ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2010-2011 - Loi sur l'accès à l'information

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information vise à rendre plus accessible l'information contenue dans les dossiers contrôlés par des institutions fédérales. Ce droit d'accès est assujetti à certaines exceptions limitées et précises. La Loi a pour objet de compléter plutôt que de remplacer les procédures existantes d'accès à l'information détenue par le gouvernement.'ép. 'p.Conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, le vingt-septième rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l'exercice 2010-2011. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Conseil national de recherches du Canada - Mandat

Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916 en vertu de la Loi sur le CNRC. Il a pour mandat de contribuer à l'avènement au Canada d'une économie novatrice axée sur le savoir grâce à la recherche et au développement, à la commercialisation des technologies et au soutien industriel.

Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d'entreprendre, d'aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d'importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d'en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l'information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l'homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l'usage de l'industrie canadienne; d'assurer le fonctionnement et l'administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d'administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l'appui d'un certain nombre d'activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l'industrie.

Délégation de pouvoirs

Le président a délégué au secrétaire général ses responsabilités en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Le groupe de l'AIPRP fait partie du Bureau du secrétaire général (BSG). Concrètement, la responsabilité de l'application de la Loi a été déléguée à la coordonnatrice de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP).

On trouvera à l'annexe A le décret de délégation de pouvoir détaillée dûment signée.

Structure organisationnelle

De manière générale, il incombe au secrétaire général de s'assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière d'accès à l'information sont conformes au régime créé par la Loi sur l'accès à l'information. Le Conseil national de recherches du Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles d'accès à l'information. Ces demandes sont traitées par le coordonnateur de l'AIPRP qui possède le pouvoir d'accéder à tous les dossiers détenus par le CNRC. Le groupe de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec le gestionnaire, Services de gestion des dossiers, et avec la haute direction dans tous les secteurs de l'organisation.

Le groupe de l'AIPRP, sous la direction du secrétaire général, est constitué d'un coordonnateur et d'un agent à temps plein. Il incombe au groupe de l'AIPRP de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, lignes directrices et procédures mises en place pour s'assurer que l'organisation se conforme à la Loi sur l'accès à l'information. Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l'organisation :

• Il organise des activités de sensibilisation à la Loi sur l'accès à l'information au sein de l'organisation.
• Il traite et gère les demandes et les plaintes en matière d'accès à l'information.
• Il administre le système de gestion électronique.
• Il traite des questions en matière d'accès à l'information mentionnées dans le Cadre de responsabilisation de gestion.
• Il traite les demandes de consultation reçues d'autres organismes fédéraux.
• Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à l'accès à l'information.
• Il rédige le rapport annuel au Parlement.
• Il coordonne les mises à jour des publications d'Info Source.
• Il examine tous les documents de l'organisation, et notamment les rapports de vérification et d'évaluation, avant leur diffusion sur le site Web de l'organisation ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement.
• Il élabore des procédures internes.
• Il participe aux activités de la collectivité de l'AIPRP, et notamment aux réunions de la collectivité de l'AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu'aux travaux des différents groupes de travail créés au sein de cette collectivité.

Conformément à l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information, l'Institut canadien de l'information scientifique et technique du CNRC (ICIST-CNRC) et ses différents centres d'information sont les lieux désignés où le public peut consulter les manuels utilisés par les employés pour administrer les programmes ou les activités qui touchent le public. La bibliothèque principale de l'ICIST-CNRC est située à l'édifice M-55 du complexe du chemin de Montréal à Ottawa (Ontario) et les centres d'information du CNRC sont répartis un peu partout au pays.

Interprétation du rapport statistique

L'annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information reçues et traitées par le CNRC du 1^er avril 2010 au 31 mars 2011. Dans la présente section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu 57 (cinquante-sept) nouvelles demandes d'accès à l'information. L'origine des demandes se répartissait comme suit : quatre (4) provenaient des médias, une (1) du secteur universitaire, seize (16) d'entreprises, cinq (5) d'organismes et trente-et-une (31) du public en général. Deux (2) demandes avaient été reportées de l'exercice précédent pour un total de cinquante-neuf (59) demandes à traiter au cours de la période visée.

Le CNRC a traité cinquante-cinq (55) demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de quatre (4) demandes a par ailleurs été reporté à la prochaine année financière. Les demandes relevaient de différents secteurs de l'organisation :

• Ressources humaines, y compris les demandes de renseignements personnels - 11
• Subventions et contributions, y compris le Programme d’aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) - 8
• Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes - 31
• Programme relatifs a la propriété intellectuelle - 1
• Centre canadien de matériaux de construction - 3
• Non spécifique et transfert à un autre organisme ou à un ministère - 2
• Gestion organisationnelle - 1

L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais réglementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que le traitement de la demande à l'intérieur des délais originaux prévus nuirait de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation. Le CNRC a demandé des prorogations dans huit (8) cas.

En bref, sur cinquante-cinq (55) demandes traitées, quarante-cinq (45) ont été complétées dans les 30 jours, six (6) ont été complétées entre 31 à 60 jours, trois (3) ont été complétées entre 61 et 120 jours et une (1) a été complétée en cent-vingt-et-un (121) jours. Les employés du CNRC, à tous les paliers, ont travaillé avec diligence pour respecter dans la mesure du possible les délais réglementaires.

D'autres organismes fédéraux demandent parfois au CNRC son point de vue sur la communication de renseignements touchant ses activités. Au cours de la période de référence, trente-quatre (34) demandes de consultation de ce genre ont été reçues d'autres ministères fédéraux. Le bureau de l'AIPRP collabore étroitement avec le bureau de première responsabilité concerné au CNRC afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.

La section du rapport statistique sur les exemptions répertorie le nombre de demandes où des exemptions particulières ont été invoquées. Le CNRC a notamment invoqué les alinéas 13(1)(c), 18(a), 18(b), 18(c), 19(1), 20(1)(a) (b)(c)(d), 21(1)(a)(b)(d), 22, 23 et 26 de la Loi.

L'alinéa 13(1)(c) (Renseignements obtenus à titre confidentiel) est une exemption obligatoire qui a été invoquée dans un (1) cas. L'article 18 (Intérêts économiques du Canada) a été invoqué dans cinq (5) cas parce que la communication de l'information demandée aurait porté préjudice à la position concurrentielle du CNRC. L'article 19 (Renseignements personnels) a été invoqué dix (10) fois parce que les renseignements demandés ont été jugés de nature personnelle et que le consentement de la personne en cause n'avait pas été obtenu. L'article 20 (Renseignements de tiers) a été invoqué dans vingt-et-un (21) cas. L'exception utilisée en vertu de l'article 20 avait trait à des renseignements commerciaux confidentiels appartenant à un tiers. Le tiers en question a été consulté conformément à l'article 27 de la Loi et a donné des motifs valables justifiant que l'on protège les renseignements le concernant.

Au cours de l'année écoulée, l'article 21 (Avis, etc.) a été invoqué dans sept (7) cas. Les renseignements demandés portaient sur des activités de gestion interne du CNRC. Il s'agissait d'avis internes, de recommandations et de délibérations entre hauts dirigeants du CNRC. La communication de ces renseignements aurait compromis l'intégrité du processus décisionnel du CNRC et nui à la spontanéité des discussions, des évaluations internes, des plans d'activités et des stratégies. L'article 22 (Examens et vérifications) a été invoqué une (1) fois également. L'article 23 (Secret professionnel des avocats) a été invoqué une seule fois. La communication des renseignements demandés aurait obligé le CNRC à révéler des renseignements confidentiels fournis par ses conseillers juridiques.

Les statistiques, comme l'indique le graphique ci-dessous, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues au bureau de l'AIPRP.

Le rapport statistique annuel 2010-2011 est joint à la fin du présent chapitre à l'annexe B.

Accès à la formation et à l'apprentissage d’information

Le Bureau de l'AIPRP est déterminé à offrir en continu des activités de perfectionnement et de formation aux employés du CNRC.

Au cours de l'exercice, le bureau de l'AIPRP a lancé, en collaboration avec les Services de gestion des documents, une campagne de sensibilisation à la gestion de l'information. Dans le cadre de cette campagne, un cours sur l'AIPRP et la gestion de l'information au CNRC (3 heures) a été organisé et inscrit au catalogue des cours du centre d'apprentissage de la Direction des ressources humaines. Cinq cours seront donnés en 2011-2012.

Le bureau de l'AIPRP et les Services de gestion des documents ont organisé une séance de sensibilisation à la gestion des documents dans le cadre de la Série de séminaires « Avantage Affaires du CNRC » (15 participants). Une séance de sensibilisation a été offerte conjointement à l'équipe du groupe Soutien central aux affaires (10 participants). Une séance portant spécifiquement sur la protection des renseignements personnels touchant certains aspects de la loi sur l'accès à l'information a été offerte par téléconférence à l'équipe de gestion de l'Institut d'innovation en piles à combustible du CNRC (12 participants). Une séance donnant un aperçu des deux lois et des procédures du CNRC a été donnée à un nouvel employé de l'équipe d'impartition des marchés.

Une note a été affichée sur le site interne du CNRC afin d'inciter tous les employés à participer à la Semaine du droit à l'information 2010. Le nombre de participants n'a pas été comptabilisé.

Nouvelles procédures, lignes directrices et directives

Le bureau de l'AIPRP du CNRC a mis en place deux directives et procédures cette année dans le cadre de l'initiative de renouvellement du SCT. L'une de ces directives concerne spécifiquement la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur de l'AIPRP a informé le Comité de la haute direction du CNRC de l'existence des nouvelles directives du SCT et a demandé l'approbation de deux documents de procédures : Lignes directrices sur les obstructions éventuelles au droit d'accès à l'information et Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée. Ces deux documents ont été approuvés et mis en œuvre au CNRC en décembre 2010. De plus, une formation directe sur les incidences de ces lignes directrices a été donnée à l'équipe des services de gestion financière (10 participants).

Le bureau de l'AIPRP, avec l'aide de la Direction des communications, a amélioré ses sites internet (internes et externes). On y a affiché les Principes sur l'assistance aux requérants en plus des deux nouveaux documents de procédures. Ces principes sont maintenant inclus dans les accusés de réception envoyés aux requérants. D'autres changements ont été apportés aux procédures dans le domaine de l'impartition. Ainsi, une note sur l'AIPRP a été insérée dans la liste de vérification du processus d'impartition de services professionnels. Ces outils ont complété les séances de formation et ont été efficaces pour sensibiliser davantage les employés à l'échelle de l'organisation.

Le bureau de l'AIPRP poursuit avec diligence la mise en œuvre des exigences découlant des directives du SCT. Le bureau de l'AIPRP continue de collaborer avec le personnel du SCT afin de recueillir l'information nécessaire pour répondre aux exigences contenues dans le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Cette année, le CNRC a reçu une bonne note dans le cadre de l'évaluation de l'AIPRP en fonction du CRG.

Plaintes

Une nouvelle plainte a été déposée contre le CNRC en 2010-2011 (A2010-0010). Le requérant allègue que le CNRC lui a de façon injustifiable refusé l'accès à des dossiers et ne lui a pas fourni tous les dossiers en réponse à sa demande. À la suite de cette plainte, des documents supplémentaires ont été remis au requérant. Le Bureau du Commissaire à l'information du Canada examine actuellement la plainte.

Les deux plaintes déposées contre le CNRC en 2009-2010 continuent de faire l'objet d'un examen par le Bureau du Commissaire à l'information du Canada.

Les deux plaintes remontant à l'exercice 2008-2009 ont été réglées. Le dossier A2008-0002 n'a pas eu de suites et le dossier A2008-0008 a été abandonné.

Annexe A : Decret de délégation

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le President du Conseil national de recherches du Canada délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu' à la personne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Schedule

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Annexe B : Rapport statistique

RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L'ACCÈ À L'INFORMATION

Institution : Conseil national de recherches du Canada

Reporting Period : 04/01/2010 to 03/31/2011

[Ⅸ] Frais

[Ⅹ] Coûts

Rapport concernant la loi sur l'accès à l'information (Version PDF)