Gestion des conflits d’intérêts

Exercice de mandats au sein de conseils, de comités et d’entités externes au nom du CNRC

La nouvelle Politique du CNRC sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat (2015) reconnaît que mis à part les « conflits d’intérêts », qui le plus souvent concernent l’avantage personnel pouvant être obtenu par une personne, il existe des situations de « conflit de responsabilités ». Il s’agit d’un conflit qui découle de l’exercice de responsabilités officielles exercées simultanément ou de manière concurrente avec celles au CNRC. Par exemple, le rôle d’un employé au CNRC pourrait inclure des responsabilités externes, comme la participation à un comité ou à un conseil d’une tierce partie au nom du CNRC, comme il en sera question ci-dessous. Des chercheurs du CNRC peuvent également tenir le rôle de professeur auxiliaire dans le cadre de leurs responsabilités au CNRC. Les principes dont il est question dans les présentes lignes directrices s’appliquent également dans ces situations.

Concernant le service au sein de comités et de conseils d’entités externes, les employés du CNRC qui se conforment aux lignes directrices ci-après n’ont pas à remplir de déclaration de conflit d’intérêts. Ils sont toutefois libres de le faire ou de consulter le Bureau du secrétaire général (BSG) en envoyant un courriel à : Conflict of Interest/Conflits d’intérêts (NRC/CNRC).

Premières étapes

  • Si une organisation externe cherche à obtenir les compétences techniques ou stratégiques d’un membre du CNRC (que ce soit pour siéger à un conseil, à un comité ou par d’autres moyens) contre rétribution, sous forme d’indemnité journalière, d’honoraires ou de jeton de présence, la meilleure approche consiste à signer un contrat avec le CNRC, et non avec un de ses employés, et à remettre la contrepartie versée au CNRC.
  • L’employé, son superviseur et les autres représentants de la direction appropriés selon le cas (voir ci-dessous) doivent ensuite approuver l’activité après s’être assurés que l’organisation tierce possède une solide structure de gouvernance, incluant un mandat clair, des rôles bien définis, le soutien permanent d’un secrétariat, des processus établis et, lorsqu’il y a lieu, une assurance ou d’autres dispositions pour limiter la responsabilité personnelle des administrateurs. Si l’activité donne droit à une rétribution, les sommes touchées doivent être remises au CNRC, conformément aux politiques sur la gestion financière.

Autorisations nécessaires

Étant donné les exigences faites sur l’emploi du temps de l’employé, les risques de conflits entre les mandats organisationnels et les responsabilités fiduciaires qui découlent de la participation officielle à une entité externe, les employés du CNRC doivent non seulement obtenir l’autorisation de leur superviseur immédiat, mais aussi d’autres dirigeants du CNRC, selon le cas :

Siège au sein du conseil d’administration d’une société du secteur privé

  • L’exercice de tel mandat n’est généralement pas autorisé, les exceptions, le cas échéant, doivent être approuvées par le président.

Siège au sein d’un comité consultatif d’une société du secteur privé

  • Approbation du superviseur et du vice-président responsable

Conseil d’administration d’une association ou d’un organisme sans but lucratif

  • Approbation du superviseur et du vice-président responsable

Siège au sein d’un comité consultatif d’une association ou d’un organisme sans but lucratif

  • Approbation du superviseur et du gestionnaire principal/directeur général
    ou du vice-président/directeur exécutif (employé du Programme d’aide à la recherche industrielle du CNRC)

Après une nomination

Les règles suivantes doivent être respectées par tous les employés du CNRC qui acceptent des mandats externes dans le cadre de leurs fonctions officielles au CNRC :

  • Seules les marques d’hospitalité peu coûteuses et peu fréquentes et qui sont conformes aux règles de la courtoisie ou du protocole peuvent être acceptées; les cadeaux et autres marques de reconnaissance pour service rendu qui ne respectent pas la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat doivent être refusés.
  • L’employé doit s’abstenir de divulguer des renseignements de nature confidentielle appartenant au CNRC et respecter le cadre d’action établi par les pratiques opérationnelles de l’organisation.
  • L’employé ne doit pas profiter du rôle qu’il exerce au sein d’une entité externe, même si ce rôle s’inscrit dans ses fonctions officielles, pour influer sur la prise de décisions afin de favoriser ses intérêts personnels.
  • L’employé doit remettre copie des présentes lignes directrices à l’organisation où il exerce son mandat.

Durant les réunions

Les employés du CNRC qui effectuent des mandats comme il est décrit ci-dessus dans le cadre de leurs fonctions officielles doivent également se conformer à ce qui suit :

  • Se retirer de toute discussion, de toute prise de décision ou de tout débat ou vote qui risquent de les placer dans une situation de conflit avec les obligations de leur poste principal au CNRC.
  • Déclarer un biais si les intérêts du CNRC sont indirectement touchés par les discussions tenues par l’entité externe et demander conseil à la haute direction ou au Conseil du CNRC.
  • Demander à ce que soit consigné de manière officielle, au procès-verbal ou dans le rapport produit, toute déclaration, tout retrait des discussions ou autre mesure de réserve semblable.

Comités, conseil et autres entités externes

Service à titre personnel – Hors du cadre des responsabilités officielles au CNRC

Les employés du CNRC qui envisagent d’accepter des fonctions similaires dans des organisations externes, en marge de leurs responsabilités officielles au CNRC et dans leurs temps libres, sont encouragés à consulter la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, et à remplir une déclaration de conflits d’intérêts lorsque cela est approprié.