ARCHIVÉ - Rapport annuel au Parlement 2009-2010 - Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. » Elle régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par le CNRC.

Conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le vingt-sixième rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s’est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l’exercice 2009-2010.

Conseil national de recherches du canada – Mandat

Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916 en vertu de la Loi sur le CNRC. Il a pour mandat de contribuer à l’avènement au Canada d’une économie novatrice axée sur le savoir grâce à la recherche et au développement, à la commercialisation des technologies et au soutien industriel.

Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d’entreprendre, d’aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d’importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d’en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l’information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l’homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l’usage de l’industrie canadienne; d’assurer le fonctionnement et l’administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d’administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l’appui d’un certain nombre d’activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l’industrie.

Délégation de pouvoirs

Le nouveau président a délégué au secrétaire général ses responsabilités en matière d’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le groupe de l’AIPRP fait donc partie du Bureau du secrétaire général (BSG). Concrètement, la responsabilité de l’application de la Loi a été déléguée à la coordonnatrice de l’AIPRP.

L’ordonnance de délégation de pouvoir détaillée dûment signée se trouvera à l’annexe A.

Structure organisationnelle

De manière générale, il incombe au secrétaire général de s’assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière de protection des renseignements personnels sont conformes au régime créé par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comme le lui permet l’ordonnance de délégation de pouvoir, le secrétaire général a délégué une partie de son pouvoir à la coordonnatrice de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Le groupe de l’AIPRP, sous la direction du secrétaire générale, est actuellement constitué d’une coordinatrice et d’une agente à temps plein. Il assume la responsabilité de coordonner et de mettre en oeuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s’assurer que l’organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le groupe offre également les services suivants à l’organisation :

• Il sensibilise les membres de l’organisation aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Il traite les demandes et les plaintes en matière de protection des renseignements personnels.
• Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à la protection des renseignements personnels.
• Il rédige le rapport annuel au Parlement.
• Il répond au BSG pour toutes les questions connexes mentionnées dans le Cadre de responsabilisation de gestion.
• Il coordonne et met en oeuvre les mises à jour d’Info Source.
• Il administre les évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée.
• Il administre le système de gestion électronique.
• Il élabore des procédures internes.
• Il participe aux réunions, à la formation et à l’assemblée annuelle de la collectivité de l’AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Interprétation du rapport statistique

L’annexe B donne une version sommaire du rapport statistique sur les demandes relatives à la protection des renseignements personnels reçues et traitées par le Conseil national de recherches du 1^er avril 2009 au 31 mars 2010. La présente section constitue une interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l’exercice, le CNRC a reçu huit (8) nouvelles demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Une (1) demande avait par ailleurs été reportée de l’exercice précédent. Au cours de la période de référence, le CNRC a traité un total de neuf (9) demandes relatives à la protection des renseignements personnels.

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les organismes fédéraux à proroger le délai de traitement d’une demande. Le CNRC a invoqué cette disposition pour une (1) des neuf (9) demandes traitées, puisque le respect du délai initial de 30 jours aurait dans ces cas nuit de manière déraisonnable au fonctionnement de l’organisation. En bref, sur les neuf (9) demandes traitées, huit (8) ont été complétées dans les 30 jours et une (1) entre 31 à 60 jours.

Des dispenses ont été invoquées en vertu de l’alinéa 22(1)(b), ainsi qu’en vertu des articles 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’article 22 (enquêtes) a été utilisé dans un cas. L’article 26 (renseignements concernant un autre individu) l’a été utilisé dans deux (2) cas tandis que l’article 27 (secret professionnel des avocats) a été utilisé un cas.

Le graphique ci-dessous illustre une fluctuation du nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois (3) dernières années. Ces chiffres ne tiennent pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues par le bureau de l’AIPRP. Le CNRC s’attend néanmoins à ce que les demandes relatives à la protection des renseignements personnels et les demandes de renseignements sur les questions liées à la protection des renseignements personnels continuent de représenter dans l’avenir une partie importante de la charge de travail.

Formation et éducation liées à la protection des renseignements personnels

Le groupe de l’AIPRP croit au perfectionnement et à la formation permanente. Cette année, deux employés du CNRC ont participé à un programme pilote offert par le Secrétariat du conseil du Trésor (SCT). La coordinatrice a assisté au cours intitulé ‘résolution des conflits’ offert à l’Université Saint-Paul. La coordonnatrice et l’agente de l’AIPRP ont participé aux réunions de la collectivité de l’AIPRP du SCT.

Au cours de l’exercice, le groupe de l’AIPRP a continué d’informer et de conseiller les directeurs, gestionnaires et employés du CNRC. Le bureau de l’AIPRP a organisé une session de sensibilisation pour un groupe de trente-cinq (35) gestionnaires du Programme d'aide à la recherche industrielle (PARI). Egalement une session de formation a été donnée à un groupe de vingt-six (26) employés des ressources humaines. Deux autres sessions de formation ont été données au groupe de finances (9) et à l’équipe de gestionnaires (9) de l’Institut d'innovation en piles à combustible du CNRC.

En collaboration avec le Chef de la direction des services administratifs et gestion de l'immobilier, nous avons offerts des sessions sur la gestion de l’information aux groupes suivants: Soutien central aux affaires du CNRC (8 participants) et à la Direction de la stratégie et du développement (32 participants). Tous ces cours portaient également sur la loi à l’accès à l’information. Il en sera donc aussi question dans le rapport annuel relatif à la Loi sur l’accès a l’information.

En plus des sessions de formation, le bureau de l'AIPRP a travaillé de concert avec les ressources humaines pour créer une ressource pédagogique en ligne pour soutenir la formation et le perfectionnement des employés du CNRC. En décembre 2009, la Direction des ressources humaines a lancé Gestion 101 de LEAD, qui comprenait une composante de l'AIPRP 101.

Le bureau de l'AIPRP avec le soutien de la Direction des Communications a inclus un nouveau volet relatif à l’accès à l'information et la protection des renseignements personnel dans les médias hebdomadaires. Ces ajouts ont complété les sessions de formation et ont été efficaces pour sensibiliser davantage l'organisation.

Le bureau de l'AIPRP continue de travailler avec le personnel du SCT à la saisie des données nécessaires pour répondre aux besoins identifiés dans le Cadre de responsabilisation de gestion. Le CNRC continue de travailler à une approche par étapes afin d’améliorer le chapitre du CNRC Info Source y compris l’amélioration des banques de données personnelles.

Le CNRC n’a mis en oeuvre aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure concernant la protection des renseignements personnels durant la période de référence.

Plaintes en matière de protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice, le CNRC n’a reçu aucune plainte relative à la loi sur la protection des renseignements personnels.

Une plainte (P2008-0004) remontant à 2008-2009 a été réglée durant l’année financière. Le Bureau du Commissaire à l'information a conclu que la question était bien fondée. Le requérant se plaignait des exemptions invoquées par le CNRC. Suite à l'enquête, des renseignements supplémentaires ont été communiquées au requérant.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le CNRC n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période du rapport.

Communication d'information en vertu du paragraphe 8(2)(m)

Aucune information n’a été communiquée en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au court de la période de référence.

Annexe A : Ordonnance de délégation

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels (version PDF)

Annexe B : Rapport statistique

Rapport concernant la loi sur la protection des renseignements personnels (version PDF)