentes et lors d'activités de formation, ce qu'il faut faire pour appliquer ceux-ci. 31 mars 2008 Chef de la direction financière
La nécessité de faire approuver les demandes de remboursement de frais de voyage par le supérieur du voyageur, et non par un collègue ou un subordonné même investi du pouvoir de signer l'attestation pour l'article 34 de la LGFP, sera énoncée clairement dans une politique du CNRC où l'on étudiera l'opportunité de réexaminer la procédure d'approbation, ce qui comprendrait une analyse des risques et des directives plus précises sur l'attestation au titre de l'article 34. Ces activités seront achevées d'ici le 31 mars 2008. 31 mars 2008 Chef de la direction financière
5. La Direction des finances devrait documenter son évaluation des risques et sa stratégie de mise en oeuvre de processus d'examen de la qualité des dépenses d'accueil et de voyage, après la vérification. Elle devrait étudier l'opportunité d'amplifier ses procédures d'examen de la qualité afin d'inclure l'échantillonnage de transactions inférieures aux seuils actuels, 1 500 $ pour l'accueil et 2 000 $ pour les voyages. Nous sommes d'accord avec la recommandation. La Direction des finances documentera, d'ici le 31 mars 2008, sa procédure d'évaluation des risques et sa stratégie de mise en oeuvre de procédures post-vérification d'examen de la qualité des dépenses d'accueil et de voyage. Nous étudierons l'opportunité d'inclure dans cet examen un échantillon de transactions de moindre valeur que le seuil actuel, ce qui donnerait un survol complet de la situation. 31 mars 2008 Chef de la direction financière

Glossaire

liste d'abréviations

AMEX – American Express
AVA – Autorisation de voyager et avance
AVP – Autorisation permanente de voyage
CA – Comptable agréé
CIA – Vérificateur interne autorisé
CISA – Certified Information Systems Auditor (vérificateur informatique agréé)
CMA – Comptable en management accrédité
CT – Conseil du Trésor
GLG – Grand livre général
I/D/P – Institut, direction ou programme
LGFP – Loi sur la gestion des finances publiques
NAV – Numéro d'autorisation de voyager

Note de bas de page

Note de bas de page 1

À l'équipe de vérification du CNRC s'est ajoutée une équipe de vérificateurs d'expérience, engagée à contrat pour aider à la vérification.

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Note de bas de page 2

Le nombre total de fonctions non conformes est moins élevé que le nombre total de fonctions indiqué immédiatement dessous parce que certaines ont été trouvées non conformes pour plus d'un aspect testé.

Retour à la référence de la note de bas de page2referrer

Note de bas de page 3

Six des 50 demandes de remboursement de frais de voyage examinées portaient sur du stationnement et d'autres dépenses qui ne nécessitaient aucune avance de voyage.

Retour à la référence de la note de bas de page3referrer

Date de modification :