Directives à l’intention des gestionnaires et des employés du PARI-CNRC

Programme d'aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC)

Application de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat (PCIAM)

Le présent document a pour objet la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat. Il vise à en préciser certaines dispositions et à donner un complément d'information sur les aspects de cette politique qui s'appliquent le plus souvent aux activités du Programme d'aide à la recherche industrielle (PARI) du CNRC.

Enjeu Exigences particulières du PARI Article de la PCIAM du CNRC ANNEXE B
Déclaration des conflits d'intérêts

Lorsqu'un employé du PARI s'inquiète de la possibilité d'un conflit d'intérêts, il doit d'abord en parler à un gestionnaire, normalement son superviseur ou son réviseur désigné du programme Engagement envers l'excellence (EEE). L'employé (ou son superviseur/réviseur) peut aussi consulter le Bureau du vice-président, PARI, par l'entremise du conseiller de direction. Il est aussi possible de s'adresser au Bureau du secrétaire général (BSG) du CNRC.

De plus, dans une telle situation et même s'il a consulté son gestionnaire ou le Bureau du vice-président du PARI (conseiller de direction), l'employé du PARI doit produire une déclaration écrite à l'intention du Bureau du secrétaire général (BSG) du CNRC. Cette exigence s'applique à tous les employés du CNRC en quête de directives dans une situation de conflit d'intérêts. On peut se procurer le formulaire de déclaration auprès de l'administration centrale du BSG, mais les consultations se font avec les autorités de la division de l'employé.

Dans le cadre de ce processus, le superviseur immédiat de l'employé doit être informé du conflit d'intérêts dans lequel se trouve l'employé puisqu'il lui appartient de gérer et d'atténuer au quotidien ce genre de problèmes.

Introduction de l'article 2 (paragraphe 1.)
Confidentialité et appui du public

L'employé du PARI doit en tout temps prendre soin de maintenir la confidentialité des données des clients et s'assurer de ne pas être perçu comme appuyant officiellement un client ou ses activités.

Le PARI entretient des liens avec de multiples entreprises qui peuvent à l'occasion avoir une perception différente de certaines possibilités d'affaires. Il n'est pas de notre position de trancher en faveur d'une seule de ces entreprises. Nous appliquons à toutes les entreprises le même processus rigoureux d'évaluation et nous prenons ensuite les décisions appropriées.

1. e) et f)
Médias sociaux ou sites Web

Dans le cadre de leurs activités professionnelles et personnelles, les employés du PARI sont tenus de se conformer aux Directives sur le Web 2.0 et les médias sociaux à l’intention des employés.

Par conséquent, toute mention de clients ou de partenaires sur les sites Web personnels ou sur les comptes de médias sociaux ne doit comporter aucun renseignement commercial de nature confidentielle.

Les employés du PARI doivent être vigilants quant à leurs activités publiques de communication, y compris celles dans les médias sociaux, et éviter de donner l’impression que le CNRC appuie une entreprise privée, un produit, un service ou un tiers, sauf s’ils sont autorisés à le faire. Les personnes qui souhaitent publier sur les médias sociaux du contenu au sujet du CNRC ou de ses programmes doivent inclure un avis de non-responsabilité dans leur profil public mentionnant que toutes les opinions et les points de vue exprimés sont les leurs et ne représentent en aucun cas ceux du CNRC.

Introduction
(paragraphe 3.)
Autres codes professionnels On attend de l'employé du PARI qu'il observe les lois et règlements régissant sa profession (par exemple, les activités des architectes et ingénieurs) dans l'exécution de son travail. L'employé qui juge qu'il y a un conflit entre ces règlements et la présente politique ou d'autres politiques établies par le CNRC et le gouvernement du Canada doit demander conseil à la direction du PARI et au BSG. Introduction
(dernier paragraphe)
Période préalable à l'emploi au CNRC Avant de devenir un employé du PARI, le candidat devrait se faire offrir la possibilité de discuter de la question des conflits d'intérêts au PARI et des effets que l'acceptation du poste pourrait avoir sur ses intérêts extérieurs. Avant d'offrir formellement un emploi à un candidat, le gestionnaire doit s'assurer d'aborder avec cette personne la question des conflits d'intérêts, d'évaluer les risques de conflits éventuels et de lui transmettre des directives pour atténuer les possibilités qu'elle se trouve en situation de conflit d'intérêts. Le gestionnaire est ensuite informé des déclarations de l'employé et des directives subséquentes afin de pouvoir gérer la situation de la manière appropriée. 2.
(paragraphe 2.)
Intérêts personnels Quiconque envisage d'accepter une offre d'emploi du PARI est tenu de déclarer ses intérêts personnels qui pourraient être liés aux activités auxquelles il pourrait participer en tant qu'employé du CNRC. De plus, si la nature des intérêts personnels de son conjoint, de membres de sa famille immédiate, d'amis proches ou d'anciens associés en affaires est susceptible de créer une apparence de conflit d'intérêts, ces intérêts doivent aussi faire l'objet d'une déclaration. 1. b)
Renseignements commerciaux confidentiels L'employé du PARI doit prendre des précautions particulières pour s'assurer que l'accès privilégié dont il dispose aux renseignements confidentiels d'un client n'est pas utilisé ni perçu comme étant utilisé d'une manière susceptible de créer une situation de conflit d'intérêts. L'employé doit prendre soin d'accéder à ce genre de renseignements ou de les communiquer uniquement si c'est nécessaire à l'exécution de son travail. Pour établir s'il y a apparence de conflit d'intérêts, la question à se poser est la suivante : « Comment cette situation serait-elle perçue par un observateur raisonnable? » 1. c)
Activités politiques Les employés du PARI sont régis par les mêmes limites que les autres employés du CNRC en ce qui concerne leur participation à des activités politiques. Ils doivent par ailleurs s'abstenir d'inciter leurs clients à appuyer un candidat ou un parti politique donné. 1. g) et 2.2
Biens

L'employé qui touche des redevances, quelles qu'elles soient, ou qui participe à un accord en vertu duquel il bénéficie d'avantages associés à une propriété intellectuelle technologique, peu importe si ces redevances ou cet accord découlent de circonstances préalables à son emploi au CNRC, doit en faire une déclaration détaillée afin de déterminer s'il existe une possibilité de conflit d'intérêts.

Il est interdit aux employés du PARI et à leur conjoint d'acquérir des actions (dans un portefeuille autogéré) de PME novatrices du secteur des technologies sans avoir obtenu préalablement l'autorisation du CNRC.

Le candidat à un emploi au CNRC qui détient des actions d'une telle entité ou qui a des obligations à l'endroit d'une telle entité (comme un prêt), avant son embauche par le CNRC, doit déclarer ces actions ou ces créances et consulter le Bureau du vice‑président et le BSG. Des directives lui sont alors données à savoir s'il doit se départir de ces intérêts (participation, actions ou créances) ou si le conflit d'intérêts potentiel peut être géré d'une autre manière. L'employé qui détient de tels intérêts est en tout temps tenu de déclarer tout changement proposé à ses droits de propriété afin que soit évalué l'effet de ce changement sur ses activités professionnelles concurrentes.

2.1
Emploi à l'extérieur En plus de respecter les dispositions générales de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, l'employé du PARI doit aussi obtenir l'autorisation de son gestionnaire avant d'accepter un emploi à l'extérieur du CNRC ou d'entreprendre d'autres activités susceptibles d'être liées avec les activités du PARI. Le gestionnaire évalue alors si ces autres activités sont susceptibles d'influer sur la capacité de l'employé de s'acquitter de ses obligations à l'endroit de son employeur et de ses clients. 2.2
Commissions et comités

Il est interdit à un employé du PARI d'accepter un poste au sein du conseil d'administration ou de la commission consultative d'une société privée.

L'acceptation d'un poste de cette nature au sein d'autres entités (associations professionnelles, communautaires ou sans but lucratif) peut être autorisée, mais l'employé du PARI doit en faire la déclaration à son superviseur s'il semble que ses activités pourraient le placer en conflit d'intérêts réel, apparent ou éventuel. Cette déclaration permettra au CNRC d'évaluer la situation en tenant compte du travail effectué par l'employé en question au CNRC et de la gérer de la manière appropriée. Les activités externes de cette nature peuvent devenir sensibles lorsque, par exemple, un employé du PARI et un ou plusieurs clients du PARI travaillent conjointement au sein d'un tel comité ou d'une telle commission.

2.2
Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages

En temps normal, il est interdit aux employés du PARI d'accepter des cadeaux, des invitations ou des possibilités de participer à des concours à accès restreint et toute autre forme d'avantages d'un client ou d'autres intérêts commerciaux qui sont liés directement ou non à leur emploi au CNRC.

Si, dans des circonstances particulières (par exemple dans le cadre de certaines activités de nature culturelle), il semble mal avisé de refuser un cadeau, celui-ci peut être accepté dans la mesure où sa valeur est symbolique (moins de 50 $) et où l'employé le déclare immédiatement à son superviseur à des fins d'évaluation.

Il n'est pas convenable pour un employé du PARI d'accepter une invitation d'un client à un événement sportif ou à un spectacle.

La pratique exemplaire pour l'employé consiste à informer les nouveaux clients dès la rencontre initiale avec eux qu'en sa qualité de mandataire de la Couronne, il est inapproprié de lui offrir des cadeaux et qu'il lui est interdit de les accepter.

2.3
Sollicitation Il est interdit aux employés du PARI de solliciter auprès de clients ou clients potentiels du PARI des contributions à des campagnes de charité, y compris dans le cadre de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC). 2.4
Traitement de faveur Dès qu'il est informé qu'un client ou un client potentiel du PARI a embauché ou se propose d'embaucher un de ses amis ou une personne avec qui il entretient des liens étroits, l'employé du PARI est tenu d'en faire la déclaration. Le gestionnaire du PARI, en consultation avec le BSG, détermine alors les mesures à prendre pour gérer l'apparence de conflit d'intérêts et garantir l'impartialité des décisions prises par le PARI. 2.5
Postes désignés comportant des responsabilités en matière d'après-mandat

Les gestionnaires et conseillers en technologie industrielle du PARI (CTI) font partie de la catégorie des postes désignés comportant des responsabilités en matière d'après-mandat en vertu de la Politique et sont donc assujettis à des restrictions au cours des 12 mois qui suivent la fin de leur emploi au CNRC.

Un ancien employé du PARI peut demander et obtenir d'être exempté de l'application des dispositions de la Politique relatives à l'après-mandat dans le but d'obtenir un emploi d'un client du PARI, mais le PARI n'accordera alors aucun financement à cette entreprise cliente au titre du salaire d'un ancien employé du PARI (pendant la période d'après-mandat).

3.
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