ARCHIVÉ - Vérification du Programme d'aide à la recherche industrielle du Conseil national de recherches du Canada (PARI-CNRC)

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1.0 Sommaire

Contexte

Le présent rapport contient les constatations qui découlent de la vérification interne faite par le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) du Programme d'aide à la recherche industrielle du Conseil national de recherches du Canada (PARI-CNRC). Par le biais de ce programme, le CNRC offre aux petites et moyennes entreprises (PME) du Canada un soutien à l'innovation, notamment des services de consultation, de l'aide technologique et de l'aide financière grâce à des contributions limitées à coûts partagés. En outre, les agents du programme collaborent à l'expansion et au maintien de l'infrastructure organisationnelle qui appuie l'innovation au Canada. En 2006-2007, les dépenses se sont chiffrées à 132 millions de dollars (M$).

Le PARI-CNRC est un programme décentralisé. Il est exécuté par des employés répartis dans cinq régions qui servent quelque 100 collectivités dans l'ensemble du pays. Selon les gestionnaires du programme, ces employés travaillent directement avec plus de 8 400 clients.

Objectifs, portée et méthode de la vérification

L'objectif général de la vérification était d'évaluer dans quelle mesure le PARI-CNRC est géré selon de sains principes de gestion. Ses objectifs particuliers étaient les suivants : évaluer le cadre de contrôle de la gestion et le cadre de responsabilisation du PARI-CNRC; évaluer la conformité avec les lois, les politiques et les lignes directrices applicables; évaluer la situation du plan d'amélioration du programme proposé par la direction; et faire le suivi des recommandations qui concernent le PARI-CNRC, qui étaient formulées dans le rapport de vérification de Partenariat technologique Canada faite par Industrie Canada en septembre 2003.

La vérification englobe les décisions de financement des exercices 2003-2004 et 2004-2005, pour lesquelles les travaux de vérification ont pris fin entre le 1er juin 2005 et le 31 décembre 2005 au bureau national du PARI-CNRC à Ottawa (Ontario) et aux bureaux régionaux du PARI-CNRC à Boucherville (Québec) et à Winnipeg (Manitoba). L'équipe de vérification a aussi réalisé quelques travaux au printemps 2007 au bureau national et dans trois régions : Atlantique et Nunavut, Québec et Ontario.

Opinion du vérificateur et énoncé d'assurance

De façon générale, nous avons constaté que le cadre de contrôle de la gestion et le cadre de responsabilisation du PARI-CNRC sont adéquats. Cette conclusion est basée en partie sur les mesures améliorées de contrôle de la gestion qui ont été mises en oeuvre et observées pendant la période de vérification. Cependant, certains points faibles nécessitent une attention de la part de la direction. Il s'agit notamment de la surveillance financière et de la documentation à l'appui de l'approbation des paiements, des renseignements sur le rendement et de la planification stratégique et opérationnelle.

Nous avons trouvé des éléments probants qui indiquent que les problèmes de la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor se sont améliorés en 2006-2007 – parti-culièrement en ce qui a trait aux propositions de projet manquantes et à l'absence de documentation à l'appui des décisions relatives aux recommandations à l'intention des organisations. Cependant, comme nous le soulignons ci-dessus pour le cadre de contrôle de la surveillance financière, l'absence d'une documentation adéquate à l'appui des demandes de paiement continue de représenter un problème important. Compte tenu des améliorations observées en 2006-2007 et de la mise en oeuvre actuelle du plan d'action de la gestion détaillé en vue de régler le problème de la surveillance financière et ses retombées sur les attestations prévues à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, nous pouvons conclure que dans l'ensemble, le PARI-CNRC est conforme aux lois et politiques du gouvernement.

Les renseignements sur le rendement font problème à l'échelle nationale. En effet, la plupart des renseignements sur le rendement sont conservés dans les régions et ne sont pas régulièrement collectés, analysés et déclarés de façon à ce que la direction puisse les utiliser à l'échelle nationale. La fréquence de l'élaboration, de l'application, de l'examen et de la mise à jour des plans stratégiques et opérationnels n'est pas suffisante.

Enfin, en ce qui a trait à la mise en oeuvre des recommandations d'amélioration précédentes, nous avons observé que la direction du PARI-CNRC a mis en oeuvre la majorité des recommandations énoncées dans le plan d'amélioration du programme de mai 2004, ainsi que celles qui découlent de la vérification de Partenariat technologique Canada faite par Industrie Canada en 2003.

Selon mon jugement professionnel de dirigeante de la vérification, j'estime que les procédures de vérification utilisées et les éléments probants collectés sont suffisants et pertinents pour appuyer les conclusions présentées dans le rapport. Les conclusions sont basées sur la comparaison des situations existantes à un certain moment, en fonction des critères de vérification. Les éléments probants ont été collectés conformément aux politiques, directives et normes du Conseil du Trésor sur la vérification interne, ainsi qu'aux procédures utilisées en vue de satisfaire aux normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes.

Conclusions et recommandations

De façon générale, nous pensons que le cadre de contrôle de la gestion et le cadre de responsabilisation du PARI-CNRC sont adéquats. Cette conclusion est basée en partie sur les mesures améliorées de contrôle de la gestion qui ont été mises en oeuvre et observées pendant la période de vérification. Cependant, certains points faibles nécessitent une attention de la part de la direction. Il s'agit notamment de la surveillance financière et de la documentation \xC3\xA0 l'appui de l'approbation des paiements, des renseignements sur le rendement et de la planification opérationnelle.

D'abord et avant tout, le contrôle financier continue d'être faible. Même si nous constatons certaines améliorations par rapport aux années précédentes, les conseillers en technologie industrielle (CTI) et les conseillers du réseau d'innovation (CRI) Note de bas de page1 qui sont responsables des contributions versées aux entreprises et aux organisations ne vérifient pas assez fréquemment si les demandes des bénéficiaires correspondent aux accords de contribution. La vérification des bénéficiaires de contributions en 2004-2005, terminée en décembre 2006 par la Direction des finances du CNRC, a révélé que des coûts inadmissibles ont été réclamés pour 36 p. 100 des projets ayant fait l'objet d'un accord, ce qui a entraîné un trop-payé de 859 210 $. Les agents du PAR-CNRC ont réagi en mettant en place un plan d'action de gestion détaillé, qui a été élaboré en collaboration avec la Direction des finances du CNRC.

Nous avons trouvé des éléments probants qui indiquent que le problème de conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor s'est amélioré en 2006-2007 – particulièrement en ce qui a trait aux propositions de projet manquantes et à l'absence de documentation à l'appui des décisions relatives aux recommandations à l'intention des organisations. Cependant, comme nous le soulignons ci-dessus pour le cadre de contrôle de la surveillance financière, l'absence d'une documentation adéquate à l'appui des demandes de paiement continue de représenter un problème important. Compte tenu des améliorations observées en 2006-2007 et de la mise en oeuvre actuelle du plan d'action de gestion détaillé en vue de régler le problème de la surveillance financière et ses retombées sur les attestations prévues à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, nous pouvons conclure que dans l'ensemble, le PARI-CNRC est conforme aux lois et politiques du gouvernement.

Ensuite, les renseignements sur le rendement font problème à l'échelle nationale. La plupart des renseignements sur le rendement restent dans les régions et ne sont pas régulièrement collectés, analysés et déclarés de façon à être utilisés par la direction à l'échelle nationale. Il n'existe donc pas pour le PARI-CNRC suffisamment d'éléments probants indiquant que les renseignements sur le rendement sont utilisés dans les processus décisionnels stratégiques ou gestionnaires. Troisièmement, les plans stratégiques et opérationnels n'ont pas été élaborés, appliqués, examinés et mis à jour assez souvent – peut-être en raison du manque de renseignements sur le rendement aisément disponibles à l'échelle nationale, ainsi que du changement important de la structure organisationnelle et de la rotation du personnel de haute direction survenu au PARI-CNRC au cours des deux dernières années.

Nous avons constaté que la direction du PARI-CNRC a mis en oeuvre la majorité des recommandations énoncées dans le plan d'amélioration du programme de mai 2004. Nous avons constaté en mars 2006, par le biais des rapports de gestion, que 64 p. 100 ou 50 des 76 recommandations du groupe de travail avaient été mises en oeuvre ou étaient près de l'être. La direction du PARI-CNRC nous a informés que toutes les tâches essentielles étaient terminées et que le reste n'était plus valide. Bien que ce délai de deux ans puisse sembler long, il faut tenir compte du grand nombre de recommandations auxquelles il fallait donner suite pendant une période de changement important de la structure organisationnelle et du personnel de haute direction.

Enfin, nous avons constaté que la plupart des recommandations issues de la vérification de Partenariat technologique Canada réalisée par Industrie Canada en 2003 avaient été mises en oeuvre ou étaient près de l'être. Il est à souligner que même si le programme a pris fin le 31 mars 2006, le personnel de la Direction des finances du CNRC continue de travailler avec les agents du PARI-CNRC au remboursement des dettes dues à la Couronne.

Recommandations clés

  1. La haute direction devrait sans tarder élaborer un plan d'activité 2007-2008 complet pour le PARI CNRC. Elle devrait élaborer et approuver en temps opportun les plans subséquents pour les futurs exercices.
  2. La haute direction devrait élaborer et mettre en oeuvre un cadre de contrôle qui prévoit les activités suivantes :
    • l'élaboration et la communication de lignes directrices et d'instructions à l'intention des CTI et des CRI, qui décrivent ce qu'ils doivent examiner lorsqu'ils se rendent chez les bénéficiaires et les exigences minimales en matière de documentation des résultats de ces visites;
    • l'élaboration et la mise en oeuvre de mécanismes qui permettent de vérifier si les CTI et les CRI ont effectué les visites sur place conformément aux lignes directrices prévues au point (a), afin de certifier que les montants demandés par les entreprises et les organisations ont été engagés pour des coûts spécifiques, conformément aux accords de contribution.
  3. La haute direction devrait élaborer une stratégie coordonnée à l'échelle nationale pour la collecte, l'analyse et la déclaration des renseignements sur le rendement. Cette démarche pourrait notamment prévoir la consultation étroite des agents régionaux du PARI CNRC, afin d'assurer la cohérence des renseignements aux fins de la synthèse nationale. En outre, il faudrait consulter la Direction de la planification et de la gestion du rendement du CNRC, afin d'assurer la conformité aux exigences fédérales en matière de responsabilisation.
  4. La haute direction devrait élaborer et adopter des outils manuels ou électroniques simples dans le cadre de la mise à jour ou du remplacement du SONAR, qui aideront les CTI et les CRI à exiger et à démontrer une diligence raisonnable en ce qui a trait aux approbations et aux modifications de projet pertinentes. Il faudrait exiger que les CRI utilisent le système d'information de gestion centralisé pour administrer les contributions versées aux organisations, comme le font présentement les CTI pour les entreprises.

Jayne Hinchliff-Milne, CMA, dirigeante de la vérification

Jayne Hinchliff-Milne, CMA, dirigeante de la vérification

Membres de l'équipe de la vérification du CNRC Note de bas de page2:
Jean Paradis, CA, CIA

2.0 Introduction

2.1 Renseignements généraux et contexte

À l'occasion de sa réunion du 26 juillet 2004, le Comité de la haute direction (CHD) du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) a approuvé le plan de vérification interne de 2003-2007, qui prévoyait la vérification interne du Programme d'aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC). Les membres du CHD ont reconnu l'importance de cette vérification, en raison du caractère public du programme et de l'examen extrêmement minutieux dont font l'objet les paiements de transfert. De plus, il était prévu dans le plus récent cadre de vérification axé sur le risque (CVAR) du PARI-CNRC qui a été remis au secrétariat du Conseil du Trésor qu'il fallait réaliser, en 2004-2005, une vérification de l'optimisation des ressources.

L'autorisation législative du PARI-CNRC est énoncée à l'alinéa 5(1)c) de la Loi sur le Conseil national de recherches (1985) : « entreprendre, aider ou promouvoir des recherches scientifiques et industrielles, en particulier dans les domaines suivants : (ii) le perfectionnement des procédés et moyens techniques employés dans l'industrie canadienne et la découverte de nouveaux procédés et moyens susceptibles d'activer l'expansion des secteurs industriels existants ou le développement de nouveaux secteurs... »

Les agents du PARI-CNRC donnent aux petites et moyennes entreprises (PME) canadiennes des avis technologiques et commerciaux, une aide financière et une gamme d'autres formes d'aide en matière d'innovation afin de les aider à élaborer, à adopter ou à adapter la technologie aux fins de la création ou de l'amélioration de leurs produits, services ou procédés. Cela devrait accroître la croissance économique des PME (notamment les emplois et les ventes) et, en fin de compte, créer de la richesse au Canada.

Au moment de la vérification, les agents du PARI-CNRC étaient aussi chargés d'exécuter des programmes pour d'autres ministères, notamment le Programme de Partenariat technologique (PPT), qui a pris fin en mars 2006, et le programme de la Stratégie emploi jeunesse (SEJ) de Ressources humaines et Développement social Canada (RHDSC).

Il y a deux catégories de bénéficiaires des fonds de contribution : les « entreprises » et les « organisations ». Selon les modalités qui s'appliquent aux entreprises, il existe deux catégories de bénéficiaires admissibles : toute entreprise canadienne ou toute entreprise légale à but lucratif qui fait des affaires au Canada. Le bénéficiaire éventuel doit aussi démontrer qu'il a l'intention de respecter les conditions du PARI-CNRC qui s'appliquent à la contribution et qui sont définies dans l'accord de contribution concernant les contributions versées aux entreprises.

Selon les modalités qui s'appliquent aux organisations, il existe deux catégories de contributions pour les organisations. Il y a les contributions qui sont versées aux organisations pour défrayer les coûts de la création ou de l'harmonisation de la capacité en innovation dans la collectivité au profit des entreprises canadiennes, principalement les PME. Et il y a les contributions qui sont versées aux organisations pour financer les coûts des services d'innovation fournis aux PME canadiennes.

Le tableau 1 présente un aperçu des dépenses du PARI-CNRC au cours des quatre derniers exercices.

Tableau 1
Dépenses du PARI CNRC pour l'exercice 2003 2004 à l'exercice 2006 2007 Note de tableau 1 1
(en millions de dollars)

Exercice
2006
2007
2005
2006
2004
2005
2003
2004
Contributions
Projets avec des entreprises (PME) 61,7 68,3 60,6 62,4
Projets avec des organisations 10,5 10,7 18,2 14,5
Projets du PARI-PTC 11,6 16,2 14,9 20,2
Projets de la SEJ 4,4 5,0 4,9 4,8
Total partiel pour les contributions 88,2 100,2 98,6 101,9
Opérations
Exploitation et entretien – à l'exclusion du PARI-PTC 40,0 42,9 43,4 42,3
Ententes financières avec d'autres ministères et opérations et salaires du PARI-PTC 3,4 2,9 3,1 2,8
Total partiel pour les opérations 43,4 45,8 46,5 45,1
Total 131,6 146,0 145,1 147,0

Notes de tableau

Note 1

Il est à souligner que les organismes de développement régional, l'Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA), l'Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec, l'Initiative fédérale du développement économique du Nord de l'Ontario et le ministère de la Diversification de l'économie de l'Ouest ont fourni des fonds aux fins des contributions versées par le PARI en 2003-2004 et 2005-2006. Ces fonds se sont chiffrés à moins de 12 M$ par année.

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Source : Rapports sur le rendement du PARI-CNRC

2.2 Gestion du PARI CNRC

Le PARI-CNRC est régi par la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Les contributions sont administrées conformément à deux ensembles de modalités approuvés par le Conseil du Trésor : celui qui s'applique aux contributions versées aux entreprises et celui qui s'applique aux contributions versées aux organisations.

Le PARI-CNRC est un programme décentralisé qui comporte un réseau intégré d'environ 220 experts de domaines techniques et du domaine des affaires répartis dans 100 collectivités du pays. Comme l'indiquent les gestionnaires du programme, ces experts travaillent directement avec plus de 8 400 clients chaque année. Un bureau national situé à Ottawa gère le programme, qui est exécuté dans les cinq régions suivantes : Ontario, Québec, Atlantique-Nunavut, Ouest et Pacifique.

Comme il est indiqué au tableau 2, le directeur général du PARI-CNRC relève directement de la vice-présidente, Soutien technologique et industriel du CNRC. Il est chargé de gérer l'exécution nationale du programme et de démontrer qu'il est aligné sur les objectifs stratégiques. Il est aidé par six directeurs exécutifs qui travaillent au bureau national et dans chacune des cinq régions. Ceux-ci sont aidés par des directeurs qui sont chargés d'aider les conseillers en technologie industrielle (CTI) à assumer leurs responsabilités, qui consistent à donner une aide technologique et financière aux petites et moyennes entreprises.

Les conseillers en réseautage et innovation (CRI) qui relèvent des directeurs exécutifs dans les régions se concentrent sur l'établissement de relations efficaces avec le système régional d'innovation et, lorsque cela est justifié, travaillent avec les organisations de soutien de l'innovation pour accroître ou renouveler l'aide qu'ils donnent aux PME en matière d'innovation. En outre, ils travaillent en étroite collaboration avec les directeurs et les CTI de chaque région et contribuent à cerner les lacunes dans l'aide donnée aux fins de l'innovation régionale, afin de répondre aux besoins des PME et de travailler avec les organisations pour offrir les ressources qui permettront de répondre à ces besoins.

Dans toutes les régions sauf au Québec, les analystes des affaires (AA) gèrent un portefeuille de clients en collaboration avec les CTI et effectuent la diligence raisonnable des entreprises clientes et de leurs projets, afin d'assurer la planification des fonctions de gestion de base et de donner aux clients de l'aide et des conseils tout au long du processus.

Il y a dans chaque région soit un gestionnaire de l'exploitation régionale (GER), soit un gestionnaire opérations et finance (GOF) qui relève du directeur exécutif et qui est responsable des activités quotidiennes du programme liées à la gestion des ressources, à l'assurance de la qualité et à la gestion du rendement. Enfin, les agents régionaux des accords de contribution (ARAC) qui travaillent sous la supervision du GER ou du GOF sont chargés d'une vaste gamme d'activités liées aux contributions financières, qui appuient l'exécution du programme. Plus précisément, ils administrent les accords de contribution conclus avec les entreprises et les organisations, notamment en aidant les CTI à préparer et à examiner les accords et les modifications, en examinant les demandes de remboursement, en versant les paiements conformément aux modalités de l'accord de contribution, ainsi qu'en conseillant les CTI, les CRI, les signataires autorisés et les clients au sujet des modifications pertinentes à apporter à l'accord.

Tableau 2 Organigramme du PARI CNRC

Organigramme du PARI CNRC

Source : PARI-CNRC

2.3 Au sujet de la vérification

Objectifs

L'objectif global de la vérification était d'évaluer dans quelle mesure le PARI-CNRC est géré conformément à de sains principes de gestion. Les objectifs particuliers étaient les suivants :

  • fournir une évaluation indépendante du cadre de contrôle de la gestion et du cadre de responsabilisation du PARI-CNRC;
  • évaluer la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques, ainsi qu'aux politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor qui concernent l'administration des paiements de transfert;
  • évaluer la situation du Plan d'amélioration du programme qui avait été rédigé par la direction du PARI-CNRC;
  • faire le suivi des recommandations qui concernent le PARI et qui sont énoncées dans le rapport de vérification de Partenariat technologique Canada (PTC) élaboré en septembre 2003 par Industrie Canada.

Portée

La portée de la vérification a été définie selon deux phases distinctes. La première phase visait les décisions de financement prises en 2003-2004 et 2004-2005 dans quatre des cinq régions du PARI : Atlantique et Nunavut, Québec, Ontario et l'Ouest. La région du Pacifique a été exclue, parce qu'on y réalisait en même temps d'autres travaux de vérification. Au cours de cette phase, nous avons examiné en détail un échantillon de 46 dossiers d'accords de contribution conclus avec des entreprises, des organisations et le PARI-PTC. Les contributions versées au programme de la Stratégie emploi jeunesse (SEJ) de Ressources humaines et Développement social Canada (RHDSC) ne faisaient pas partie de la vérification, parce qu'elles représentaient moins de 5 p. 100 du total des contributions de 2004-2005 et étaient considérées comme peu risquées.

Pendant ce temps, le PARI subissait un important changement organisationnel et des ajustements administratifs. Lorsque les gestionnaires du PARI ont pris connaissance des constatations préliminaires de cette phase de la vérification, la grande majorité ont convenu qu'il s'était produit beaucoup de changements au PARI-CNRC et que les résultats étaient trompeurs. Nous avons ensuite entrepris une deuxième phase au printemps 2007, afin de vérifier les affirmations des gestionnaires concernant l'amélioration de l'exécution en ce qui a trait aux contributions versées aux organisations et à d'autres aspects de la vérification. La vérification de 16 autres accords était limitée à trois régions – Atlantique et Nunavut, Québec et Ontario – et axée sur les lacunes repérées dans le premier échantillonnage de 46 dossiers. Comme le taux de non-conformité dans les dossiers des contributions versées au PARI-PTC et des contributions versées aux entreprises était faible, ceux-ci n'ont pas été examinés au cours de la deuxième phase.

Le tableau trois résume les dossiers choisis à des fins d'examen selon la région, l'exercice et le type de contribution.

Tableau 3
Sommaire des dossiers choisis à des fins d'examen

2003
2004
2004
2005
2006
2007
Région Total Ent. Org. PARI PTC Ent. Org. PARI PTC Org.
Atlantique et Nunavut 20 3 3 1 2 6 0 5
Québec 13 1 2 1 0 2 2 5
Ontario 20 2 3 1 3 4 1 6
Ouest 9 3 2 0 0 2 2 0
Total 62 9 10 3 5 14 5 16

Source : Vérification interne du CNRC

Approche et méthode

Nous avons réalisé des entrevues auprès d'employés clés, afin d'examiner les processus, les procédures et les pratiques utilisés dans le cadre du programme. Il s'agissait notamment de gestionnaires et d'employés de la Direction des services corporatifs, de la Direction des finances, de la Direction des ressources humaines et du bureau national du PARI-CNRC à Ottawa. Nous avons aussi interrogé les directeurs exécutifs, les directeurs, les CTI, les CRI et le personnel chargé des opérations dans deux bureaux régionaux du PARI-CNRC, soit à Winnipeg (région de l'Ouest) et à Boucherville (région du Québec). Nous avons élaboré des guides et des questionnaires aux fins de ces entrevues.

Nous avons examiné la documentation pertinente du programme, notamment les documents de présentation au Secrétariat du Conseil du Trésor, les rapports d'évaluation et les rapports sur le rendement du CNRC, le système électronique d'information de gestion du PARI (SONAR), ainsi que les rapports de vérification des bénéficiaires de la Direction des finances du CNRC. Nous avons réalisé au début une évaluation du risque pour les principaux processus et activités du programme, afin d'axer la vérification sur les domaines les plus préoccupants. Enfin, comme il a été souligné plus haut, nous avons examiné en détail un échantillon de 62 dossiers de bénéficiaires des contributions du PARI.

Nous avons réalisé la vérification à l'aide d'une série de critères détaillés qui portaient sur les objectifs de la vérification et qui nous ont permis de formuler nos observations, évaluations et conclusions. Les critères de vérification (voir l'annexe A) proviennent principalement de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.0 Constatations découlant de la vérification

3.1 Premier objectif de la vérification : Fournir une évaluation indépendante du cadre de contrôle de la gestion et du cadre de responsabilisation du PARI-CNRC

Conclusion générale

Bien que certains domaines nécessitent une amélioration, nous avons constaté que dans l'ensemble, le cadre de contrôle de la gestion et le cadre de responsabilisation du PARI-CNRC sont adéquats. Cette conclusion est basée, en partie, sur les mesures améliorées de contrôle de gestion qui ont été mises en oeuvre et observées au cours de la période de la vérification. Cette vérification nous a permis de constater que ces cadres ont posé problème dans divers domaines pendant la période de 2003-2004 à 2005-2006. Cependant, nous avons constaté une amélioration importante dans tous les domaines vérifiés en 2006-2007, sauf les suivants

  • la surveillance financière;
  • la planification stratégique et opérationnelle;
  • le rapport de la mesure du rendement.

Constatations

Direction, leadership et structure organisationnelle

Nous nous attendions à ce que les responsabilités liées à la direction et au leadership pour le PARI-CNRC soit clairement définies et communiquées et à ce que la structure organisationnelle requise pour appuyer les buts et objectifs du programme soit en place. Nous avons constaté que de 2003 à 2006, il y a eu d'importants changements dans le leadership et la structure organisationnelle au sein du PARI-CNRC. Cependant, la structure organisationnelle indiquée au tableau 2 et le leadership exercé au terme de cette période semblent maintenant stables.

Après l'embauche de 160 nouveaux CTI en avril 2003, sept régions ont été fusionnées en cinq et le bureau national d'Ottawa a été restructuré, ce qui a créé des liens hiérarchiques entièrement nouveaux. À nos yeux cependant, le plus important défi qu'a eu à relever le PARI-CNRC pendant cette période a été l'important roulement de personnel chez les cadres supérieurs. Ainsi, au cours des deux dernières années, deux personnes ont occupé à titre intérimaire le poste clé de directeur général du PARI-CNRC. Le directeur général est chargé de gérer l'exécution du programme dans l'ensemble du Canada et de démontrer qu'il est aligné sur ses objectifs stratégiques. Enfin, en juillet 2006, le directeur général en place a obtenu sa permanence. Il a alors confirmé dans un message envoyé aux employés que l'absence d'une telle nomination et les difficultés supplémentaires qu'on a eu à doter d'autres postes de gestion avaient créé une certaine instabilité.

De juin 2003 à novembre 2006, trois personnes ont occupé à titre intérimaire le poste de vice-président, Soutien technologique et industriel. En novembre 2006, la vice-présidente en place a obtenu sa permanence. En décembre 2006, trois des cinq directeurs exécutifs régionaux en place ont obtenu leur permanence. En juillet 2006, le directeur exécutif du bureau national a aussi obtenu sa permanence.

En mai 2007, la situation était beaucoup plus stable, puisque la plupart des postes de gestion avaient été comblés. Dans les régions, seulement quatre postes de directeur sur 17 étaient occupés par des titulaires intérimaires. Les entrevues tenues auprès de cadres supérieurs ont révélé que ceux-ci reconnaissent la nécessité de créer un cadre de gestion financière pour le PARI-CNRC. C'est ainsi que de nouveaux postes financiers ont été créés et dotés en mai-juin 2007. L'un de ces postes, celui du gestionnaire des finances du PARI-CNRC, relève du directeur exécutif du bureau national et trois, ceux des agents financiers, de la Direction des finances du CNRC.

Planification stratégique et opérationnelle

Nous nous attendions à ce que la fréquence de l'élaboration, de l'application, de l'examen et de la mise à jour de plans stratégiques et opérationnels pertinents pour le PARI-CNRC soit suffisante. Nous nous attendions aussi à ce que ces plans précisent des objectifs pour la période de planification; des stratégies ou des mesures particulières pour atteindre ces objectifs; des résultats ou cibles mesurables pour évaluer les résultats prévus pour la période de planification; ainsi que les ressources financières et humaines requises pour leur mise en oeuvre.

En décembre 2001, les agents du PARI-CNRC ont élaboré le document intitulé Aperçu de planification du PARI pour 2002-2005, dans lequel ils indiquaient les objectifs stratégiques du programme et sept priorités et résultats clés prévus. Mais ils n'y indiquaient pas les mesures ou les cibles pour évaluer l'atteinte de ces résultats. De plus, ils prévoyaient avoir recours aux ressources existantes pour mettre en oeuvre le plan.

Après la parution de ce document, les agents du PARI-CNRC ont élaboré un plan d'activité complet intitulé Investir dans l'innovation : stratégie de 2003-2008 pour favoriser le succès des PME canadiennes. Ils ont clairement formulé dans ce plan des objectifs spécifiques pour le programme et des stratégies pour les atteindre. En outre, ils ont prévu pour la plupart des stratégies des résultats clés et des cibles quantifiées pour en mesurer le succès. Enfin, ils ont précisé les ressources financières requises pour mettre en oeuvre chaque stratégie, mais non les ressources humaines.

La documentation du programme révèle qu'à la suite de l'élaboration du plan stratégique de 2003-2008, le PARI-CNRC a été restructuré en 2004, ce qui a amené les cadres supérieurs à lui donner une nouvelle orientation stratégique qui mettait l'accent sur l'amélioration du cadre d'exécution du programme et l'harmonisation des rôles et des responsabilités dans les régions. Ensuite, ils ont approuvé en 2005 un document d'orientation du PARI-CNRC pour 2005-2006, qui correspondait aux besoins des clients du PARI-CNRC et de leur marché. Ce document est habituellement considéré le document d'intention stratégique du programme. Bien que l'on y décrive, de façon générale, les deux principaux objectifs du programme pour les trois prochaines années et les trois mesures pour en évaluer le succès, on n'y indique pas les mesures particulières auxquelles on aura recours pour les atteindre, ni les cibles spécifiques qui permettraient d'en mesurer le succès, ni les ressources requises pour les mettre en oeuvre.

Depuis, les gestionnaires du PARI-CNRC ont entrepris plusieurs démarches globales en vue de cerner les priorités du programme. Ils ont organisé notamment une réunion de planification stratégique de deux jours du Comité exécutif national du PARI-CNRC, qui a permis d'élaborer un document de deux pages sur les priorités stratégiques du PARI-CNRC pour 2006-2007 et 2007-2008. On y indiquait deux engagements en cours et sept engagements clés. On a préparé pour chacun des engagements des documents de travail qui indiquaient principalement comment réaliser ou mesurer chaque priorité. Il est intéressant de souligner l'engagement d'élaborer un plan d'activité pour le PARI. Cet engagement a été repris, pour 2008-2009, dans le plus récent document de planification d'une page intitulé Priorités du plan d'activité des cadres supérieurs du PARI-CNRC pour 2007-2008. Par contre, aucun de ces documents ne prévoyait de stratégies ou de mesures particulières pour réaliser les priorités, ni de résultats ou de cibles mesurables pour en évaluer le succès, ni de ressources financières pour les mettre en oeuvre.

Cette absence de plans stratégiques et opérationnels complets qui contiennent les éléments habituels susmentionnés pourrait résulter de l'important roulement du personnel de direction et de l'instabilité qui en est découlée, comme nous le soulignons plus haut. Elle pourrait aussi être due au manque de renseignements sur le rendement aisément accessibles à l'échelle nationale, comme il est indiqué ci-dessous sous la rubrique Rapport de la mesure du rendement.

Première recommandation

La haute direction devrait sans tarder élaborer un plan d'activité 2007-2008 complet pour le PARI-CNRC. Elle devrait élaborer et approuver en temps opportun les plans subséquents pour les futurs exercices.

Réponse de la direction du CNRC

Nous sommes en partie d'accord avec cette recommandation. Nous pensons qu'il faut élaborer et approuver rapidement un plan d'activité complet pour le PARI-CNRC. En outre, les agents du PARI-CNRC pensent que la planification des activités de 2008-2009 à 2010-2011 devrait être alignée sur la nouvelle approche intégrée adoptée par le CNRC en cette matière, et nous travaillons actuellement à ce dossier. Cependant, nous ne pensons pas que les agents du PARI-CNRC devraient en ce moment consacrer des ressources à l'élaboration d'un plan officiel pour 2007-2008, tel que le recommandent les vérificateurs, parce que nous en sommes déjà à la mi-exercice et que le plan d'activité pour 2008-2009 à 2010-2011 doit être présenté en octobre 2007.

Contexte

Même s'il n'existe pas de « plan d'activité » 2007-2008 officiel pour le PARI-CNRC, les gestionnaires ont pris des mesures pour formuler des orientations et priorités stratégiques et les communiquer aux employés. Ces orientations et priorités ont été intégrées aux ententes de responsabilité des cadres (ERC).

Ainsi, en 2005, les agents du PARI-CNRC ont élaboré un document d'orientation stratégique. En 2006-2007, ils ont volontairement commencé à utiliser l'approche de planification intégrée que le CNRC impose maintenant à tous les IDP. Après avoir consulté le personnel de la Direction de la planification et de la gestion du rendement du CNRC, le directeur général et les cadres supérieurs du PARI-CNRC ont formulé des stratégies prioritaires structurées, ciblées et axées sur l'action, qui ont été intégrées aux ERC du CNRC. En juin 2007, ils ont examiné et mis à jour le programme, les engagements clés et les activités annuelles pour trois ans. L'élaboration du plan d'activité de 2008-2011 a été entreprise dans le cadre de la vaste démarche de planification des activités de l'ensemble du CNRC.

En 2006 et 2007, les orientations et les priorités stratégiques du PARI-CNRC ont été communiquées aux gestionnaires et aux employés du PARI-CNRC. Ceux-ci ont commencé à travailler à la réalisation de ces engagements, et le directeur général et les directeurs exécutifs sont responsables de leur progression dans le cadre de leur ERC individuelle.

Cadre de contrôle pour la gestion des dossiers de contribution

Nous espérions constater que les renseignements contenus dans les dossiers des bénéficiaires sont complets et à jour, que ces dossiers contiennent les documents d'approbation requis et que les agents ont recours à la bureautique pour assurer la conformité et l'intégrité financière.

Système d'information de gestion

Le principal système d'information de gestion du PARI-CNRC qui permet de gérer les accords de contribution conclus avec les entreprises, le SONAR, est un outil de gestion des relations avec les clients qui a été considérablement adapté pour répondre aux besoins du PARI-CNRC. Il a été mis en oeuvre en 1998 afin d'appuyer la collecte, la surveillance et la déclaration des renseignements, notamment les renseignements sur le rendement qui concernent les entreprises. Certains CRI utilisent le SONAR pour gérer les accords conclus avec les organisations; cependant, ils ne sont pas obligés de le faire.

Au moment de notre examen, le PARI-CNRC devait payer d'importants coûts pour adapter le SONAR aux changements technologiques apportés par l'entreprise qui en assure le soutien. Un groupe de travail a été formé et chargé d'étudier la possibilité d'adopter un nouveau système d'information de gestion, basé sur les nouvelles technologies. Selon nous, un système d'information de gestion centralisé et utilisé à la fois pour les entreprises et les organisations constituerait un important outil de gestion pour assurer la conformité – particulièrement s'il permet la réalisation de points de contrôle, comme il est décrit plus loin dans la section Processus d'approbation – diligence raisonnable.

Définition des rôles et des responsabilités et répartition des tâches

Nous espérions constater que les rôles et responsabilités avaient été bien définis et que les tâches avaient été réparties adéquatement entre les personnes responsables d'évaluer l'admissibilité des entreprises et des organisations qui demandent des fonds et les personnes responsables d'approuver le financement.

Nous avons constaté qu'il existe au PARI-CNRC une équipe formée de plusieurs CTI qui recommandent au directeur les décisions qui concernent le financement des entreprises et que les tâches relatives à ces décisions sont effectivement réparties, puisque les divers documents, par exemple l'évaluation technique, l'évaluation commerciale et la recommandation, sont rédigés par différentes personnes. Pour les organisations, la stratégie adoptée pour recommander le financement et autoriser les dépenses subséquentes est différente, ce qui embrouille quelque peu la répartition des tâches. Les CRI semblent travailler au cas par cas avec leur directeur exécutif régional respectif pour prendre des décisions de financement et autoriser les dépenses. Même si on nous a dit que d'autres personnes que les CRI et le directeur exécutif participent à la mise au point et à l'approbation des accords avec les organisations, il n'y a qu'un seul document de diligence raisonnable qui contient la recommandation. En outre, le directeur exécutif est le seul qui peut approuver les coûts admissibles. Les étapes qui précèdent la préparation du document de diligence raisonnable ne semblent pas avoir été officialisées et ne sont pas documentées dans les dossiers.

Cadre de contrôle de la surveillance financière

Nous espérions constater qu'un mécanisme actif avait été mis en place pour surveiller les accords de contribution et les résultats des projets.

Nous avons examiné l'activité de surveillance des projets par les CTI et les CRI, qui reçoivent l'aide de l'agent régional des accords de contribution pour assumer cette fonction. Les CTI et les CRI reçoivent les rapports de situation des projets et les demandes de paiement, une exigence des accords de contribution associée au versement des paiements. Conformément au cadre de vérification axé sur les risques qui a été élaboré pour le Conseil du Trésor, ils sont responsables de se rendre régulièrement chez les bénéficiaires des contributions pour vérifier si le travail est réalisé conformément à la description des travaux présentée dans l'accord de contribution. Cependant, nous avons constaté qu'ils n'ont reçu aucune ligne directrice ni instruction sur la façon de documenter ces visites et d'en faire le suivi.

Dans le cadre de notre examen des 62 accords de contribution conclus avec des entreprises, des organisations et le PARI-PTC, nous avons aussi constaté que les CTI et les CRI ne vérifient pas de façon adéquate les renseignements particuliers que contiennent les demandes de remboursement. Nous avons examiné la documentation concernant les visites sur place qui se trouve soit dans le SONAR, soit dans des dossiers imprimés. Les résultats varient de l'absence complète d'enregistrement des visites sur place à des notes détaillées, dans quelques cas, qui expliquent les résultats de la visite. Cette constatation correspond à la constatation faite précédemment en 2004 dans le Rapport sur le cadre de contrôle et de gestion du risque du PARI-CNRC relativement aux contributions aux bénéficiaires. On souligne dans le rapport de 2004 que les CTI se rendent rarement dans les locaux des clients à des fins de surveillance après la signature d'un accord et qu'ils mettent l'accent, selon les dossiers examinés, presque entièrement sur la conclusion de nouveaux accords de contribution. Il est important de souligner, cependant, que cela ne signifie pas nécessairement qu'il n'y a pas de visites sur place, mais pourrait plutôt signifier qu'elles n'ont pas été documentées. Cela dit, nous présentons ci-dessous d'autres éléments probants indiquant que les visites sur place comportent des lacunes à l'égard soit de leur réalisation, soit de leur qualité.

Ces observations sont corroborées par les travaux entrepris au nom du PARI-CNRC par les Services consultatifs en paiements de transfert (SCPT) de la Direction des finances du CNRC. Le personnel de ce Service a mis en place un rigoureux processus d'examen pour la vérification des bénéficiaires, qui lui permet de faire des vérifications sur place pour les contributions de 25 000 $ ou moins et des vérifications sur place dans les régions pour les contributions de plus de 25 000 $. Les objectifs des vérifications réalisées par le SCPT sont notamment de vérifier que les montants réclamés par les entreprises et les organisations ont été engagés pour des coûts particuliers prévus dans l'accord de contribution. De telles vérifications ont été réalisées entre 1999 et 2000 et 2001 et 2003, et pour l'exercice 2004-2005.

Un cabinet de comptables agréés a réalisé en 2006 des vérifications pour les accords de contribution en place en 2004-2005. L'examen portait sur un échantillon de 96 accords de contribution dont la validité statistique était de 90 p. 100 et le taux d'erreur admis, de 7,5 p. 100. Bien que la situation se soit améliorée par rapport aux années précédentes, les résultats de ce plus récent examen continuent de démontrer que la surveillance financière n'est pas suffisante. Pour 36 des 96 projets visés par un accord et ayant fait l'objet de l'examen (environ 36 p. 100), on a réclamé des coûts inadmissibles qui ont créé un trop payé de 859 210 $. Il a été impossible, pour 22 p. 100 des accords de contribution dont les demandes de paiement ont été examinées, de formuler une opinion au sujet de la mesure dans laquelle les entreprises ou organisations s'étaient conformées à l'accord, parce que les experts comptables n'avaient pas en main les dossiers qui auraient permis de vérifier les demandes de remboursement. À la suite de cet examen, ils ont conclu que la vérification financière des accords faite dans les locaux des entreprises par le personnel du PARI-CNRC tout au long de la durée de vie des projets n'est pas suffisante pour prévenir le trop-payé. Ils ont aussi souligné que les contrôles de gestion ne permettent pas de garantir que le personnel du PARI-CNRC pourra réaliser les travaux sur place requis pour corriger les erreurs qui mènent à des réclamations excédentaires.

Il est à souligner que la surveillance sur place est importante, parce qu'elle permet aux employés de produire l'attestation requise en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Nous abordons d'autres constatations liées à la vérification réalisée en vertu de l'article 34 sous la rubrique Loi sur la gestion des finances publiques – article 34.

Deuxième recommandation

La haute direction devrait élaborer et mettre en oeuvre un cadre de contrôle qui prévoit les activités suivantes :

  • l'élaboration et la communication de lignes directrices et d'instructions à l'intention des CTI et des CRI, qui décrivent ce qu'ils doivent examiner lorsqu'ils se rendent chez les bénéficiaires et les exigences minimales en matière de documentation des résultats de ces visites;
  • l'élaboration et la mise en oeuvre de mécanismes qui permettent de vérifier si les CTI et les CRI ont effectué les visites sur place conformément aux lignes directrices prévues au point (a), afin de certifier que les montants demandés par les entreprises et les organisations ont été engagés pour des coûts spécifiques, conformément aux accords de contribution.
Réponse de la direction du CNRC

Nous sommes d'accord avec le fait qu'il faut réaliser une surveillance efficace et, de fait, les agents du PARI CNRC ont déjà indiqué la nécessité d'améliorer cet aspect. En décembre 2006, ils ont mis en oeuvre le processus actuel pour satisfaire aux exigences en matière de surveillance financière. Les exigences sont documentées, et une formation en personne a été donnée dans l'ensemble du pays. En voici un bref résumé.

Tous les clients et projets sont assujettis à une évaluation du risque qui détermine la surveillance financière minimale requise pour chaque projet financé (basée sur un degré de risque faible, moyen ou élevé). Il est obligatoire de faire une validation après paiement pour la première demande de chaque client ou projet. Ensuite, on le fait selon le degré de risque attribué. Puis, il faut tenir avec le client une réunion obligatoire (soit sur place, ce qui est préférable, soit par téléphone, lorsqu'il n'est pas facile ou opportun de la tenir sur place), afin de lui expliquer les conditions de l'accord de contribution, le processus de demande de paiement et les preuves dont ont besoin les agents du PARI CNRC pour donner l'attestation prévue à l'article 34. Ces nouvelles exigences en matière de surveillance financière correspondent à l'orientation actuelle donnée par le Conseil du Trésor à la lumière du Rapport du groupe d'experts sur les subventions et les contributions.

D'ici un an, l'Unité de la politique opérationnelle et les gestionnaires des finances du PARI CNRC établiront un calendrier de vérifications sur place au hasard pour garantir la compréhension et la mise en oeuvre des nouvelles exigences en matière de surveillance financière. Si l'on constatait le non respect de ces exigences, on prendrait des mesures de suivi (séances de formation et communications).

De plus, les agents du PARI CNRC entreprendront, d'ici novembre 2007, une étude pour déterminer la meilleure méthode d'enregistrer les résultats des visites sur place, ainsi que les exigences minimales relatives à cet enregistrement. D'ici mars 2008, on donnera, dans toutes les régions, une formation sur la nouvelle exigence en matière d'enregistrement des visites sur place.

En outre, les vérifications sur place susmentionnées permettront de garantir que l'on satisfait à l'exigence en matière de visites sur place.

Mesure et rapport sur le rendement

Nous espérions constater que des renseignements sur le rendement à jour sont déterminés, collectés, analysés et déclarés de façon appropriée pour le PARI-CNRC à l'échelle régionale et nationale. La vérification interne a eu recours aux compétences et constatations de l'équipe d'évaluation de la Direction de la planification et de la gestion du rendement du CNRC, qui réalisait une évaluation du PARI-CNRC en 2006-2007, pour formuler des observations sur ces attentes. Elle a constaté que la capacité du PARI-CNRC dans ces domaines semble inadéquate. En raison de la régionalisation des activités du PARI-CNRC, la collecte, l'analyse et la déclaration des renseignements sur le rendement sont réalisées selon des processus régionaux. La direction n'a donc pas accès aisément à des renseignements nationaux

Détermination des renseignements sur le rendement

Les agents du PARI-CNRC ont déterminé les renseignements sur le rendement dont ils ont besoin pour faire des rapports en fonction des objectifs du programme qui sont décrits dans divers documents sur le rendement. Il s'agit notamment du cadre de responsabilisation de gestion axé sur les résultats d'octobre 2002, du modèle logique et des indicateurs de rendement du PARI-CNRC de juin 2004; et du modèle logique du PARI-CNRC de septembre 2005 (qui a été intégré au document d'orientation stratégique du PARI-CNRC de 2005-2006). Tous ces documents ont été élaborés depuis la dernière évaluation, faite en 2002. Cependant, comme de nombreux objectifs stratégiques ou modèles logiques différents ont été établis pour le programme au fil du temps, les indicateurs utilisés pour évaluer le rendement ont varié au cours des quatre dernières années. Il y aurait donc lieu de communiquer plus clairement les indicateurs particuliers que toutes les régions devraient utiliser pour collecter des renseignements

Collecte, déclaration et analyse des renseignements sur le rendement – à l'échelle nationale

Les agents du PARI-CNRC peuvent collecter, pour les entreprises, des renseignements sur le rendement à l'échelle des extrants à l'aide de bases de données telles que le SONAR, le système d'information de gestion des relations avec les clients utilisé pour le programme. Ainsi, ils peuvent collecter des renseignements sommaires sur les extrants du programme tels que le nombre d'accords de contribution conclus avec des PME et leur valeur. Il existe un rapport sur le profil des clients pour 2002-2003, et les rapports annuels sur le rendement du programme contiennent des renseignements sur les extrants. Cependant, ces renseignements – qui portent en grande partie sur les extrants du programme – ne sont pas collectés, déclarés et analysés de façon régulière à l'échelle nationale de façon à être utilisés, par exemple, pour dégager d'éventuelles tendances. Il en résulte que les agents du PARI-CNRC ne peuvent fournir suffisamment d'éléments probants à l'effet qu'ils utilisent les renseignements sur le rendement dans les processus décisionnels stratégiques ou gestionnaires.

Il est difficile de collecter des renseignements sur les extrants à l'échelle nationale pour les organisations financées. La collecte de données sur les accords de contribution conclus avec les membres du réseau afin de les saisir dans le SONAR n'est pas obligatoire. Un autre système, le SIGMA, peut produire des renseignements sur le nombre et la valeur totale des accords de contribution conclus avec des organisations, mais il faut contacter chaque région individuellement pour obtenir un portrait complet de l'objet et de la nature des accords de contribution en place.

Il n'est pas facile d'obtenir des renseignements sur le rendement réel du programme, c'est-à-dire sur les résultats immédiats et intermédiaires des accords de contribution. Il existe dans le SONAR un menu « sélectif » pour les renseignements sur le rendement, qui permet aux agents du PARI-CNRC de collecter, pour les accords de contribution, des données sur certains indicateurs axés sur les résultats. Il s'agit notamment du total des ventes, de chiffres sur l'emploi et le profit, ainsi que du nombre de produits et de nouveaux procédés qui découlent des investissements du PARI-CNRC. Cependant, les évaluateurs ont constaté que la collecte et l'analyse de ces renseignements tendent à diminuer considérablement un an après le lancement du projet et la saisie des données initiales. Comme les accords de contribution conclus avec les entreprises s'étendent sur de nombreuses années, il devient assez difficile de clairement comprendre les retombées de ces investissements au fil du temps.

Les agents du PARI-CNRC déclarent les « histoires de réussite », c'est-à-dire les cas où les investissements faits dans les entreprises ont apporté des résultats manifestes. Ils ont utilisé de façon raisonnable ces « histoires de réussite » pour démontrer les retombées dans certains cas.

Collecte, déclaration et analyse des renseignements sur le rendement – à l'échelle régionale

Les évaluateurs ont constaté qu'au moins dans une région, le Québec, on a élaboré un processus pour déclarer les avantages ou les résultats des accords de contribution. Depuis 2003, par le biais d'un sondage direct auprès des clients et des CTI, on collecte des données sur les résultats obtenus par les entreprises dans les 6 à 18 mois qui suivent l'achèvement des projets. L'Ontario a lancé un processus similaire il y a environ 18 mois. La Colombie-Britannique envisage aussi de lancer un outil électronique qui faciliterait la collecte de certaines données. L'essai pilote du système BC Benefits to Canada (BtC) a récemment été approuvé, et la région espère mettre en oeuvre ce système au cours des prochains mois.

Les renseignements sur le rendement qui concernent la portée et l'effet du financement versé aux organisations sont présentés dans les rapports produits à l'échelle régionale (p. ex. les rapports finaux sur les projets financés). Ces rapports contiennent des renseignements sur le rendement, par exemple les résultats concrets des activités financées et la rétroaction des participants. Cependant, encore une fois, ces renseignements ne sont pas disponibles à l'échelle nationale. Ils ne semblent être présentés que dans des documents imprimés qui se trouvent uniquement dans les régions.

En raison des diverses stratégies adoptées ou mises à l'essai par les régions, les agents du PARI-CNRC pourraient avoir de la difficulté à produire des rapports globaux sur les activités et les réalisations du programme. Sachant que certaines régions sont en train de mettre en oeuvre leur propre système pour saisir et déclarer les renseignements sur le rendement, les agents du PARI-CNRC ont récemment souligné la nécessité d'améliorer les rapports sur le rendement, notamment dans le document sur les priorités stratégiques de 2005.

Les évaluateurs ont souligné qu'il faudrait élaborer un système pour collecter régulièrement des données auprès des clients afin de les utiliser à l'échelle nationale. Cela permettrait d'éviter de surcharger les employés et les clients du PARI-CNRC en leur demandant deux fois des renseignements sur le rendement.

Troisième recommandation

La haute direction devrait élaborer une stratégie coordonnée à l'échelle nationale pour la collecte, l'analyse et la déclaration des renseignements sur le rendement. Cette démarche pourrait notamment prévoir la consultation étroite des agents régionaux du PARI-CNRC, afin d'assurer la cohérence des renseignements aux fins de la synthèse nationale. En outre, il faudrait consulter la Direction de la planification et de la gestion du rendement du CNRC, afin d'assurer la conformité aux exigences fédérales en matière de responsabilisation.

Réponse de la direction du CNRC

Nous sommes d'accord avec cette recommandation. De fait, les cadres supérieurs du PARI-CNRC ont intégré aux sept engagements clés prévus dans les documents de planification de 2006-2007 la nécessité d'améliorer la mesure du rendement et indiqué que l'élaboration de mesures nationales fait toujours partie de leurs objectifs.

En collaboration avec les régions, nous mettons actuellement à l'essai des indicateurs pour les avantages techniques et commerciaux que les projets financés ont apporté aux entreprises. Lorsque le projet pilote sera terminé, il sera lancé dans toutes les régions.

Les mesures et les processus liés à nos services consultatifs et aux contributions versées aux organisations devraient être en place d'ici décembre 2008. Nous avons déjà eu des discussions préliminaires avec le personnel de la Direction de la planification et de la gestion du rendement du CNRC, et nous poursuivrons ces discussions tout au long de cette démarche. Nous sommes impatients de profiter de l'abondance des connaissances que ces employés ont acquises grâce à l'évaluation du PARI-CNRC, ainsi que de leur expérience de l'élaboration d'indicateurs de rendement.

3.2 Deuxième objectif de la vérification : Évaluer la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor qui concernent l'administration des paiements de transfert

Conclusion générale

Bien qu'il y ait eu auparavant des problèmes relatifs à la conformité, nous avons trouvé des éléments probants à l'effet qu'il y a eu amélioration en 2006-2007 – particulièrement en ce qui a trait à l'absence de propositions de projet et de documentation à l'appui des décisions relatives aux recommandations pour les organisations. Cependant, l'absence de documentation appropriée pour corroborer les attestations prévues à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques continue de faire problème – une conséquence du mauvais cadre de contrôle de la surveillance financière en place, déjà mentionné. Les agents du PARI-CNRC ont réagi en mettant en oeuvre, en collaboration avec la Direction des finances du CNRC, un plan d'action de la gestion détaillé. Compte tenu des améliorations observées en 2006-2007 et de la mise en oeuvre en cours du plan d'action de gestion détaillé en vue de régler le problème de la surveillance financière et son impact sur les attestations prévues à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, nous pouvons conclure que dans l'ensemble, le PARI-CNRC est conforme aux lois et politiques du gouvernement

Constatations

Nous espérions constater que les agents du PARI-CNRC avaient mis en place suffisamment de mesures de contrôle financier et de contrôle de gestion pour assurer la conformité aux modalités du programme, à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

On a élaboré, dans le cadre du processus opérationnel du PARI-CNRC, des lignes directrices pour faire en sorte que les employés du PARI-CNRC comprennent les exigences des deux ensembles de modalités et conditions – celui qui s'applique aux entreprises et celui qui s'applique aux organisations.

Admissibilité au financement

Les 62 accords de contribution que nous avons examinés satisfont aux exigences en matière d'admissibilité. Nous avons constaté que des lignes directrices ont été élaborées pour aider les CTI et les CRI à déterminer l'admissibilité et le niveau de financement à recommander. Les lignes directrices pour l'évaluation technologique, l'administration et l'établissement des coûts des projets sont partie du processus opérationnel qui s'applique aux contributions et sont présentées dans le site intranet du PARI-CNRC. Les lignes directrices pour l'établissement des coûts des projets visent à aider les CTI et les CRI à comprendre les divers facteurs qui entrent en jeu dans le processus d'établissement des coûts

Contenu des accords de contribution

Nous avons constaté qu'il existe pour le PARI-CNRC un accord de contribution standard complet. Il contient toutes les exigences du Conseil du Trésor et du Ministère relatives aux politiques et aux programmes qui s'appliquent au CNRC (l'organisme qui verse les subventions) et aux bénéficiaires

Processus d'approbation : diligence raisonnable

Nous espérions trouver des preuves que les décisions qui concernent l'approbation des bénéficiaires et des projets étaient basées sur le principe de la diligence raisonnable, c'est-à-dire la justification objective, l'analyse raisonnable et la responsabilisation. Nous avons donc examiné les dossiers pour vérifier si les propositions de projet, les évaluations et les recommandations de procéder s'y trouvaient.

Au cours de la vérification, nous avons examiné 46 accords de contribution pour la période de 2003 à 2005, qui avaient été conclus avec 24 organisations, 14 entreprises et 8 projets du PARI-PTC. Nous avons examiné 16 autres accords conclus avec des organisations en 2006-2007, afin de déterminer s'il y avait eu des améliorations. Nous avons constaté des lacunes en matière de documentation, p. ex. l'absence de propositions de projet, d'évaluations et de recommandations. Nous avons aussi constaté des problèmes mineurs en ce qui a trait aux pouvoirs délégués, comme il est souligné ci-dessous. Cependant, comme le montre le tableau 4, nous avons constaté une amélioration importante pour ce qui est des accords de contribution conclus avec les organisations à partir de 2006-2007.

Tableau 4
Sommaire des documents manquants dans les dossiers, selon le type et la période

Documents manquants Type de contribution
2003-04
2004-05
2006-07
Propositions Entreprises 0/14 S.O.Note de tableau 4 *
Organizations 6/24 3/16
PARI-PTC 0/8 N/A
Évaluations Entreprises 0/14 N/A
Organizations 14/24 1/16
PARI-PTC 1/8 N/A
Recommandations Entreprises 0/14 N/A
Organizations 13/24 1/16
PARI-PTC 0/8 N/A
Total   34/46 (74%) 5/16 (31%)

Source : Vérification interne du CNRC

Notes de tableau

Note *

S.O. - La mention Sans Objet (S.O.) signifie que les dossiers n'ont pas été examinés au cours de la deuxième phase de la vérification pour déterminer les améliorations.

Retour à la référence de la note * de bas de tableau 4 referrer

Nous avons constaté qu'il n'y avait pas de propositions de projet dans neuf des 62 dossiers d'accord de contribution examinés. Tous étaient des accords de contribution conclus avec des organisations. Il est important de souligner que six des neuf dossiers dataient de 2003-2004 et de 2004-2005. Les trois autres (qui provenaient tous de la même région) faisaient partie des 16 dossiers supplémentaires qui ont été examinés pour l'exercice 2006-2007. Les employés de cette région ont indiqué que lorsqu'ils ont une relation de longue date avec un promoteur, ils ne lui demandent pas de présenter une nouvelle proposition. Selon nous, cette pratique n'est pas conforme aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert. Cependant, dans l'ensemble, les constatations montrent que la situation par rapport à l'absence de propositions s'est améliorée au fil du temps pour la plupart des régions et des bureaux locaux.

Selon nous, un grand nombre des problèmes que nous avons constatés auraient pu être évités si les agents du PARI-CNRC avaient utilisé une simple liste de vérification pour s'assurer que tous les documents requis se trouvaient dans le dossier. L'utilisation d'une telle liste pourrait se traduire en un taux de conformité de 100 p. 100 – particuliè­rement si elle est intégrée aux changements prévus pour le SONAR. Ainsi, le système pourrait permettre de produire des vérifications qui obligeraient les CTI et les CRI à terminer chaque étape du processus avant de procéder à l'étape électronique suivante. Il faudrait donc qu'une proposition ait été enregistrée dans le système pour que les CTI et les CRI puissent passer à l'écran suivant afin de compléter l'évaluation, et ainsi de suite. Nous avons observé que certaines régions ont commencé à élaborer leur propre liste de vérification imprimée, afin de se conformer aux exigences en matière de documentation. Nous reconnaissons le mérite de ces listes, mais nous encourageons les agents du PARI-CNRC à adopter les vérifications électroniques dans le cadre de la modernisation du SONAR.

Au cours de notre examen des dossiers de contribution de 2003-2004 et de 2004-2005, nous avons observé une absence de documentation à l'appui des décisions de recommander le financement à verser aux organisations. Cependant, la situation s'est améliorée, selon notre échantillon des dossiers de 2006-2007.

Dans le cadre du processus opérationnel, les CTI et les CRI doivent remplir un document de recommandation. Au cours de notre examen des dossiers des 62 accords de contribution, nous avons constaté qu'il manquait, pour 23 p. 100 (14 sur 62) de ces dossiers, la documentation relative à la recommandation et ce, tant dans le SONAR que dans les dossiers imprimés régionaux. Tous ces dossiers concernaient des contributions, destinées aux organisations. La plupart des exceptions concernaient les exercices 2003-2004 et 2004-2005. Pour l'exercice 2006-2007, il manquait le document de recommandation dans seulement un des 16 dossiers examinés. Nous avons donc conclu que cet aspect de la gestion des dossiers s'est amélioré au fil du temps.

Modification des accords de contribution

Nous espérions constater que les modifications apportées aux accords de contribution respectaient toutes les exigences du Conseil du Trésor et du CNRC en matière de conformité et d'intégrité financières.

Nous avons vérifié si le personnel qui avait donné des attestations en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques avait le pouvoir de le faire. Nous avons constaté qu'il l'avait dans 60 des 62 cas.

L'un des deux cas où il n'y avait pas de preuve du pouvoir délégué datait de 2003; il était impossible de trouver un document écrit qui certifiait que la personne responsable à cette date avait bel et bien le pouvoir de l'être. Dans le deuxième cas, il s'agissait d'un accord qui avait été modifié dix fois pendant une période de trois ans et dont le montant était passé de 50 000 $ à 832 000 $. Nous avons observé que la personne qui a approuvé les trois dernières modifications n'avait pas le pouvoir de le faire. Cette situation est ressortie parce que les augmentations n'avaient pas été suivies de façon exacte et que le montant était supérieur au maximum prévu pour le pouvoir de signature de cette personne.

Ce problème pourrait être évité si chaque dossier de contribution du PARI-CNRC était accompagné d'une feuille de couverture qui permet de faire le suivi des modifications et qui indique, de façon très sommaire, tous les changements apportés à l'accord, la date du changement et la valeur cumulative. Cette procédure est importante, parce que de nombreux accords de contribution s'étendent sur plusieurs exercices, et leur valeur tend à augmenter. Les discussions tenues avec les gestionnaires des bureaux régionaux ont confirmé qu'aucune des régions vérifiées ne faisait un suivi officiel du solde cumulatif des accords de contribution.

Les résultats de notre examen des 46 dossiers examinés pour 2003-2004 et 2004-2005 indiquent que 38 accords de contribution (83 p. 100) ont été modifiés dans un bref délai après la signature de l'accord original (c.-à-d. dans le mois suivant). La fréquence des modifications variait d'une à de nombreuses modifications, soit jusqu'à 14 et 21 dans deux cas distincts.

Les modifications peuvent avoir un effet considérable sur l'importance financière relative. Ainsi, les 21 modifications faites pour une entreprise ont fait passer la valeur de l'accord de contribution de 18 500 $ à 412 585 $ sur cinq ans. Elles ont aussi un effet sur la portée des travaux, qui diffère de ce qui a été proposé à l'origine. Il aurait fallu faire preuve de diligence raisonnable en faisant de nouvelles évaluations du projet, puisque la portée en avait changé.

Il est à noter que la justification des modifications était basée principalement sur les raisons données par les entreprises, à savoir des retards dans le calendrier du projet et une pénurie de fonds.

Quatrième recommandation

La haute direction devrait élaborer et adopter des outils manuels ou électroniques simples dans le cadre de la mise à jour ou du remplacement du SONAR, qui aideront les CTI et les CRI à exiger et à démontrer une diligence raisonnable en ce qui a trait aux approbations et aux modifications de projet pertinentes. Il faudrait exiger que les CRI utilisent le système d'information de gestion centralisé pour administrer les contributions versées aux organisations, comme le font présentement les CTI pour les entreprises.

Réponse de la direction du CNRC

Nous sommes d'accord avec la recommandation selon laquelle il y a place à l'amélioration dans ces domaines. Afin de s'attaquer à ce problème, les agents du PARI-CNRC ont récemment créé l'Unité des finances, qui est chargée d'élaborer, de mettre en oeuvre et d'évaluer les politiques et procédures financières actuellement utilisées pour gérer les accords de contribution conclus avec les entreprises et les organisations, ainsi que toutes les autres questions financières auxquelles ils sont confrontés. On a demandé à l'Unité des finances et à l'Unité de la politique opérationnelle de procéder immédiatement (d'ici trois mois) à l'examen du processus de modification et de faire une évaluation de la nature des modifications. À la suite de cet examen, les agents du PARI-CNRC élaboreront (dans trois à six mois) et mettront en oeuvre (dans six à neuf mois) un ensemble de procédures standard en vue d'améliorer la gestion de tous les renseignements pertinents qui concernent la modification des dossiers des entreprises et des organisations. Une fois ces procédures en place, ils les surveilleront pour en vérifier la pertinence et la conformité. Ils entreprendront aussi, simultanément, un examen des exigences qui s'appliquent aux utilisateurs du système (dans trois à six mois), et ils détermineront (dans les 12 mois suivants) s'il faut moderniser ou remplacer le SONAR. La conversion complète sera terminée en 2009. Cependant, cette échéance sera respectée si l'on réussit à atteindre les objectifs liés à la sélection, à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la solution technologique qui permettra de moderniser ou de remplacer le SONAR

Loi sur la gestion des finances publiques – article 34

Il y a en place un certain nombre de contrôles financiers qui assurent la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques, notamment les pouvoirs de signer des documents financiers qui ont été attribués à des gestionnaires de divers niveaux.

Dans le cas des contributions versées aux entreprises, le CTI principal atteste que les factures sont conformes à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Dans le cas des contributions versées aux organisations, c'est le CRI, le gestionnaire des opérations régionales ou le directeur exécutif qui s'en charge. En ce qui a trait au rendement, le signataire autorisé du CNRC confirme les aspects suivants

  • le travail a été réalisé conformément aux conditions de l'accord de contribution;
  • les coûts facturés ou demandés sont raisonnables et conformes aux modalités de l'accord de contribution;
  • toutes les conditions de l'accord de contribution ont été respectées.

On exige dans les accords de contribution que les bénéficiaires (organisations et entreprises) tiennent des dossiers et des comptes financiers adéquats au sujet du rendement des travaux réalisés en vertu de l'accord. On exige aussi qu'ils présentent ces dossiers au CNRC après réception d'un avis raisonnable.

Le signataire autorisé doit confirmer que les bénéficiaires ont satisfait à ces exigences. La seule façon de le faire est de se rendre dans les locaux du bénéficiaire au moins une fois au cours de la durée de l'accord de contribution, soit pour observer directement les résultats ou les activités, soit pour évaluer les systèmes comptables qui produisent ces dossiers – dossiers qui sont essentiels à l'attestation prévue à l'article 34.

Comme il en a été question sous le premier objectif, dans la section qui porte sur le cadre de contrôle de la surveillance financière du PARI-CNRC, en examinant les 62 accords de contribution de notre échantillon, nous avons constaté que la documentation des résultats des visites sur place variait considérablement : d'une absence complète de documentation à des notes détaillées (seulement dans quelques cas). Cette variation peut s'expliquer par l'absence de lignes directrices au sujet de ce que doivent examiner les CTI et les CRI lorsqu'ils se rendent dans les locaux du bénéficiaire et de ce qu'ils doivent documenter.

L'un des objectifs du protocole mis en place par la Direction des finances du CNRC pour l'examen de l'assurance de la qualité fait pour les contributions du PARI-CNRC est de donner une certitude quant au caractère adéquat de la vérification des comptes réalisée en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et de confirmer qu'un processus de gestion des contributions est en place et appliqué de façon adéquate et consciencieuse. Même si selon la plus récente vérification des bénéficiaires réalisée en 2006 pour les accords de contribution de 2004-2005, la conformité s'est améliorée, les taux de conformité demeurent très insuffisants. En mars 2004, la Direction des finances du CNRC a déclaré à la direction du CNRC qu'il y avait eu un trop-payé pour 52 p. 100 des projets réalisés en 2001-2002 et 2002-2003. Ce pourcentage est passé à 36 p. 100 en 2004-2005 (soit 6,5 p. 100 de la valeur monétaire totale des accords de contribution vérifiés, plutôt que 15,7 p. 100). C'est pourquoi le rapport de 2006 contenait des recommandations liées aux attestations prévues à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, c'est-à-dire de « clarifier les attentes à l'égard des exigences liées à l'exercice... du pouvoir prévu à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, selon lequel les employés attestent que les travaux ont été réalisés conformément à l'accord de contribution, que les coûts ont été engagés à des fins adéquates et que toutes les conditions de l'accord de contribution ont été respectées ». Les agents du PARI-CNRC procèdent actuellement au recouvrement de ces trop-payé.

À la suite de ce rapport, les agents du PARI-CNRC ont mis en oeuvre un plan d'action détaillé qui avait été élaboré conjointement avec la Direction des finances du CNRC. Les mesures prévues comprennent notamment le resserrement des exigences en matière de surveillance financière en fonction des critères d'évaluation du risque établis, y compris la vérification complète des premières demandes de remboursement de tous les bénéficiaires et de certaines demandes subséquentes choisies au hasard; une formation et des communications au sujet des exigences à l'intention des CTI, des CRI et des bénéficiaires; et l'élaboration d'outils électroniques dans le cadre du remplacement planifié du SONAR. Nous avons observé qu'au cours de la période d'octobre à décembre 2006, chaque région du PARI-CNRC a donné aux employés un programme de formation approfondi sur la mise en oeuvre régionale de ses exigences en matière de surveillance financière. La Direction des finances du CNRC a aussi participé, à divers degrés, à cette formation dans chaque région.

3.3 Troisième objectif de la vérification : Évaluer la situation du plan d'amélioration du programme préparé par la direction du PARI CNRC

Conclusion générale

Nous avons constaté que la direction du PARI-CNRC a mis en oeuvre la majorité des recommandations énoncées dans le plan d'amélioration du programme de mai 2004. En mars 2006, nous avons constaté, par le biais des rapports de gestion, que 50 des 78 recommandations (64 p. 100) du groupe de travail avaient été mises en oeuvre ou étaient près de l'être. Ce délai de deux ans peut sembler long, mais il faut tenir compte du fait que toutes ces recommandations devaient être mises en oeuvre pendant une période de changement important dans l'organisation et le personnel de direction.

Constatations

En avril et mai 2004, une évaluation du PARI-CNRC a été réalisée pour déterminer dans quelle mesure les pratiques actuelles du programme liées au versement des contributions tenaient compte des préoccupations soulevées dans les constatations de vérifications actuelles et précédentes. Cette évaluation avait été demandée par le comité directeur du PARI-CNRC, qui est composé de la directrice générale du PARI-CNRC, du directeur général de la Direction des finances du CNRC et de la directrice exécutive du bureau national. Elle a été transmise au groupe de travail sur les constatations de la vérification, qui était responsable d'élaborer un cadre de contrôle de gestion pour les plans d'action régionaux et nationaux, ainsi que de proposer des mesures particulières pour atténuer les risques du programme de contribution du PARI-CNRC.

Les constations suivantes ont été présentées dans le cadre de contrôle de gestion du PARI-CNRC (mai 2004) élaboré par le groupe de travail sur la vérification.

« Le groupe de travail... a constaté que le PARI-CNRC n'a pas clairement défini les rôles et les responsabilités et n'a pas mis en place un cadre de responsabilisation clair pour les gestionnaires et les employés directement responsables de l'exécution du programme. Il a aussi constaté qu'il n'y a pas d'orientation claire au sujet des exigences auxquelles devaient satisfaire les clients qui demandent des fonds au PARI-CNRC. »

Le cadre comptait 78 recommandations détaillées qui visaient à améliorer trois grands domaines d'intérêt du PARI-CNRC : dossiers comptables adéquats; demande de remboursement des coûts adéquate; et contribution des bénéficiaires au total des coûts du projet.

Nous avons observé, au cours de la vérification, que les agents du PARI-CNRC ont élaboré une vaste gamme de tableurs électroniques pour suivre l'évolution de la mise en oeuvre des recommandations. Celles-ci étaient regroupées en fonction de la charge de travail, c'est-à-dire la diligence raisonnable, la communication, l'établissement des coûts du projet, etc. On a désigné des responsables à l'Unité de la politique des opérations pour s'attaquer aux problèmes. Aux fins de la présente vérification, nous avons établi une concordance entre le document qui a été préparé par le groupe de travail en 2004 et qui contient toutes les recommandations et le rapport de correspondance provisoire préparé par la direction du PARI-CNRC. Cette démarche a permis de démontrer que 64 p. 100 des recommandations du groupe de travail avaient été mises en oeuvre en mars 2006. Les gestionnaires du PARI-CNRC nous ont informés que toutes les tâches essentielles ont été accomplies au cours de la période de deux ans et que celles qui n'étaient plus valides ont été fermées. Elle nous a aussi dit que toutes les recommandations ne seront pas mises en oeuvre en raison de l'évolution du programme et des nouvelles priorités, par exemple le plan d'action de gestion qui vise à donner suite à la vérification des bénéficiaires de 2004-2005, faite en 2006. Notre examen du document de suivi révèle certains aspects auxquels on ne s'est pas encore attaqué, notamment la gestion des demandes de remboursement, les modifications, les fonctions du SONAR connexes et les processus d'assurance de la qualité. La direction nous a informé que l'exigence de définir les rôles et les responsabilités, à laquelle on n'a pas encore satisfait, sera intégrée aux travaux entrepris pour donner suite aux engagements énoncés dans le plan d'activité du PARI-CNRC.

3.4 Quatrième objectif de la vérification : Faire le suivi des recommandations énoncées dans la vérification de Partenariat technologique Canada (PTC) faites en septembre 2003 par Industrie Canada, qui concernent le PARI CNRC

Conclusion générale

Nous avons constaté que les gestionnaires du PARI-CNRC ont donné suite, dans leur plan d'action de gestion, à cinq des huit recommandations énoncées dans la vérification de Partenariat technologique Canada faites en septembre 2003. En juillet 2007, ils avaient partiellement terminé les plans d'action de gestion pour deux des trois recommandations restantes. Ils n'ont pas donné suite à la dernière recommandation tel que prévu, parce qu'après quelques tentatives de le faire, ils ont pensé qu'il serait plus utile d'avoir recours à d'autres moyens.

Constatations

La présente vérification prévoyait le suivi de la mise en oeuvre des recommandations énoncées dans la vérification de Partenariat technologique Canada (PTC) faites par Industrie Canada en 2003. Lorsque notre vérification a commencé, les agents du PARI-CNRC travaillaient en collaboration avec Industrie Canada à l'exécution du programme PTC, afin de donner aux PME canadiennes une aide financière remboursable pour des projets à l'étape de la précommercialisation.

Industrie Canada et le PARI-CNRC avaient conclu un protocole d'entente qui décrivait les engagements et modalités et conditions du programme PTC. Ce protocole devait expirer en décembre 2005, mais il a été prolongé d'un an. En septembre 2005, le ministre d'Industrie Canada a annoncé que le programme PTC serait réduit progressivement et terminé en mars 2006. À partir de ce moment, seuls les accords de contribution en place ont été conservés.

Notre examen des documents du programme a révélé qu'en 2004-2005, toutes les régions avaient eu de la difficulté à percevoir les contributions remboursables. Cependant, au 31 mars 2006, la Direction des finances du CNRC a confirmé que tout le portefeuille était à jour.

Comme il est souligné à l'annexe B, nous avons constaté que les gestionnaires du PARI-CNRC ont donné suite, dans leur plan d'action de gestion, à cinq des huit recommandations énoncées dans la vérification du programme PTC faites en septembre 2003. En juillet 2007, ils avaient partiellement terminé les plans d'action de gestion pour deux des trois recommandations restantes. Ils n'ont pas donné suite à la dernière recommandation tel que prévu, parce qu'après quelques tentatives de le faire, ils ont pensé qu'il serait plus utile d'avoir recours à d'autres moyens.

Les deux recommandations qui n'ont été que partiellement mises en oeuvre concernent la normalisation de la documentation des dossiers par le biais de l'élaboration de listes de vérification et de la mise en oeuvre d'un processus d'assurance de la qualité pour assurer l'intégrité des dossiers et la surveillance des risques des projets. Comme on le souligne ci-dessous, le nouvel ensemble complet de lignes directrices pour le programme devrait permettre de donner suite à ces recommandations.

Au moment de la vérification, nous avons constaté qu'il n'existait pas un ensemble complet et global de lignes directrices approuvées par la direction. On avait plutôt élaboré au besoin des lignes directrices partielles pour les accords de contribution liés au programme PTC, qui avaient été communiquées à d'autres intervenants dans le cadre du processus opérationnel du PARI-CNRC. Un nouveau guide sur les politiques et procédures opérationnelles pour le remboursement dans le cadre du PARI-PTC est en cours d'élaboration et devrait être approuvé à l'automne 2007. Il constituera une source d'information unique en ce qui a trait à l'administration du PARI-PTC. Lorsque ce guide aura été approuvé par la direction, il devrait régler les deux recommandations en suspens de la vérification de 2003.

4.0 Conclusion

De façon générale, nous pensons que le cadre de contrôle de la gestion et le cadre de responsabilisation du PARI-CNRC sont adéquats. Cette conclusion est basée en partie sur les mesures améliorées de contrôle de la gestion qui ont été mises en oeuvre et observées pendant la période de vérification. Cependant, certains points faibles nécessitent une attention de la part de la direction. Il s'agit notamment de la surveillance financière et de la documentation à l'appui de l'approbation des paiements, des renseignements sur le rendement et de la planification opérationnelle.

D'abord et avant tout, le contrôle financier continue d'être faible. Même si nous constatons certaines améliorations par rapport aux années précédentes, les conseillers en technologie industrielle (CTI) et les conseillers du réseau d'innovation (CRI) Note de bas de page1 qui sont responsables des contributions versées aux entreprises et aux organisations ne vérifient pas assez fréquemment si les demandes des bénéficiaires correspondent aux accords de contribution. La vérification des bénéficiaires de contributions en 2004-2005 réalisée récemment par la Direction des finances du CNRC, a révélé que des coûts inadmissibles ont été réclamés pour 36 p. 100 des projets ayant fait l'objet d'un accord, ce qui a entraîné un trop-payé de 859 210 $. Les agents du PARI-CNRC ont réagi en mettant en place un plan d'action de gestion détaillé, qui a été élaboré en collaboration avec la Direction des finances du CNRC.

Nous avons trouvé des éléments probants qui indiquent que le problème de conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor s'est amélioré en 2006-2007 – particulièrement en ce qui a trait aux propositions de projet manquantes et à l'absence de documentation à l'appui des décisions relatives aux recommandations à l'intention des organisations. Cependant, l'absence d'une documentation adéquate à l'appui des demandes de paiement continue de représenter un problème important. Compte tenu des améliorations observées en 2006-2007 et de la mise en oeuvre actuelle du plan d'action de gestion détaillé en vue de régler le problème de la surveillance financière et ses retombées sur les attestations prévues à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, nous pouvons conclure que dans l'ensemble, le PARI-CNRC est conforme aux lois et politiques du gouvernement.

Ensuite, les renseignements sur le rendement font problème à l'échelle nationale. La plupart des renseignements sur le rendement restent dans les régions et ne sont pas régulièrement collectés, analysés et déclarés de façon à être utilisés par la direction à l'échelle nationale. Troisièmement, les plans stratégiques et opérationnels n'ont pas été élaborés, appliqués, examinés et mis à jour assez souvent .

Nous avons constaté que la direction du PARI-CNRC a mis en oeuvre la majorité des recommandations énoncées dans le plan d'amélioration du programme de mai 2004. Nous avons constaté en mars 2006, par le biais des rapports de gestion, que 64 p. 100 ou 50 des 76 recommandations du groupe de travail avaient été mises en oeuvre ou étaient près de l'être. La direction du PARI-CNRC nous a informés que toutes les tâches essentielles étaient terminées et que le reste n'était plus valide. Bien que ce délai de deux ans puisse sembler long, il faut tenir compte du grand nombre de recommandations auxquelles il fallait donner suite pendant une période de changement important de la structure organisationnelle et du personnel de haute direction.

Enfin, nous avons constaté que la plupart des recommandations issues de la vérification de Partenariat technologique Canada réalisée par Industrie Canada en 2003 avaient été mises en oeuvre ou étaient près de l'être. Il est à souligner que même si le programme a pris fin le 31 mars 2006, le personnel de la Direction des finances du CNRC continue de travailler avec les agents du PARI-CNRC au remboursement de la dette due à la Couronne.

Recommandations clés

  1. La haute direction devrait sans tarder élaborer un plan d'activité 2007 2008 complet pour le PARI CNRC. Elle devrait élaborer et approuver en temps opportun les plans subséquents pour les futurs exercices.
  2. La haute direction devrait élaborer et mettre en oeuvre un cadre de contrôle qui prévoit les activités suivantes :
    • l'élaboration et la communication de lignes directrices et d'instructions à l'intention des CTI et des CRI, qui décrivent ce qu'ils doivent examiner lorsqu'ils se rendent chez les bénéficiaires et les exigences minimales en matière de documentation des résultats de ces visites;
    • l'élaboration et la mise en oeuvre de mécanismes qui permettent de vérifier si les CTI et les CRI ont effectué les visites sur place conformément aux lignes directrices prévues au point (a), afin de certifier que les montants demandés par les entreprises et les organisations ont été engagés pour des coûts spécifiques, conformément aux accords de contribution.
  3. La haute direction devrait élaborer une stratégie coordonnée à l'échelle nationale pour la collecte, l'analyse et la déclaration des renseignements sur le rendement. Cette démarche pourrait notamment prévoir la consultation étroite des agents régionaux du PARI CNRC, afin d'assurer la cohérence des renseignements aux fins de la synthèse nationale. En outre, il faudrait consulter la Direction de la planification et de la gestion du rendement du CNRC, afin d'assurer la conformité aux exigences fédérales en matière de responsabilisation.
  4. La haute direction devrait élaborer et adopter des outils manuels ou électroniques simples dans le cadre de la mise à jour ou du remplacement du SONAR, qui aideront les CTI et les CRI à exiger et à démontrer une diligence raisonnable en ce qui a trait aux approbations et aux modifications de projet pertinentes. Il faudrait exiger que les CRI utilisent le système d'information de gestion centralisé pour administrer les contributions versées aux organisations, comme le font présentement les CTI pour les entreprises.

Les plans d'action de gestion détaillés qui donneront suite aux recommandations se trouvent à l'annexe C.

Annexe A Critères de vérification du PARI CNRC



No Critère de vérification
Premier objectif de la vérification : Obtenir une évaluation indépendante du cadre de contrôle de gestion et du cadre de responsabilisation du PARI-CNRC
1. Les propositions de projet contiennent les objectifs et les résultats attendus qui sont clairement énoncés et qui sont directement liés aux objectifs et aux modalités et conditions du programme.
2. Il existe pour le programme les processus et la capacité administrative nécessaires pour examiner les projets et en recommander le financement.
3. Les renseignements sur le rendement à jour sont repérés, collectés, analysés et déclarés de façon appropriée.
4. Les responsables de la direction et du leadership au PARI sont clairement définis, et leur nom est communiqué.
5. Il y a en place une structure organisationnelle qui appuie les buts et objectifs du programme.
6. Les plans stratégiques et opérationnels appropriés sont régulièrement élaborés, mis en oeuvre, examinés et mis à jour.
7. Les rôles, les responsabilités et la répartition des tâches ont été définis.
8. La capacité de surveiller activement et en permanence les pratiques et les contrôles de gestion a été créée.
9. Il existe un processus pour la surveillance des accords de contribution et des résultats des projets (p. ex. des rapports pertinents et opportuns).
10. Il existe des mécanismes pour assurer la surveillance des processus de gestion de la qualité.
11. Les renseignements contenus dans les dossiers des bénéficiaires sont présentés de façon à en faciliter l'utilisation :
  • les dossiers sont complets et à jour;
  • les documents d'approbation requis (administratifs et financiers) se trouvent dans les dossiers;
  • la correspondance liée aux accords se trouve dans les dossiers;
  • les renseignements ne sont pas présentés en double;
  • l'organisation a recours à la bureautique.
Deuxième objectif de la vérification : Évaluer la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor qui concernent l'administration des paiements de transfert.
12. Les agents du programme connaissent les conditions d'admissibilité au financement : qui, sous quelles conditions, à quelles fins et pour quels montants.
13. Les fonds sont utilisés aux fins convenues.
14. Le programme est conforme aux lois, règlements, modalités et conditions, politiques et accords pertinents, plus précisément à la Politique sur les paiements de transfert, à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux modalités et conditions du programme.
15. L'accord de contribution est complet et précise toutes les exigences nécessaires des politiques et des programmes du Conseil du Trésor et du Ministère qui s'appliquent à l'organisme subventionnaire et aux bénéficiaires.
16. Les systèmes, les procédures, les contrôles et les ressources permettent d'assurer la conformité et l'intégrité financières.
17. Les décisions qui concernent l'approbation des bénéficiaires et des projets sont conformes au concept de diligence raisonnable, à savoir une justification objective, une analyse raisonnable et la responsabilisation.
Troisième objectif de la vérification : Évaluer la situation du plan d'amélioration du programme préparé par les gestionnaires du PARI-CNRC.
18. Les problèmes liés au rendement du projet et du programme sont réglés rapidement.
Quatrième objectif de la vérification : Faire le suivi des recommandations qui concernent le PARI et qui sont énoncées dans la vérification de Partenariat technologique Canada faite en septembre 2003 par Industrie Canada.
19. Faire le suivi de la mise en oeuvre des recommandations énoncées dans la vérification de Partenariat technologique Canada faite par Industrie Canada en 2003.

Annexe B: Recommandations issues de la vérification de Partenariat technologique Canada faite par Industrie Canada en 2003 et constatations de la vérification de suivi faites par le CNRC en 2007

Recommandation de la vérification de 2003 Note de tableau 1 Mise en oeuvre de la recommandation
1. (a) Les conseillers en technologie industrielle (CTI) ne sont pas tenus d'avoir des antécédents désignés en affaires. Nous recommandons que PARI-PTC accorde une plus grande importance aux connaissances et à l'expérience commerciale et financière dans le processus de sélection des CTI en raison du degré d'antécédents en affaires requis afin de compléter la diligence raisonnable nécessaire. Des antécédents en affaires aideront également les CTI à surveiller adéquatement l'état financier et opérationnel des projets et des affaires des clients. Oui; comme il est indiqué au tableau 2, Organigramme du PARI-CNRC, des analystes des affaires ont été engagés dans quatre des cinq régions d'exécution du programme, afin d'offrir une expertise pour la surveillance de la situation financière des remboursements. Avant la cessation du programme le 31 mars 2006, on a eu recours pour les nouvelles propositions aux lignes directrices d'évaluation commerciale du PARI-PTC, qui avaient été élaborées et diffusées aux régions en 2004, ainsi qu'à un écran distinct d'évaluation commerciale dans le SONAR, qui avait été élaboré pour les propositions liées au PARI-PTC. Il est à noter cependant que selon la vérification financière des bénéficiaires de 2004-2005 réalisée en 2006, la plus grande partie du trop-payé (50 p. 100) était liée à des projets du PARI-PTC.
1.b) Les remboursements des contributions diffèrent des estimations et des prévisions.
Nous sommes au courant du fait que PARI-PTC a identifié plusieurs facteurs qui expliquent l'écart important entre les remboursements prévus et réels. PARI-PTC est en cours d'examiner sa pratique actuelle pour prendre en considération ces facteurs, afin de l'aider à déterminer les remboursements prévus. Nous recommandons que PARI-PTC accorde une priorité à cet examen du processus en vue de modifier sa phase de diligence raisonnable actuelle et ses modalités de remboursement dans les accords de financement de façon à tirer parti de l'expérience antérieure.
Non. À la suite des premières démarches entreprises en 2004 et 2005 pour mettre en oeuvre de meilleurs processus de prévision des remboursements, les gestionnaires du PARI-CNRC ont pris la décision d'élaborer des lignes directrices sur le remboursement, qui étaient considérées comme plus utiles. Ils nous ont dit qu'à la suite d'une vaste consultation des régions réalisée au printemps 2006, on a entrepris l'élaboration d'un guide national des politiques et des procédures opérationnelles de remboursement pour le PARI-PTC. Ce guide regroupera toutes les politiques opérationnelles standard qui concernent l'administration du PARI-PTC. En juillet 2007, les lignes directrices étaient sous forme de version préliminaire et leur approbation finale était prévue pour l'automne 2007.
3.a) La documentation des dossiers de projets n'est pas normalisée et/ou n'est pas complète.Note de tableau 2
3.a) i) Nous recommandons d'élaborer des formulaires normalisés pour tous les secteurs afin d'aider à documenter le nom, le titre, le domaine d'expertise, les analyses de risques, les constatations et les recommandations de tous les membres de l'équipe de la diligence raisonnable. Les formulaires normalisés pourraient contenir des domaines spécifiques pour chaque membre de l'équipe multidisciplinaire pour documenter des renseignements tels que les possibilités, les risques, les forces et faiblesses des projets, la résolution des préoccupations soulevées et une section pour la recommandation finale de l'examinateur. Un tel formulaire assurera que l'information demandée aux examinateurs durant la diligence raisonnable est incluse dans le dossier et que la position des examinateurs du projet soumis par le demandeur est documentée. Cette documentation faciliterait également la gestion du dossier par le CTI ou l'examen des dossiers par le directeur.
Oui. Avant la cessation du programme le 31 mars 2006, on a eu recours pour les nouvelles propositions aux lignes directrices sur l'évaluation commerciale du PARI-PTC, qui avaient été élaborées et diffusées aux régions en 2004, ainsi qu'à un écran distinct d'évaluation commerciale du SONAR, qui avait été élaboré pour les propositions du PARI-PTC. La vérification faite par le CNRC en 2007 de huit dossiers de PTC indique qu'en général, les dossiers du PARI-PTC sont complets. Comme il est indiqué dans le tableau 4, Sommaire des documents manquants dans les dossiers selon le type et la période, nous avons constaté qu'il y avait dans le dossier de chaque accord les propositions de projet et les documents de recommandations requis. Il manquait le document d'évaluation pour l'un des accords.
3.a) La documentation des dossiers de projet n'est pas normalisée et/ou n'est pas complète.
3.a) ii) Nous recommandons de documenter les réunions entre les clients et PARI-PTC à l'aide de comptes rendus des discussions afin de maintenir des dossiers appropriés et d'appuyer l'évaluation annuelle des risques du projet.
Oui. La vérification faite en 2007 par le CNRC de huit dossiers de PTC montre que les visites sur place sont bien documentées en ce qui a trait aux aspects techniques du projet, mais non en ce qui a trait à tous les aspects requis de la surveillance financière. Il n'est donc pas surprenant que la vérification financière des bénéficiaires de 2004-2005 faite en 2006 ait indiqué que 50 p. 100 du trop-payé était lié à des projets du PARI-PTC
3.a) La documentation des dossiers de projet n'est pas normalisée et/ou n'est pas complète. 3.a) iii) Nous recommandons que PARI-PTC introduise une politique normalisée pour le maintien de la documentation. Une liste de contrôle pourrait également être élaborée pour identifier tous les documents à inclure dans le dossier d'un demandeur. Il faudrait élaborer un processus d'assurance de la qualité afin d'assurer l'intégralité de la documentation. Ces recommandations assureront que les dossiers sont adéquatement justifiés, en plus de diminuer le risque de perte ou de mauvais classement des documents. En cours. Les gestionnaires nous ont dit que l'élaboration de la politique normalisée pour la conservation des documents et les listes de vérification connexes progresse lentement. À l'avenir, ces aspects seront intégrés aux procédures d'exploitation normalisées qui sont élaborées aux fins du guide des politiques et des procédures opérationnelles de remboursement pour le PARI-PTC. Ce guide regroupera toutes les politiques opérationnelles normalisées qui concernent l'administration des remboursements pour le PARI-PTC. En juillet 2007, il était sous forme de version préliminaire, et son approbation finale était prévue pour l'automne 2007.
3.b) Le poste de liaison entre PTC et PARI‑PTC demeure vacant. Nous recommandons que PARI-PTC et PTC se rencontrent régulièrement afin de partager de l'information et des pratiques exemplaires. Nous recommandons également de combler le poste de liaison afin de faciliter la communication et les synergies entre les deux programmes. Oui. Le poste de liaison entre le PARI-CNRC et PTC est doté depuis octobre 2003. Il y a eu une communication régulière entre le personnel du PARI-CNRC et de PTC (Industrie Canada) jusqu'à ce que le poste de liaison équivalent à Industrie Canada devienne vacant en mai 2004, puis soit aboli. Même s'il y a eu quelques réunions entre les employés de divers niveaux du PARI-CNRC et d'Industrie Canada, la fréquence des interactions et des communications au sujet des questions qui concernent l'exécution du programme a été considérablement réduite jusqu'à l'automne 2004. Les gestionnaires nous ont dit qu'Industrie Canada continue de recevoir régulièrement les rapports sur les activités du PARI-CNRC
3.c) Les ressources humaines et financières actuelles exercent des pressions sur le programme. Nous recommandons que PARI-PTC examine ses exigences budgétaires pour veiller à ce que tous les processus de travail de PTC soient adéquatement datés en personnel, y compris la surveillance des risques liés aux projets. En cours. Comme il est indiqué au tableau 2, Organigramme du PARI-CNRC, des analystes des affaires ont été engagés dans quatre des cinq régions d'exécution du programme, afin d'offrir une expertise aux fins de la surveillance de la situation financière des remboursements. Dans le cadre de l'élaboration du guide national des politiques et des procédures opérationnelles de remboursement pour le PARI-PTC, les gestionnaires nous ont dit que les rôles et responsabilités liés à l'administration des remboursements seront clarifiés. En juillet 2007, les lignes directrices étaient sous forme de version préliminaire, et leur approbation finale était prévue pour l'automne 2007. En ce qui a trait à l'examen des exigences financières, la réponse officielle donnée à cette recommandation indique que les gestionnaires du PARI-CNRC ne prévoient pas augmenter considérablement les ressources humaines consacrées au processus de diligence raisonnable du PARI-PTC, au-delà de ce qu'il est indiqué dans la réponse du CNRC à la recommandation 5.1 a).
4. Il faut assurer la conformité aux modalités et aux conditions de PTC en matière de vérifications. Tel qu'il est énoncé dans la section 5.3 du modèle d'accord de contribution, PARI-PTC est tenu d'obtenir des clients qui se trouvent dans la phase de remboursement un rapport annuel vérifié des revenus bruts. Nous recommandons que PARI-PTC fasse un suivi régulier des clients afin d'assurer que les rapports annuels vérifiés des revenus bruts sont obtenus en temps opportun. Oui. La Direction des finances du CNRC nous a dit que le portefeuille du PARI-PTC est à jour, notamment en ce qui a trait à la vérification des rapports des revenus bruts. Ces rapports doivent être remis sauf si une exemption a été demandée et accordée. Le nombre d'exemptions est à la hausse en raison d'une pénurie de vérificateurs (par rapport à la demande) et de l'augmentation correspondante des coûts de vérification pour les clients.

Notes de tableau

Note 1

Les recommandations originales se trouvent à la section 5 du rapport de 2003.

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Note 2

Les recommandations sont numérotées de la même façon que dans le rapport de vérification de Partenariat technologique Canada réalisé par Industrie Canada en 2003; il n'y avait pas de recommandation 2.0.

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Annexe C Plans d'action de la gestion

Recommandations de la vérification Plan d'action correctif de la gestion Date d'achèvement prévue Responsable au CNRC
1. La haute direction devrait sans tarder élaborer un plan d'affaires 2007-2008 complet pour le PARI-CNRC. Elle devrait élaborer et approuver en temps opportun les plans subséquents pour les futurs exercices. Nous sommes en partie d'accord avec cette recommandation. Nous pensons qu'il faut élaborer et approuver rapidement un plan d'acivité complet pour le PARI-CNRC. En outre, les agents du PARI-CNRC pensent que la planification des activités de 2008-2009 à 2010-2011 devrait être alignée sur la nouvelle approche intégrée adoptée par le CNRC en cette matière, et nous travaillons actuellement à ce dossier. Cependant, nous ne pensons pas que les agents du PARI-CNRC devraient en ce moment consacrer des ressources à l'élaboration d'un plan officiel pour 2007-2008, tel que le recommandent les vérificateurs, parce que nous en sommes déjà à la mi-exercice et que le plan d'activité pour 2008-2009 à 2010-2011 doit être présenté en octobre 2007. Contexte Même s'il n'existe pas de « plan d'activité » 2007-2008 officiel pour le PARI-CNRC, les gestionnaires ont pris des mesures pour formuler des orientations et priorités stratégiques et les communiquer aux employés. Ces orientations et priorités ont été int\xC3\xA9grées aux ententes de responsabilité des cadres (ERC). Ainsi, en 2005, les agents du PARI-CNRC ont élaboré un document d'orientation stratégique. En 2006-2007, ils ont volontairement commencé à utiliser l'approche de planification intégrée que le CNRC impose maintenant à tous les IDP. Après avoir consulté le personnel de la Direction de la planification et de la gestion du rendement du CNRC, le directeur général et les cadres supérieurs du PARI-CNRC ont formulé des stratégies prioritaires structurées, ciblées et axées sur l'action, qui ont été intégrées aux ERC du CNRC. En juin 2007, ils ont examiné et mis à jour le programme, les engagements clés et les activités annuelles pour trois ans. L'élaboration du plan d'affaires de 2008-2011 a été entreprise dans le cadre de la vaste démarche de planification des activités de l'ensemble du CNRC. En 2006 et 2007, les orientations et les priorités stratégiques du PARI-CNRC ont été communiquées aux gestionnaires et aux employés du PARI-CNRC. Ceux-ci ont commencé à travailler à la réalisation de ces engagements, et le directeur général et les directeurs exécutifs sont responsables de leur progression dans le cadre de leur ERC individuelle. Octobre 2007 DG PARI-CNRC
2. La haute direction devrait élaborer et mettre en oeuvre un cadre de contrôle qui prévoit les activités suivantes :
  • l'élaboration et la communication de lignes directrices et d'instructions à l'intention des CTI et des CRI, qui décrivent ce qu'ils doivent examiner lorsqu'ils se rendent chez les bénéficiaires et les exigences minimales en matière de documentation des résultats de ces visites;
  • l'élaboration et la mise en oeuvre de mécanismes qui permettent de vérifier si les CTI et les CRI ont effectué les visites sur place conformément aux lignes directrices prévues au point (a), afin de certifier que les montants demandés par les entreprises et les organisations ont été engagés pour des coûts spécifiques, conformément aux accords de contribution.
Nous sommes d'accord avec le fait qu'il faut réaliser une surveillance efficace et, de fait, les agents du PARI-CNRC ont déjà indiqué la nécessité d'améliorer cet aspect. En décembre 2006, ils ont mis en oeuvre le processus actuel pour satisfaire aux exigences en matière de surveillance financière. Les exigences sont documentées, et une formation en personne a été donnée dans l'ensemble du pays. En voici un bref résumé. Tous les clients et projets sont assujettis à une évaluation du risque qui détermine la surveillance financière minimale requise pour chaque projet financé (basée sur un degré de risque faible, moyen ou élevé). Il est obligatoire de faire une validation après-paiement pour la première demande de chaque client ou projet. Ensuite, on le faitselon le degré de risque attribué. Puis, il faut tenir avec le client une réunion obligatoire (soit sur place, ce qui est préférable, soit par téléphone, lorsqu'il n'est pas facile ou opportun de la tenir sur place), afin de lui expliquer les conditions de l'accord de contribution, le processus de demande de paiement et les preuves dont ont besoin les agents du PARI-CNRC pour donner l'attestation prévue à l'article 34. Ces nouvelles exigences en matière de surveillance financière correspondent à l'orientation actuelle donnée par le Conseil du Trésor à la lumière du Rapport du groupe d'experts sur les subventions et les contributions. Immédiatement DG PARI-CNRC
D'ici un an, l'Unité de la politique opérationnelle et les gestionnaires des finances du PARI-CNRC \xC3\xA9tabliront un calendrier de vérifications sur place au hasard pour garantir la compréhension et la mise en oeuvre des nouvelles exigences en matière de surveillance financière. Si l'on constatait lenon-respect de ces exigences, on prendrait des mesures de suivi (séances de formation et communications). Août 2008 Directrice exécutive du bureau national
De plus, les agents du PARI-CNRC entreprendront, d'ici novembre 2007, une étude pour déterminer la meilleure méthode d'enregistrer les résultats des visites sur place, ainsi que les exigences minimales relatives à cet enregistrement. Novembre 2007 Directrice exécutive du bureau national
D'ici mars 2008, on donnera, dans toutes les régions, une formation sur la nouvelle exigence en matière d'enregistrement des visites sur place. En outre, les vérifications sur place susmentionnées permettront de garantir que l'on satisfait à l'exigence en matière de visites sur place. Mars 2008 DG PARI-CNRC
3. La haute direction devrait élaborer une stratégie coordonnée à l'échelle nationale pour la collecte, l'analyse et la déclaration des renseignements sur le rendement. Cette démarche pourrait notamment prévoir la consultation étroite des agents régionaux du PARI-CNRC, afin d'assurer la cohérence des renseignements aux fins de la synthèse nationale. En outre, il faudrait consulter la Direction de la planification et de la gestion du rendement du CNRC, afin d'assurer la conformité aux exigences fédérales en matière de responsabilisation. Nous sommes d'accord avec cette recommandation. De fait, les cadres supérieurs du PARI-CNRC ont intégré aux sept engagements clés prévus dans les documents de planification de 2006-2007 la nécessité d'améliorer la mesure du rendement et indiqué que l'élaboration de mesures nationales fait toujours partie de leurs objectifs.       
En collaboration avec les régions, nous mettons actuellement à l'essai des indicateurs pour les avantages techniques et commerciaux que les projets financés ont apporté aux entreprises. Lorsque le projet pilote sera terminé, il sera lancé dans toutes les régions. Novembre 2007 DG PARI-CNRC
Les mesures et les processus liés à nos services consultatifs et aux contributions versées aux organisations devraient être en place d'ici décembre 2008. Nous avons déjà eu des discussions préliminaires avec le personnel de la Direction de la planification et de la gestion du rendement du CNRC, et nous poursuivrons ces discussions tout au long de cette démarche. Nous sommes impatients de profiter de l'abondance des connaissances que ces employés ont acquises grâce à l'évaluation du PARI-CNRC, ainsi que de leur expérience de l'élaboration d'indicateurs de rendement. Décembre 2008 DG PARI-CNRC
4. La haute direction devrait élaborer et adopter des outils imprimés ou électroniques simples dans le cadre de la mise à jour ou du remplacement du SONAR, qui aideront les CTI et les CRI à exiger et à démontrer une diligence raisonnable en ce qui a trait aux approbations et aux modifications de projet pertinentes. Il faudrait exiger que les CRI utilisent le système d'information de gestion centralisé pour administrer les contributions versées aux organisations, comme le font présentement les CTI pour les entreprises. Nous sommes d'accord avec la recommandation selon laquelle il y a place à l'amélioration dans ces domaines. Afin de s'attaquer à ce problème, les agents du PARI-CNRC ont récemment créé l'Unité des finances, qui est chargée d'élaborer, de mettre en oeuvre et d'évaluer les politiques et procédures financières actuellement utilisées pour gérer les accords de contribution conclus avec les entreprises et les organisations, ainsi que toutes les autres questions financières auxquelles ils sont confrontés.      
On a demandé à l'Unité des finances et à l'Unité de la politique opérationnelle de procéder immédiatement (d'ici trois mois) à l'examen du processus de modification et de faire une évaluation de la nature des modifications. Octobre 2007 Directrice exécutive du bureau national
À la suite de cet examen, les agents du PARI CNRC élaboreront (dans trois à six mois) Janvier 2008 Directrice exécutive du bureau national
et mettront en oeuvre (dans six à neuf mois) un ensemble de procédures standard neutres en vue d'améliorer la gestion de tous les renseignements pertinents qui concernent la modification des dossiers des entreprises et des organisations. Une fois ces procédures en place, ils les surveilleront pour en vérifier la pertinence et la conformité. Mars 2008 Directrice exécutive du bureau national
Ils entreprendront aussi, simultanément, un examen des exigences qui s'appliquent aux utilisateurs du système (dans trois à six mois), Janvier 2008 Directrice exécutive du bureau national
et ils détermineront (dans les 12 mois suivants) s'il faut moderniser ou remplacer le SONAR. Juin 2008 DG PARI-CNRC
La conversion complète sera terminée en 2009. Cependant, cette échéance sera respectée si l'on réussit à atteindre les objectifs liés à la sélection, à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la solution technologique qui permettra de moderniser ou de remplacer le SONAR. Décembre 2009 DG PARI-CNRC

Annexe D Glossaire

Liste des abréviations

AA – Analyste des affaires
ARAC – Agent régional des accords de contribution
BtC – Benefits to Canada
CA – Comptable agréé
CIA – Vérificateur interne certifié
CMA – Comptable en management accrédité
CRI – Conseiller du Réseau d'innovation
CT – Conseil du Trésor
CTI – Conseiller en technologie industrielle
CVR – Cadre de vérification axé sur les risques
ERC – Entente de responsabilité des cadres
ESF – Exigences en matière de surveillance financière
GOF – Gestionnaire des finances et des opérations
GER – Gestionnaire de l'exploitation régionale
IDP – Instituts, directions et programmes
LGFP – Loi sur la gestion des finances publiques
O et G – Opérations et gestion
PARI-CNRC – Programme d'aide à la recherche industrielle du Conseil national de recherches du Canada
PE – Protocole d'entente
PME – Petites et moyennes entreprises
PTC – Partenariat technologique Canada
RHDSC – Ressources humaines et Développement social Canada
SCPT – Services consultatifs pour les paiements de transfert
SEJ – Stratégie Emploi jeunesse
UPO – Unité de la politique opérationnelle

Note de bas de page

Note de bas de page 1

Ceux-ci peuvent englober les gestionnaires et les directeurs des opérations régionales, qui ont aussi un pouvoir en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

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Note de bas de page 2

L'équipe de la vérification du CNRC a reçu l'aide d'une équipe de vérificateurs expérimentés qui ont été engagés à contrat pour réaliser la première phase des travaux de vérification.

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