Directive sur le processus de traitement des plaintes pour harcèlement (2018)

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive est entrée en vigueur le 30 juillet 2018. Elle remplace la Directive sur le processus de traitement des plaintes pour harcèlement (2016).

1.2 La présente directive doit être lue de concert avec la Politique sur la prévention du harcèlement et la résolution des conflits (2016) du CNRC (la « Politique »).

2. Application

La présente directive s'applique aux employés du CNRC et aux circonstances du milieu de travail, comme défini dans la Politique.

3. Contexte

La présente directive est conforme aux dispositions de la « Politique » qui exigent l'établissement et la tenue à jour d'un processus efficace de traitement des plaintes de harcèlement. La directive définit également les rôles et les responsabilités des personnes désignées concernées par son application de la directive.

Une plainte de harcèlement est une question sérieuse, qui nécessite diligence, tact, compétence et discrétion. L'un des principaux objectifs du processus de traitement d'une plainte est la résolution la moins perturbatrice possible pour le milieu de travail et les parties concernées.

La gravité d'une allégation de harcèlement suppose un processus minutieux et rigoureux. Par ailleurs, un examen attentif suggère que plusieurs cas peuvent être traités efficacement par les processus de résolution informels, avec le consentement des parties impliquées.

Les étapes du processus de traitement des plaintes de harcèlement sont décrites en détail dans le Guide d'application du processus de résolution du harcèlement du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

La présente directive doit aussi être lue, s'il y a lieu, de concert avec :

4. Énoncé de la directive

4.1 Objectif

La présente directive vise à établir les exigences du processus de traitement des plaintes de harcèlement au CNRC et à obtenir les résultats attendus décrits ci-dessous.

4.2 Résultats attendus

Voici les résultats attendus :

  • les plaintes de harcèlement au CNRC sont traitées de façon équitable, confidentielle et efficace, et en temps opportun;
  • des mesures sont prises afin de rétablir le bien-être dans le milieu de travail après le traitement d'une plainte de harcèlement.

Le président du CNRC est chargé de veiller à la prise de mesures correctives en cas de problème important relativement au respect de cette directive et d'obtenir au besoin un rapport sur la conformité avec les exigences du processus.

En collaboration avec le vice-président (Ressources humaines), l'agent principal de l'éthique fera rapport au président lorsque les mesures ne seront pas exécutées de façon satisfaisante ou en temps opportun.

5. Processus

Les échéances types sont fournies à l'annexe A. Dans des circonstances exceptionnelles, l'agent principal de l'éthique peut reporter l'échéance. Dans le cas où cela aurait une incidence importante sur le processus, les parties et leur direction en seront avisées.

L'agent principal de l’éthique du CNRC doit s'assurer que le processus de traitement des plaintes est exécuté rapidement, qu'il respecte les principes d'équité procédurale à l'endroit du plaignant, de la partie en cause et de toute autre partie concernée, et qu'il respecte les pratiques énoncées ci-dessous.

Avant de rédiger une plainte officielle

En tout temps avant le dépôt d’une plainte écrite officielle, les employés ou les gestionnaires peuvent s’adresser au Secrétariat de la haute direction du CNRC pour connaître les options prévues dans le processus de résolution informel des questions difficiles et des conflits de travail. De l'information appropriée et des ressources de soutien, y compris celles offertes par le Programme d'aide aux employés (PAE) et les représentants syndicaux, peuvent être proposées.

5.1 Réception et réponse initiale

Lorsqu'une plainte officielle est déposée par écrit, l'agent principal de l'éthique doit, dans les meilleurs délais (normalement cinq jours ouvrables), accuser sa réception par écrit auprès du plaignant. Si le plaignant a envoyé une copie de sa plainte à d'autres personnes, celles-ci recevront une copie de l'accusé de réception.

La réponse initiale à la plainte doit répondre aux questions ci-dessous et la plainte écrite doit fournir les renseignements nécessaires pour procéder à un examen adéquat de ces questions.

  • Y a-t-il une plainte en cours dans le cadre d'un autre processus (un grief ou un autre mécanisme officiel), concernant la même question, ou la situation a-t-elle déjà fait l'objet d'une décision dans le cadre d'un autre recours?
  • La plainte écrite concerne-t-elle des événements remontant à plus de 12 mois? Si oui, le délai de présentation de la plainte est-il justifié?
  • Y a-t-il des indications claires que la plainte soit frivole ou vexatoire ou qu'elle soit présentée de mauvaise foi?

En cas de réponse affirmative à l'une de ces questions, le plaignant est informé par écrit du rejet de la plainte et du motif du rejet. Les parties auxquelles le plaignant a transmis une copie de la plainte reçoivent aussi une copie de la réponse.

Renvoi à une autre autorité compétente

En cas de réponse négative à toutes les questions ci-dessus, les considérations suivantes sont aussi examinées :

En cas de réponse affirmative à l'une de ces deux questions, le plaignant est être informé par écrit du renvoi de la plainte à une autre autorité ainsi que du motif du renvoi.

En cas de réponse négative à toutes les questions ci-dessus, on procède à l'évaluation préliminaire.

5.2 Évaluation préliminaire

Lorsqu'une plainte n'a pas été rejetée ou renvoyée, l'agent principal de l’éthique effectue l'évaluation préliminaire, normalement dans un délai de huit (8) jours ouvrables après la réponse initiale. L'évaluation préliminaire d'une plainte comprend la vérification que la situation décrite par le plaignant correspond à la définition de « harcèlement » dans la Politique sur la prévention du harcèlement et la résolution des conflits (2016) du CNRC.

La plainte écrite n'est admissible que si elle correspond à cette définition. Cela est déterminé en fonction des éléments fournis par le plaignant et de la façon dont une personne raisonnable considérerait le comportement en question. Le plaignant est informé par écrit de la décision concernant l'admissibilité de la plainte et du motif de cette décision. Ici encore, les personnes auxquelles le plaignant a transmis une copie de la plainte reçoivent aussi une copie de la réponse.

Peu importe le résultat, l'agent principal de l’éthique peut proposer une résolution informelle des conflits avec le niveau approprié de direction au sein des unités des parties.

Le plaignant a la possibilité (une fois seulement) de préciser sa plainte et de la soumettre de nouveau avec des renseignements supplémentaires. En l'absence de renseignements supplémentaires, la décision initiale ne sera pas révisée.

5.3 Communication de la plainte

Une fois que la décision sur l'admissibilité est rendue, l'agent principal de l’éthique demande conseil, au besoin, au coordonnateur de l’accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CNRC pour s'assurer que tout renseignement personnel inclus dans les communications traitant de la plainte est géré conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Une fois que la documentation a été examinée par le coordonnateur de l’AIPRP et que les informations personnelles, s'il y a lieu, ont été protégées, l'agent principal de l’éthique transmettra la plainte :

  • premièrement au niveau de direction dont le répondant relève ou à d'autres membres pertinents de la direction; puis, dans un délai de deux (2) jours ouvrables;
  • au répondant;
  • au plaignant et aux personnes ayant précédemment reçu une copie de la plainte.

À cette étape, la communication comprend :

  • les prochaines étapes du processus;
  • le besoin de décider si des mesures doivent être prises pour limiter la détérioration des relations entre les parties. Le niveau de direction concerné doit prendre cette décision et transmettre la décision par écrit au secrétaire général;
  • le besoin d'assurer que toutes les personnes informées ou concernées par la plainte (les collègues, les témoins potentiels) comprennent la gravité de la situation et la nécessité de respecter la sensibilité et la confidentialité du processus. Cette sensibilisation est de la responsabilité du niveau de direction concerné ;
  • les conséquences de représailles éventuelles contre le plaignant, les témoins ou les répondants, en précisant que de telles gestes peuvent donner lieu à des mesures disciplinaires;
  • la direction, le programme ou le centre qui devra assumer les coûts du processus de règlement de la plainte (frais liés au processus informel ou à l'enquête officielle).

Les parties seront informées des options de résolution informelle et on leur demandera d'indiquer par écrit leurs intentions à l'égard de la résolution informelle. La plainte sera mise en suspens jusqu'à la réception d'une réponse ou pendant cinq (5) jours ouvrables. Une telle suspension du processus formel peut être convenue à tout moment si toutes les parties s'entendent sur une autre solution.

5.4 Enquête

Après cinq (5) jours ouvrables et en l'absence d'un accord mutuel pour une résolution informelle, l’agent principal de l’éthique met en branle l'enquête elle-même et en informe les parties.

L'agent principal de l’éthique consultera et respectera le processus établi par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada lorsque l'enquête vise des membres de la fonction publique centrale.

Responsabilités de l'agent principal de l’éthique

L'agent principal de l’éthique s'assure que toutes les étapes du processus d'enquête sont effectuées en temps opportun et garde contact avec l'enquêteur tout au long du processus. Il est responsable des mesures suivantes :

  • choisir un enquêteur externe et lui confier un mandat, conformément au Profil de compétences pour enquêteurs en matière de harcèlement, au sein des organismes fédéraux (selon la définition du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada);
  • fournir une copie de la plainte et des renseignements complémentaires à l'enquêteur;
  • fournir une aide directe et identifier toute personne-ressource devant contribuer à l'enquête;
  • s'assurer que les parties comprennent leurs droits et responsabilités, y compris le droit d'être accompagnées pendant l'enquête;
  • approuver le plan d'enquête (conforme aux échéances à l'annexe A);
  • recevoir tout rapport concernant les difficultés qui menacent l'intégrité du processus.

Ce processus comprend :

  • sélectionner l'enquêteur, conclure un marché avec lui et lui confier un mandat, aux termes des procédures établies de passation des marchés;
  • planifier l'enquête en tenant compte de la disponibilité de l'enquêteur sélectionné et de la complexité de la plainte;
  • effectuer l'enquête pour établir les faits. Cette étape dépend de la disponibilité des parties concernées et des témoins, le cas échéant. Si l'enquêteur découvre que la plainte peut être réglée par la médiation ou un autre moyen, il en informe l'agent principal de l’éthique à tout moment de l'enquête;
  • surveiller le processus et donner un compte rendu aux parties et à la direction au moins chaque mois.

5.5 Analyse finale et conclusion

À cette étape, l'enquêteur examine les faits, les politiques ou règlements pertinents, la jurisprudence applicable, les circonstances atténuantes et tout autre renseignement utile.

L'enquêteur doit déterminer si un comportement donné constitue du harcèlement. Pour qu'il y ait harcèlement, le comportement doit correspondre à la définition de la « Politique » à cet égard, ce qui signifie que chaque élément ci-dessous doit être présent. Si au moins l’un de ces éléments ne peut pas être prouvé, il est peu probable que l'on établisse la présence de harcèlement :

  • le comportement était inapproprié et offensant;
  • le comportement était dirigé vers le plaignant;
  • le comportement a offensé le plaignant ou lui a causé un préjudice; et
  • l'auteur allégué du harcèlement savait ou aurait raisonnablement dû savoir qu'un tel comportement offenserait le plaignant ou lui causerait préjudice.

De plus, l'enquêteur doit déterminer s'il y a des raisons de conclure que les allégations sont vexatoires ou ont été présentées de mauvaise foi (par exemple, une allégation visant à ennuyer ou à gêner une personne, ou calculée de manière à ne donner aucun résultat pratique).

Lorsqu'il n'y a ni témoin ni document à l'appui à examiner, l'enquêteur doit tenir compte de la probabilité que les allégations soient véridiques, selon la vraisemblance et le déroulement logique des faits, et vérifier si ceux-ci sont bien expliqués et suffisamment détaillés.

Voici des facteurs susceptibles d'avoir une incidence sur la crédibilité de la source ou des témoins :

  • connaissance directe et de première main des allégations;
  • expertise dans un domaine pertinent;
  • relation entre la source et les parties;
  • cohérence ou contradictions lors des témoignages.

5.7 Prise de décision

L'agent principal de l’éthique :

  • reçoit le rapport final de l'enquêteur et détermine, normalement dans un délai de dix (10) jours ouvrables, si la conclusion de l'enquêteur doit être acceptée en fonction de la justesse des faits, du caractère raisonnable de l'analyse, de l'équité procédurale et des conclusions;
  • informe le niveau approprié de direction et le généraliste en ressources humaines de la décision; puis dans un délai de 48 heures;
  • informe les parties de la décision de l'enquêteur et leur fournit une copie du rapport final après s'être assuré que le rapport respecte la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • fournit une copie du rapport final au niveau approprié de direction afin de faciliter la mise en œuvre de mesures correctives en milieu de travail. Toutes les personnes recevant une copie du rapport final doivent le traiter comme un document de nature délicate et permettre l'accès uniquement aux personnes qui en ont vraiment besoin. Pour les employés représentés, une copie peut être partagée avec leur agent négociateur par le membre.

Ensuite, l'enquête est close du point de vue administratif pour l'agent principal de l’éthique.

Les parties ont plusieurs moyens de contester le rapport d'enquête ou la décision de l’agent principal de l’éthique si elles en sont insatisfaites :

  • révision judiciaire;
  • dépôt de grief au secrétaire général;
  • dépôt d'une plainte auprès de la Commission canadienne des droits de la personne si un motif de distinction illicite était un facteur.

5.8 Rétablissement du bien-être dans le milieu de travail

Lorsqu'il communique sa décision comme indiqué ci-dessus, l'agent principal de l’éthique doit indiquer au niveau approprié de direction sa responsabilité de rétablir le bien-être dans le milieu de travail.

Dès la réception de la décision, la direction locale prendra des mesures pour réduire au minimum les interactions entre les parties jusqu'à ce qu'un plan préliminaire visant à rétablir le milieu de travail soit établi.

Des réunions de planification initiales avec les deux parties individuellement par le gestionnaire responsable auront normalement lieu dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la décision par toutes les parties.

Si aucun processus subséquent n'est entrepris, un plan de rétablissement du milieu de travail accepté par les Ressources humaines et les Relations de travail sera normalement mis en place par le V.-P. responsable et la direction locale dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception de la décision par le V.-P.

Étant donné que cette étape peut s'avérer très complexe, le gestionnaire et toute autre partie intéressée devraient demander l'appui de la Direction des ressources humaines du CNRC et consulter le site Web du Conseil du Trésor ainsi que toute autre ressource appropriée Note 1.

Le gestionnaire doit préparer un plan de suivi comprenant :

  • des mesures d'appui au plaignant
  • des mesures d'appui au répondant;
  • des mesures d'appui au groupe de travail;
  • des références pour les personnes chargées de mettre en œuvre le plan;
  • les questions à prendre en considération pour l'évaluation du processus (hostilité, absentéisme, roulement du personnel, conflit récurrent parmi les membres de l'équipe, productivité diminuée, diminution de la qualité du travail, manque d'interaction sociale parmi les membres de l'équipe, manque de motivation et division des employés en camps opposés);
  • un rapport à l'agent principal de l’éthique, qui peut faire un suivi ou faire part aux échelons supérieurs de ses préoccupations au besoin.

6. Références

6.1 Autres lois et règlements pertinents :

6.2 Instruments de politique et publications connexes

Résumé du processus type et échéancier

Étape Réponse
Réception et réponse initiale Normalement cinq (5) jours ouvrables
Évaluation préliminaire Normalement huit (8) jours ouvrables
Examen et caviardage de la plainte par l’AIPRP Normalement cinq (5) jours ouvrables après l’évaluation préliminaire
Communication de la plainte à la direction Cinq (5) jours ouvrables après l’examen et le caviardage par le bureau de l’AIPRP
Communication de la plainte au répondant et au plaignant Normalement deux (2) jours ouvrables après l'accusé de réception par le gestionnaire
Mise en suspens pour considération des processus informels Au plus cinq (5) jours ouvrables
Sélection d'un enquêteur, entente de services avec lui et attribution d'un mandat Normalement vingt-cinq (25) jours ouvrables après la réception d’un avis écrit officiel indiquant qu’au moins une partie essentielle ne souhaite pas entreprendre ou continuer un processus informel de résolution de conflit
Planification et tenue de l'enquête Selon la disponibilité de l'enquêteur retenu, la participation des parties concernées et la complexité de la plainte. Ne doit pas dépasser deux (2) mois.
Analyse finale et conclusion Le rapport d’enquête final doit être soumis par l'enquêteur deux (2) mois après le début des entrevues
Examen et caviardage du rapport d’enquête final par l’AIPRP Normalement huit (8) jours ouvrables après la réception du rapport d’enquête final
Prise de décision Normalement au plus dix (10) jours ouvrables après l'examen de la conclusion par l'AIPRP
Rétablissement du bien-être dans le milieu de travail Un plan de rétablissement du milieu de travail sera normalement mis en place quinze (15) jours ouvrables après la réception de la décision par le V.-P.

Notes

Note 1

Voir les lignes directrices du SCT dans le Guide du gestionnaire sur le rétablissement du milieu de travail à la suite d'une plainte de harcèlement pour gérer des questions complexes et de nature délicate liées au harcèlement au milieu de travail, dans le but de rétablir un milieu de travail respectueux après le début d'un processus officiel.

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