Renseignements à l’intention des utilisateurs de DOCLINE

Responsabilités

  1. Assurer une protection contre l'accès et l'utilisation illicites de DOCLINE.
  2. Fournir des données exactes et actualisées afin de maintenir à jour son profil Institutions pour DOCLINE.
  3. Ouvrir une session DOCLINE un minimum de deux jours par semaine afin de recevoir des demandes ou d'actualiser l'état des demandes de prêt. Se tenir au courant des délais inhérents du système DOCLINE quant aux accusés de réception et aux mises à jour.
  4. Créer et maintenir une table d'acheminement appropriée dans DOCLINE. Procéder à l'examen annuel de cette table.
  5. Maintenir et actualiser l'inventaire des fonds documentaires. Réviser l'inventaire au minimum une fois l'an.
  6. Soumettre les nouveaux titres de périodiques à ajouter à Locator Plus et à la NLM.
  7. Aviser le coordonnateur de DOCLINE de tout changement dans l'état de la bibliothèque (fermetures, fusions, changements dans les affiliations, etc.).
  8. S'abonner à la liste de diffusion DOCLINE-L de la NLM (en anglais seulement), à l'Association des bibliothèques de la santé du Canada ou au Réseau québécois biblio-santé pour recevoir des renseignements à jour au sujet de DOCLINE.
  9. Les ressources appartenant aux participants canadiens et offertes aux autres membres de DOCLINE doivent être utilisées conformément à la Loi sur le droit d'auteur du Canada. Les participants canadiens ayant recours à DOCLINE doivent veiller à ce que leurs politiques et pratiques en matière de PEB respectent la Loi sur le droit d'auteur en tout temps. Tout participant canadien offrant un accès à ses ressources à un client international doit veiller à ce que ces ressources soient utilisées conformément à la Loi sur le droit d'auteur du Canada.

Formation

Manuel de l'utilisateur DOCLINE

Le manuel de l'utilisateur DOCLINE de la NLM est disponible (en anglais seulement) sur le site Web de la NLM :

Une version abrégée de ce manuel (disponible en français et en anglais), destinée spécialement aux utilisateurs canadiens de DOCLINE, est mise à jour régulièrement par le coordonnateur de DOCLINE au Canada. Pour obtenir la version PDF de ce manuel, veuillez contacter le coordonnateur de DOCLINE.

Apprentissage de DOCLINE

DOCLINE offre de la documentation en direct dans la fonction d'aide au menu principal. Une foire aux questions se trouve également sur le site Web de la NLM (en anglais seulement). Pour obtenir de plus amples renseignements sur la documentation disponible, communiquez avec le coordonnateur de DOCLINE.

Système de transfert électronique de fonds (EFTS)

Le Système de transfert électronique de fonds (EFTS) est un système automatisé de rapprochement des transactions en vue de la facturation électronique des prêts entre bibliothèques (PEB) et la livraison de documents utilisés par les bibliothèques du milieu de la santé.

Simplification du processus de facturation

  • Le système EFTS élimine presque totalement la nécessité de créer des factures et d'émettre des chèques de remboursement pour les PEB et la livraison de documents entre les membres du Système de transfert électronique de fonds. (en anglais seulement)
  • Au nombre des autres avantages du système EFTS, mentionnons la production de relevés mensuels détaillés et la possibilité de gérer les suppléments particuliers, tels que les frais de commandes urgentes ou les frais de télécopie, la capacité de varier les frais pour les membres de groupes spéciaux et la capacité de gérer les transactions qui ne sont pas traitées par DOCLINE.

Bien que les dépôts et les transactions dans le système EFTS soient en devises américaines, il existe une nouvelle fonction qui permet la conversion en dollars canadiens.

Coûts

Il n'y a aucun coût si vous utilisez seulement le système pour payer les frais de prêts entre bibliothèques. Si vous utilisez le système pour percevoir les frais de PEB auprès des bibliothèques emprunteuses, vous devez payer 5 % des frais perçus.

Fonctionnement

Lorsque vous empruntez un document d'une bibliothèque membre du système EFTS (moyennant certains frais), les coûts connexes sont déduits de votre compte par le fournisseur.

Les grandes bibliothèques peuvent téléverser un lot de frais de PEB. DOCLINE fournit toute l'information nécessaire liée aux frais générés par le système EFTS et permet la création d'un fichier pour un téléversement simplifié vers le système.

Le système EFTS débite ensuite les bibliothèques emprunteuses, et le montant débité (moins 5 %) est déposé dans le compte EFTS du fournisseur.

Abonnement au système EFTS

Pour vous abonner au système EFTS, remplissez le formulaire de demande, signez le protocole d'entente et faites un dépôt (par chèque ou carte de crédit) de 100 $US (ou plus). Vous pouvez faire le paiement par carte de crédit ou télécharger une facture du site Web. Tous les frais seront débités de votre solde. Les formulaires se trouvent sur le site Web du système EFTS (en anglais seulement).

Initiative conjointe

Le système EFTS est le fruit d'un effort conjoint entre la National Library of Medicine (NLM) (en anglais seulement), le National Network of Libraries of Medicine (NN/LM) (en anglais seulement) et l'University of Connecticut Health Center (UCHC) (en anglais seulement); cette dernière gère le système et en assure l'entretien. La Bibliothèque scientifique nationale du CNRC (autrefois connue sous le nom d'Institut canadien de l'information scientifique et technique (ICIST)) agit comme coordonnatrice canadienne du système EFTS et assure un soutien technique, répond aux questions et diffuse des renseignements au sujet du système.

Pour en savoir plus, consultez le site Web du système EFTS (en anglais seulement).

Foire aux questions

Question 1

Comment puis-je désactiver temporairement mon compte DOCLINE?

Réponse à la question 1 :

Les bibliothèques peuvent, lorsque l'absence d'employés ou des circonstances exceptionnelles le justifient, suspendre l'acheminement des demandes à leur intention en remplissant le formulaire Out of Office dans DOCLINE. Ainsi, la bibliothèque sera marquée « Temporarily Inactive » dans le système.

Voici la marche à suivre :

  1. Sélectionnez Institutions dans le menu principal de DOCLINE.
  2. Cliquez sur Update <LIBID> (<LIBID> correspondant à l'identificateur de votre bibliothèque).
  3. Cliquez sur Out of Office dans la barre de navigation de l'institution.
  4. Entrez la date à compter de laquelle les demandes ne doivent plus être acheminées à votre bibliothèque (selon le format MM-JJ-AAAA.)
  5. Entrez la date à compter de laquelle les demandes peuvent recommencer à être acheminées à votre bibliothèque.
  6. Cliquez sur REQUEST APPROVAL.

Remarque : Les formulaires Out of Office doivent être approuvés de façon à ce que les bibliothèques médicales régionales (RML) soient informées de la situation des bibliothèques dans leur région. Les RML sont ainsi en mesure de déceler les besoins et d'offrir le soutien nécessaire. Dans la mesure du possible, les formulaires Out of Office doivent être soumis avant la fermeture.

Le message « Out of Office request is awaiting approval » [la demande d'absence du bureau est en attente d'approbation] s'affichera dans la zone Activity and Status de la page d'accueil. Une fois que la RML approuve la demande, le message est supprimé. Une fonction temporisée changera automatiquement le statut de la bibliothèque à « Temporarily Not Receiving Requests » à la date prévue, puis rétablira le statut à « Active » à la fin de la période d'interruption. Si la RML approuve la demande le jour même auquel le statut doit être modifié, le statut de la bibliothèque changera immédiatement.

La désactivation temporaire du compte DOCLINE empêche tout acheminement de demandes DOCLINE à votre bibliothèque. Par contre, les utilisateurs de Loansome Doc peuvent continuer de soumettre leurs demandes si une date de reprise des activités a été fournie, bien qu'ils seront avisés que leurs demandes ne seront pas traitées avant cette date. Si aucune date de reprise n'est indiquée, vos clients ne pourront pas soumettre de demande Loansome Doc à votre bibliothèque.

Remarque : Le jour précédant la désactivation du compte de votre établissement, assurez-vous de traiter (en indiquant « Filled » ou « Not Filled ») le plus grand nombre de demandes possible. À la fin de la journée, veuillez accuser réception de toute nouvelle demande et indiquez Not Filled pour toutes les demandes en suspens pour qu'elles puissent être acheminées immédiatement au prochain prêteur éventuel.

Question 2

Qu'arrive-t-il lorsque j'apporte des changements à ma table d'acheminement?

Réponse à la question 2 :

Vous pouvez, pendant un certain temps, apporter des changements à votre table d'acheminement sans les soumettre à votre bibliothèque médicale régionale (RML) en cliquant sur le bouton Save de l'écran Routing Table. Cliquez sur l'onglet Compare de la table d'acheminement pour revoir les changements apportés. Lorsque vous cliquez sur le bouton Save, le message « Click REQUEST APPROVAL to notify your RML to activate these proposed changes » (cliquez sur DEMANDE D'APPROBATION pour demander à votre RML d'activer les changements proposés) apparaît à l'écran.

Lorsque vous êtes prêt à soumettre à votre RML les changements apportés à votre table d'acheminement, cliquez sur le bouton Request Approval. Un message sera envoyé à votre RML pour lui demander d'approuver les changements à votre table d'acheminement. Le message « Routing table is awaiting approval » (Approbation de la table de routage en attente) s'affichera dans vos messages DOCLINE jusqu'à ce que la RML approuve les changements apportés.

Les changements à une table d'acheminement n'entreront pas en vigueur tant que votre RML ne les aura pas approuvés. À noter que le processus d'approbation peut prendre quelques jours. La RML communiquera avec votre établissement en cas de problème avec les changements proposés. Nous vous invitons à communiquer avec votre RML si vous avez des questions sur l'état d'une demande de changement à votre table d'acheminement.

Question 3

Comment fonctionne l'acheminement à toutes les autres bibliothèques?

Réponse à la question 3 :

La case All Other Libraries de la page Routing Instructions offre à l'utilisateur la possibilité d'acheminer automatiquement une demande à 20 bibliothèques additionnelles si la NLM est incapable d'y répondre ou si l'emprunteur n'a pas coché la case NLM. La sélection de l'option All Other Libraries entraîne la vérification systématique des Resource Libraries (bibliothèques de ressources) (en anglais seulement) puis des Primary Access Libraries (bibliothèques d'accès primaire) (en anglais seulement), suivi d'un ensemble de quatre bibliothèques spéciales et, enfin, d'« autres » bibliothèques DOCLINE exclues de la table d'acheminement de l'emprunteur. L'objectif est de dresser une liste de 20 bibliothèques additionnelles auxquelles la demande peut être acheminée.

En premier lieu, le système choisit au hasard jusqu'à 20 bibliothèques d'accès primaire qui disposent du document en question (volume ou année), et qui répondent non seulement aux directives d'acheminement, mais qui offrent aussi le mode de transmission préconisé par l'emprunteur.

Si le système n'arrive pas à repérer 20 bibliothèques d'accès primaire qui offrent le mode de transmission préconisé par l'emprunteur, il se tournera alors vers les modes de rechange.

Si le système ne trouve pas 20 bibliothèques d'accès primaire à des fins d'acheminement de la demande, il vérifie ensuite auprès des autres bibliothèques qui possèdent le volume ou l'année du titre en question, qui respectent les directives d'acheminement et qui offrent le mode de transmission par défaut de l'emprunteur.

Ensuite, si le système ne trouve toujours pas 20 bibliothèques à des fins d'acheminement, il se tourne alors vers les modes de transmission de rechange des « autres » bibliothèques, jusqu'à concurrence de 20 parmi toutes les autres bibliothèques.

Remarque : La demande ne sera pas réacheminée à une bibliothèque de votre table d'acheminement qui l'a déjà rejetée.

Vous pouvez établir vos préférences pour l'option All Other Libraries à partir de la section Borrowing Preferences de la page DOCLINE Options, dans le profil de votre bibliothèque.

L'option implicite peut être changée à partir de la page Routing Instructions de chaque demande.

Question 4

Comment puis-je annuler une demande de prêt?

Réponse à la question 4 :

Pour annuler une demande de prêt :

  • Sélectionnez Requests à partir du menu principal de DOCLINE.
  • Sélectionnez Status/Cancel.
  • Récupérez votre demande en entrant le numéro de demande correspondant, le nom du client ou l'adresse de courriel pertinente sous Request # or Patron puis cliquez sur SEARCH; ou, sous Define Search Limits, entrez la période visée par votre recherche et cliquez sur SEARCH.
  • La demande s'affiche alors à l'écran. Cochez ensuite la case du numéro de la demande à annuler.
  • Cliquez ensuite sur Cancel sous Actions for Selected Requests.

Remarque : Si la demande a déjà été reçue par une bibliothèque prêteuse, la procédure d'annulation portera la mention « pending ». Si la demande passe de « pending cancellation » à « not filled », cela signifie qu'elle sera annulée.

Les demandes portant l'une des mentions suivantes seront annulées sur-le-champ :

  • New – nouvelle demande soumise par un demandeur, mais qui n'a pas encore été reçue par un prêteur.
  • Rerouted Online – demande à laquelle le premier prêteur n'a pas répondu et qui a été acheminée à un autre prêteur potentiel.
  • Rerouted time-triggered actions (TTA) - demande réacheminée par la fonction temporisée de DOCLINE si le premier prêteur potentiel n'a pas accusé réception de la demande ou qu'il n'y a pas donné suite.