ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2010-2011 - Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. » Elle régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par le CNRC. 

Conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le vingt-septième rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s’est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l’exercice 2010-2011. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Conseil national de recherches du canada – Mandat

Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916 en vertu de la Loi sur le CNRC. Il a pour mandat de contribuer à l’avènement au Canada d’une économie novatrice axée sur le savoir grâce à la recherche et au développement, à la commercialisation des technologies et au soutien industriel.

Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d’entreprendre, d’aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d’importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d’en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l’information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l’homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l’usage de l’industrie canadienne; d’assurer le fonctionnement et l’administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d’administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l’appui d’un certain nombre d’activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l’industrie.

Délégation de pouvoirs

Le président du CNRC a délégué au secrétaire général ses responsabilités en matière d’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le groupe de l’AIPRP fait donc partie du Bureau du secrétaire général (BSG). Concrètement, la responsabilité de l’application de la Loi a été déléguée à la coordonnatrice de l’AIPRP. 

L’ordonnance de délégation de pouvoir détaillée dûment signée se trouve à l’annexe A.

Structure organisationnelle

De manière générale, il incombe au secrétaire général de s’assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière de protection des renseignements personnels sont conformes au régime créé par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme le lui permet l’ordonnance de délégation de pouvoir, le secrétaire général a délégué une partie de son pouvoir au coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Le groupe de l’AIPRP, sous la direction du secrétaire général, est actuellement constitué d’un coordonnateur et d’un agent à temps plein. Il assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s’assurer que l’organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau de l’AIPRP travaille étroitement avec le gestionnaire du groupe Gestion des documents, l’agent de liaison en matière d’AIPRP du PARI-CNRC, l’agent de liaison en matière d’AIPRP de la DRH et des membres de la haute direction dans l’ensemble de l’organisation. 

Le groupe offre également les services suivants à l’organisation : 

• Il sensibilise les membres de l’organisation aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Il traite les demandes et les plaintes en matière de protection des renseignements personnels.
• Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à la protection des renseignements personnels.
• Il rédige le rapport annuel au Parlement.
• Il répond au BSG pour toutes les questions connexes mentionnées dans le Cadre de responsabilisation de gestion.
• Il coordonne et met en œuvre les mises à jour d’Info Source.
• Il administre les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée.
• Il administre le système de gestion électronique.
• Il élabore des procédures internes, les politiques et les lignes directrices.
• Il participe aux réunions de la collectivité de l’AIPRP, par exemple les réunions annuelles et les séances de formation organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le bureau de l’AIPRP est chargé de la mise en œuvre des nouvelles directives du SCT et s’emploie avec diligence à préparer un cadre de gestion des renseignements personnels.

Interprétation du rapport statistique

L’annexe B donne une version sommaire du rapport statistique sur les demandes relatives à la protection des renseignements personnels reçues et traitées par le Conseil national de recherches du 1^er avril 2010 au 31 mars 2011. La présente section constitue une interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l’exercice, le CNRC a reçu douze (12) nouvelles demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Au cours de la période de référence, le CNRC a traité un total de onze (11) demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Une demande a été reportée en 2011-2012. 

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les organismes fédéraux à proroger le délai de traitement d’une demande. Le CNRC a invoqué cette disposition pour une (1) des douze (12) demandes traitées, puisque le respect du délai initial de 30 jours aurait dans ce cas nuit de manière déraisonnable au fonctionnement de l’organisation. En bref, sur les douze (12) demandes traitées, huit (8) ont été complétées dans les 30 jours ou moins et trois (3)  entre 31 à 60 jours. 

Des exceptions ont été invoquées en vertu des articles 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été utilisé dans trois (3) cas tandis que l’article 27 (secret professionnel des avocats) a été utilisé dans un (1) cas. 

Le graphique ci-dessous illustre une fluctuation du nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois (3) dernières années. Ces chiffres ne tiennent pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues par le bureau de l’AIPRP. Le CNRC s’attend néanmoins à ce que les demandes relatives à la protection des renseignements personnels et les demandes de renseignements sur les questions liées à la protection des renseignements personnels continuent de représenter dans l’avenir une partie importante de la charge de travail.

Formation et éducation liées à la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice, le bureau de l’AIPRP a lancé, en collaboration avec les Services de gestion des documents, une campagne de sensibilisation à la gestion de l’information. Dans le cadre de cette campagne, un cours sur l’AIPRP et la gestion de l’information au CNRC (3 heures) a été organisé et inscrit au catalogue des cours du centre d’apprentissage de la Direction des ressources humaines. Cinq cours seront donnés en 2011-2012. 

Le bureau de l’AIPRP et les Services de gestion des documents ont organisé une séance de sensibilisation à la gestion des documents dans le cadre de la Série de séminaires « Avantage Affaires du CNRC » (15 participants). Une séance de sensibilisation a été offerte conjointement à l’équipe du groupe Soutien central aux affaires (10 participants). Une séance portant spécifiquement sur la protection des renseignements personnels a été offerte par téléconférence à l’équipe de gestion de l’Institut d’innovation en piles à combustible du CNRC (12 participants). Une séance portant spécifiquement sur la protection des renseignements personnels a été donnée à l’équipe de gestion des relations de travail (4 participants). Une séance donnant un aperçu des deux lois et des procédures du CNRC a également été donnée à un nouvel employé de l’équipe d’impartition des marchés. 

Une note a été affichée sur le site interne du CNRC afin d’inciter tous les employés à participer à une discussion informelle menée par la Commissaire à la vie privée. Le nombre de participants n’a pas été comptabilisé. 

Toutes les séances incluaient des renseignements sur la loi relative à l’accès à l’information traitée dans le rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Nouvelles procédures, lignes directrices et directives

Le bureau de l’AIPRP du CNRC a mis en place deux directives et procédures cette année dans le cadre de l’initiative de renouvellement du SCT. L’une de ces directives concerne spécifiquement la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur de l’AIPRP a informé le Comité de la haute direction du CNRC de l’existence des nouvelles directives du SCT et a demandé l’approbation de deux documents de procédures : Lignes directrices sur les obstructions éventuelles au droit d'accès à l'information et Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée. Ces deux documents ont été approuvés et mis en œuvre au CNRC en décembre 2010. De plus, une formation directe sur les incidences de ces lignes directrices a été donnée à l’équipe des services de gestion financière (10 participants).

Le bureau de l’AIPRP, avec l’aide de la Direction des communications, a amélioré ses sites internet (internes et externes). On y a affiché les Principes sur l'assistance aux requérants en plus des deux nouveaux documents de procédures. Ces principes sont maintenant inclus dans les accusés de réception envoyés aux requérants. D’autres changements ont été apportés aux procédures dans le domaine de l’impartition. Ainsi, une note sur l’AIPRP a été insérée dans la liste de vérification du processus d’impartition de services professionnels. Ces outils ont complété les séances de formation et ont été efficaces pour sensibiliser davantage les employés à l’échelle de l’organisation.

Le bureau de l’AIPRP poursuit avec diligence la mise en œuvre des exigences découlant des directives du SCT. Le bureau de l’AIPRP continue de collaborer avec le personnel du SCT afin de recueillir l’information nécessaire pour répondre aux exigences contenues dans le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Cette année, le CNRC a reçu une bonne note dans le cadre de l’évaluation de l’AIPRP en fonction du CRG.

Plaintes en matière de protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice, le CNRC n’a reçu aucune plainte relative à la loi sur la protection des renseignements personnels.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le CNRC n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période du rapport

Communication d'information en vertu du paragraphe 8(2)(m)

Aucune information n’a été communiquée en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au court de la période de référence.

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ANNEXE A : DECRET DE DÉLÉGATION

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le President du Conseil national de recherches du Canada délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu' à la personne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

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ANNEXE B : RAPPORT STATISTIQUE

RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Institution : Conseil national de recherches Canada

Période vis ée par le rapport : 04/01/2010 à 03/31/2011

Rapport concernant la loi sur la protection des renseignements personnels (version PDF 315 Ko)